Om Indkøb & Medicoteknik

Vores vigtigste opgave er at sikre, at der bliver indkøbt og distribueret de varer og det udstyr, som er nødvendige for, at regionen kan løse sine opgaver. Det vil sige: Rette varer og udstyr på rette sted i rette tid til rette pris. Opgaverne løser vi i tæt samarbejde med særligt regionens hospitaler. Vores udgangspunkt er, at det skal være er nemt og trygt at være medarbejder og sikkert at være patient.

I praksis betyder det, at vi understøtter driften af hospitalerne, Præhospitalet og de sociale institutioner ved at:

• Gennemføre udbud og forhandlede aftaler vedr. varer, tjenesteydelser og medicoteknisk udstyr.
• Drifte aftalerne og bistå med erstatningsvarer.
• Yde strategisk rådgivning om anskaffelse og optimal udnyttelse af medicoteknisk udstyr.
• Reparerer og vedligeholder regionens medicotekniske udstyr.
• Udfører veltilrettelagt logistik fra bestilling af varen til levering hos brugeren.

Desuden arbejder vi for en bæredygtig udvikling af regionen. Vi indtænker regionens mål om mindre CO2-aftryk, mindre affald og mere genanvendelse i opgaveløsningen på alle vores ansvarsområder. Sammen med Center for Bæredygtige Hospitaler, der er en del af Indkøb & Medicoteknik, dækker vi næsten hele opgaven med Cirkulær Økonomi i Region Midtjylland.

Ved at indkøb, logistik, medicoteknisk udstyr og cirkulær økonomi er samlet i én afdeling sikrer vi, at der er sammenhæng mellem indkøb, lagerføring og logistik og mellem anskaffelse af udstyr og forbrugsvarer. Det harmonerer med en cirkulær tilgang og understøtter dermed arbejdet med bæredygtighed.

• Vi laver indkøbsaftaler for ca. 8 mia. kr. om året.
• Vi driver sammen med Rhenus Warehousing Solutions Denmark A/S et varelager med omkring 400 forskellige varer til en samlet værdi på 100-115 mio. kr.
• Regionslager Midt udleverer hver dag omkring 6.700 varer til regionens hospitaler, institutioner og regionshuse. 99 % leveres til tiden.
• Vi står for indkøb af medicoteknisk udstyr for ca. 255 mio. kr. årligt.
• Vi servicerer en medicoteknisk udstyrspark til en værdi af ca. 4 mia. kr.
• Vi administrerer udgifter til medicoteknisk service for ca. 180 mio. kr.
• Vi udfører årligt ca. 20.000 serviceopgaver på regionens forskellige udstyr.

Opdateret januar 2024

Vores medicotekniske sektion står for indkøb, implementering og rådgivning ved anskaffelse af alt medicoteknisk udstyr på regionens hospitaler samt for den daglige drift og vedligeholdelse af det medicotekniske udstyr.

Medicoteknisk udstyr er udstyr, der direkte eller indirekte anvendes til diagnosticering, overvågning eller behandling af patienter – det kan være lige fra mindre overvågningsudstyr til avanceret operationsudstyr og store skannere.

Hvert af regionens hospitaler har et eller flere medicotekniske værksteder, hvor udstyret bliver repareret, serviceret eller klargjort til installation. Der er ca. 50 medarbejdere ansat på de forskellige medicotekniske værksteder. To af sektionens områdeledere er placeret lokalt på hospitalerne og fungerer som hospitalernes kontaktpersoner i forhold til drifts- og installationsopgaverne.

Som ansvarlig for anskaffelse og implementering af regionens medicotekniske udstyr yder sektionen specialiseret rådgivning og medvirker som beslutningstager ved hospitalernes prioritering af midler, der afsættes til udstyr. Det indebærer også ansvar for harmonisering af udstyrspark, fastlæggelse af faglige standarder og indtænkning af hensyn til bæredygtighed.

