HMU formandskabet v. socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort dagens HMU-program.

Afbud
Brita Bjerre Christiansen

Lina Holmegaard Sørensen

Mette Sig Jeppesen

Socialdirektør og formand for HMU, Ann-Britt Wetche, bød velkommen og gennemgik kort dagens HMU-program. Der var en særlig velkomst til nyt medlem på lederside Michael Aakjær og Lærke Brahe (der deltog i mødet som suppleant for Brita Bjerre).

Der blev orienteret om, at TR for SL Mette Sig Jeppesen er udtrådt af HMU, og der forventes udpeget en ny repræsentant.

Der var afbud fra:

• Brita Bjerre Christiansen
• Lina Holmegaard Sørensen
• Lars Bording-Machon

Der blev byttet rundt på dagsordenens punkt 4 og punkt 5, således at punktet om 'Status på IT-udbuddet og input til implementeringen' blev behandlet efter punkt 3.

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet fra mødet i HMU den 18. april

Bilag

Referat HMU 180423_udkast

• Referat HMU 180423_udkast

HMU formandskabet har i forlængelse af drøftelserne på det konstituerende møde i HMU udarbejdet en årsplan gældende for 2023 for HMU.

Årsplanen, se vedlagte, giver et overblik over de faste punkter, der behandles på møderne, samt de temadrøftelser, der afvikles i HMU-regi. Årsplanen er tænkt som dynamisk og vedlægges fremadrettet på alle møder.

HMU formandskabet v. Ann-Britt Wetche vil på mødet kort gennemgå årsplanen.

Der blev orienteret om at der holdes ekstraordinært virtuelt HMU-møde den 25. september med henblik på at afgive høringssvar til Visions- og Udviklingsplanen for Socialområdet i Region Midtjylland. HMU formandskabet har besluttet, at de enkelte LMU'ernes høringssvar vedlægges HMU's høringssvar.

LMU-formandskaberne orienteres om processen pr. mail.

HMU besluttede, at:

• godkende årsplanen for 2023.

Bilag

• HMU Årsplan 2023

• HMU Årsplan 2023

HMU har tidligere besluttet, at møderne i HMU holdes i de enkelte specialområder, hvor afholdelsesstedet/pågældende specialområde med afsæt i en fagfaglig-tilgang præsenterer og videndeler om fx:

• Målgrupper, organisering, og udvalgte rå-data (fx antal ansatte og faggrupper)
• Hvor lykkes vi?
• Hvad optager os?
• Hvad udfordrer os?

Ann Frederiksen og Lone Andersen er Specialområde Hjerneskades repræsentanter i HMU.

Områdechef Ann Frederiksen og TT/FOA Lone Andersen gav en præsentation af Specialområde Hjerneskade, herunder særligt Neurorehabilitering Midt. Der blev blandt andet orienteret om:

• Organiseringen, placeringen af de enkelte afdelinger og nøgletal
• Målgrupper – en typisk borger i Specialområde Hjerneskade. Det er borgere med erhvervet hjerneskade, og de borgere der er meget svært ramt. Det er både fysikken såvel og som livet helt generelt, der påvirkes, både for borgeren såvel som for de pårørende. Mange borgere har også været udfordret inden hjerneskaden ramte. Der er også borgere der har dom til behandling, men ikke dom til botilbud
• Faggrupper omkring borgeren, herunder vigtigheden i det tværfaglige samarbejde
• Kerneopgaven, mission, vision og målsætninger
• Hvordan der arbejdes med kompetenceudvikling for ansatte, herunder et særligt fokus på den såkaldte faglighedsmodel
• Samarbejdet med pårørende, særligt på Neurorehabilitering Midt

Slides fra oplægget er vedlagt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for et interessant oplæg
• tage oplægget fra Specialområde Hjerneskade til orientering

• Præsentation SOH_HMU 6. juni 2023

Projektleder Klavs Kjeldgaard giver mundligt en aktuel status på udbudsprojektet.

HMU fik den 18.04.23 en status og orientering om udbud vedr. nyt socialfagligt IT-system. Det blev på mødet drøftet at selve implementeringen og de mange delprocesser heri, kan være genstand for en drøftelse i HMU, herunder om der er særlige opmærksomheder ift. kommunikationen og hvordan der sikres et fokus på de arbejdsmiljømæssige påvirkninger.

Udbudsteamet afholder aktuelt sparringsmøder med de øvrige regioner vedrørende deres implementeringsprocesser i forbindelse med lignende udbud. Derudover ønskes der tidligt i processen input fra HMU til vigtige perspektiver i forhold til implementeringsprocessen vedrørende et nyt socialfagligt IT-system.

Vicekontorchef Vibeke Kjær-Jensen og Projektleder Klavs Kjeldgaard vil på mødet facilitere dialogen.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche introducerede kort formålet med punktet, herunder at det er dagsordenssat som følge af det ønsket fra seneste møde i HMU om at bidrage tidligt i processen med input til implementeringen.

Efterfølgende præsenterede vicekontorchef Vibeke Kjær-Jensen og projektleder Klavs Kjeldgaard en status og plan for udbuddet, ligesom der kortfattet blev orienteret om de såkaldte markedsdialoger, der har været afholdt med fire interesserede leverandører.

Der er en forventning og fornemmelse af, at mindst én af leverandørerne kan levere det, socialområdet har brug for.

I processen er der stor opmærksomhed på at sikre en bred involvering. Dette er bl.a. i form af en projektgruppe med repræsentanter fra alle specialområder og repræsentanter fra flere netværk (magt, sundhed, kvalitet og sensum-netværkene). Der nedsættes også ad-hoc grupper.