Medicoteknik har det regionale ansvar for alt medicoteknisk udstyr i regionen, herunder optimering af det medicotekniske udstyrs performance, risikovurdering og kvalitetssikring. Sektionen varetager endvidere fysikerfunktion i henhold til love og bekendtgørelser vedrørende strålebeskyttelses- og kvalitetssikring for størstedelen af hospitalerne i regionen.

Endelig står sektionen for opgaver inden for bygherrerådgivning og projektledelse i forhold til det medicotekniske område ved større hospitalsbyggerier.

Vores sektion Strategisk Indkøb har ansvar for alle regionens indkøbsaftaler. Det spænder vidt fra komplekse kliniske varer som hjerteklapper til volumenvarer som engangshandsker samt tjenesteydelser som sundhedsfaglige vikarer.

Strategisk Indkøb varetager alle udbud ud fra Indkøb & Medicotekniks målsætninger om kvalitet, effektivitet, bæredygtighed og forsyningssikkerhed. Det betyder, at vi ikke kun ser på stykpris, men arbejder for at få mest mulig sundhed for pengene samtidig med, at vi tager størst mulig hensyn til bæredygtighed uden at gå på kompromis med behandlingskvaliteten og forsyningssikkerheden.

Regionens indkøb er baseret på konkurrenceudsættelse via udbud og forhandlede aftaler. Sektionen arbejder med kategoriseringer af vare og tjenesteydelser, hvilket betyder, at vi lægger en overordnet strategi for et givet område. Gennem markeds- og behovsafdækning, dialog med brugerne, indhentning af tilbud og evt. forhandling sikrer sektionen det mest fordelsagtige aftalegrundlag for regionens varer og tjenesteydelser.

Strategisk indkøb er ansvarlig for kontraktstyring af samtlige indkøbsaftaler. Det består primært i løbende at være i kontakt med vores leverandører om forsyningssikkerhed, restordrer og erstatningsprodukter samt videreformidling til regionens hospitaler og enheder.

Strategisk Indkøb varetager også sundhedsfaglig rådgivning med udgangspunkt i klinisk praksis. Det består blandt andet i at beskrive produktkrav, evaluere tilbud og implementere de indkøbte produkter ud fra et sundhedsfaglig perspektiv.

Endelig har Strategisk Indkøb et team af udbudsjuridiske rådgivere, der rådgiver og bistår planlægningen og gennemførelsen af udbud og kontraktstyring. De yder juridisk rådgivning og sparring til regionens hospitaler og stabe og har ansvaret for løbende at sikre, at Region Midtjyllands udbudsskabeloner er juridisk opdaterede.

Vores sektion Logistik varetager logistikken lige fra bestilling af en vare til levering hos afdelingerne på regionens hospitaler, institutioner, regionshuse, praktiserende læger, speciallæger og fodterapeuter. Det indebærer rådgivning, udvikling, ledelse og implementering af logistikkoncepter og procesoptimering på vareforsyningsområdet.

Sektionen har ansvaret for regionens fælles varelager, Regionslager Midt, som drives i samarbejde med den private logistikpartner, Rhenus Warehousing Solutions Denmark A/S. Logistik har medarbejdere på regionslageret, der står for indkøb af varer til regionslageret, mens Rhenus Warehousing Solutions Denmark A/S varetager opgaver omkring varemodtagelse, lagerføring og transport til enhederne i regionen.

Sektionen er ansvarlig for regionens indkøbssystem. Det fælles indkøbssystem sikrer en effektiv administration, fordi regionen handler ind via de aftaler og kontrakter, som regionen har indgået ud fra et helhedssyn i forhold til kvalitet, effektivitet/økonomi, bæredygtighed og forsyningssikkerhed.

Sektionen står også for udvikling af funktionalitet, drift og vedligeholdelse af indkøbssystemet i forhold til e-handel, kontakter, varepriser og andre varestamdata samt fakturamatch.

Vores stab varetager generelle sagsbehandlings- og analyseopgaver, herunder udarbejdelse af dagsordenspunkter til det politiske og administrative niveau i regionen. Staben er ansvarlig for de administrative funktioner internt i Indkøb & Medicoteknik, såsom ledelsesbetjening og HR-opgaver samt kommunikation i form af hjemmeside, intranet, LinkedIn mv.

Indkøb & Medicotekniks økonomifunktion er en del af staben og omfatter afdelingsbudgettet samt økonomistyring af anlægsmidler til medicoteknik. Herudover udarbejdes opgørelser over indkøbsbesparelser, økonomi i relation til Regionslager Midt, service af medicoteknisk udstyr samt andre analyseopgaver. Økonomifunktionen omfatter også ansvaret for fakturahåndtering i relation til alle indkøb via indkøbssystemet, anskaffelser af medicoteknisk udstyr og servicekontrakter.

Staben varetager opgaver vedr. data og digitalisering. Det vil blandt andet sige automatisering, analyser og udarbejdelse af BI-rapporter. Opgaverne tager udgangspunkt i afdelingens mange datakildesystemer vedr. indkøb, forbrug, vareleverancer og medicoteknisk udstyr.

Endelig er Indkøb & Medicotekniks bæredygtighedsteam forankret i staben. Teamet har specialistviden inden for bæredygtighed, særligt Cirkulær Økonomi. Teamet bistår de øvrige sektioner med at inddrage bæredygtighed i opgaveløsningen, eksempelvis i form af krav ved udbud og livscyklusanalyser. Teamet bidrager desuden til regionens samlede arbejde med bæredygtighed.

Center for Bæredygtige Hospitaler (CfBH) blev etableret i 2021. Centrets formål er at understøtte regionens enheder i realiseringen af Region Midtjyllands målsætninger i bæredygtighedsstrategien i forhold til det kliniske forbrug, genbrug og genanvendelse. Centeret blev i 2023 tilknyttet Indkøb & Medicoteknik og sammen varetager vi tovholderfunktionen for bæredygtighedsstrategiens spor "cirkulær økonomi".

Arbejdet i CfBH organiseres i programmer, der indeholder flere projekter, som i dagligdagen varetages af centerets projektledere. En del af projekterne opstår i regi af 'Puljen til udvikling af bæredygtige hospitaler', hvor ansatte i regionen kan søge om finansiering til afprøvning af deres bæredygtige idéer. Andre er større projekter, der drives af centerets projektledere, og opstår fx af inspiration udefra, fra forskning, eller andre regioner og landes erfaringer. Uanset hvor projekterne kommer fra, arbejder CfBH altid i tæt samarbejde med relevante kliniske afdelinger og Region Midtjyllands bæredygtighedskonsulenter, som er ansat på hospitaler og i andre centrale enheder i regionen.

De idéer og projekter, der viser potentiale til at kunne reducere regionens CO2e-aftryk, skal implementeres lokalt, hvilket blandt andet understøttes ved, at de kommer i Region Midtjyllands Bæredygtighedskatalog og/eller i Bæredygtighedsaftaler. I forlængelse af det, arbejder centeret løbende med formidling, kompetenceudvikling og engagement. Et centralt element i det arbejde er regionens Netværk for Bæredygtige Hospitaler, der løbende afholder møder om specifikke (kliniknære) emner.

CfBH's ca. 13 medarbejdere arbejder blandt andet med overgangen fra engangs- til flergangsmetalinstrumenter, hospitalstekstiler, bæredygtige fødevarevalg, operationsområdet, affaldsplanen, en bæredygtig start på livet, genbrugsmøbler og kompetenceudvikling. Finansieringen af projekterne kommer både fra regionen selv, EU og eksterne private fonde.

Læs mere om Center for Bæredygtige Hospitaler (CfBH)