Selve implementeringen forventes at blive i 2025. Styregruppen bag udbudsprojektet får input fra de øvrige regioner, der har været igennem lignende processer, i forhold til at sikre en god implementering i Socialområdet i Region Midtjylland.

Slides fra oplægget er vedlagt.

Opsamling fra gruppedrøftelserne: Gode ideer, råd og input til implementering

HMU havde følgende gode råd og input til den kommende implementeringsproces:

• Kig på evalueringen fra sidst, der blev implementeret et IT-system – er der noget læring herfra, der kan bruges
• En opmærksomhed på mulighederne for at overføre data fra det nuværende system
• Der ønskes få klik
• Den socialfaglige og sundhedsfaglig del skal knyttes tæt sammen
• Implementeringstidspunktet – det skal fx ikke være lige op til en større ferie
• Husk at pilotteste systemet
• Ønske om at der kan arbejdes på flere platforme
• Undervisning kan ske afdelingsvist, og gerne en udefra (nogen der kender systemet indgående)
• Ønske om at få et overblik for forventes ressourceforbrug/-træk: Særligt hvis data ikke overføres automatisk
• Anbefaling om at lave videoundervisning og videoinstruktioner (e-læring både som brush-ud og til nyansatte). Det skal være materiale, som man hurtigt kan kigge ind og noget længerevarende
• Husk at orientere diverse tilsyn om, at et ny IT-system tages i anvendelse
• Kursus/oplæring: ikke 2 dage gange 8 timer. Ikke alle lærer lige hurtigt
• Forslag om at etablere en hotline, fx ift. spørgsmål af teknisk karakter
• Udpegning af nøglepersoner, der er tilgængelige 24/7, særligt i en opstartsperiode. Kan også være en taskforce, hvor personerne kun har dette som arbejdsområde
• Forståelse for fleksibilitet ift. ibrugtagningen. Behovet dag 5 er forskelligt fra dag 15 er forskelligt.
• Kommunikationsspor: Information til medarbejderne hurtigt er vigtigt - også vigtigt i et fastholdelsesperspektiv

HMU besluttede, at:

• kvittere for den løbende involvering, det skal også ske fremadrettet
• den endelige implementeringsplan skal drøftes i HMU
• at tage orienteringerne til efterretning

Bilag

• Faseplan for udbudsprojektet

• Faseplan for udbudsprojektet
• Udbudsprojekt - gode råd fra HMU

Regionen og Socialområdet har et arbejdsmiljømål om at reducere nyansattes arbejdsulykker med 50% i 2030. Jf. "HUSET" skal Socialområdet reducere sin nuværende frekvens på 8,9 ulykker pr 1 million arbejdstimer til 4,4 ulykker.

Efter en generel datapræsentation for HMU-formandskabet ønsker formanddskabet, at HMU indleder en drøftelse af nye og alternative ideer til tiltag. Drøftelsen skal understøtte arbejdet med at nå HMU-arbejdsmiljømålet i 2030.

HMU får på mødet en status på de nyansattes fraværværsulykker fordelt på LMU-niveau. Datapakken viser, at Socialområdet har udfordringer med at reducere nyansattes ulykker. Psykiatrien er modsat Socialområdet lykkedes med at reducere betydeligt på de nyansattes fraværsulykker fra 2019 til 2022. HMU får på mødet input fra nogle af de tiltag psykiatrien har iværksat, se også vedlagte bilag "psykiatriens reduktion af ulykker". 

Tværgående Arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft præsenterede indledningsvist formålet med punktet, herunder at det er HMU formandskabets anbefaling, at HMU har en drøftelse af ideer til andre og nye tiltag for at reducere risikoen for nyansattes arbejdsulykker fremadrettet. Med andre ord, om der er forslag til, hvordan Socialområdet kan være kreative på en ny måde for at nedbringe antallet af arbejdsulykker for nyansatte.

Efterfølgende blev datamaterialet gennemgået, samt en kort gennemgang af de tiltag, som psykiatrien har iværksat de seneste år, jf. vedlagte slides. Data viser, at andelen af nyansattes fraværsulykker har været stigende de sidste par år. Stigningen har bl.a. årsag i ændrede målgrupper/mere komplekse borgere og evt. øget forbrug af vikarer. Vikarer opleves til tider som givende forstyrrelser i afdelingen. Der blev desuden orienteret om, at Socialområdets klassifikations- og kompetencemodel står overfor at skulle revideres, og at der kan være noget heri, der skal revideres ift. arbejdsulykkerne.

Opsamling fra gruppedrøftelserne

HMU havde drøftelser af ideer til andre og nye tiltag for at reducere risikoen for nyansattes arbejdsulykker fremadrettet. Pointer fra opsamlingen:

• Årsager til arbejdsulykkerne: Målgruppekompleksitet + rekrutteringsvanskeligheder
• Forslag til tiltag: Simulationstræning + konfliktforebyggende introforløb, fokus på debriefing og defusing
• Vigtigt med individuelle tilrettelagte løsninger i de enkelte specialområder. Vanskeligt at lave tværgående løsninger, der er fælles for alle. Fælles ansvar lokalt
• Samarbejdet med psykiatrien skal i fokus, herunder dialoger om, hvornår og hvorfor en borger sendes retur til afdelingen efter en meget kortvarig tid i psykiatrien
• Overlap kan gøres mere systematiske og med mere viden. Også vigtigt med risikovurderinger ved afslutningen af vagten
• Det nuværende data, der er tilstede, skal bruges langt mere aktivt som viden til forebyggelse

Der var i HMU enighed om, at nedbringelse af arbejdsulykker for nyansatte fortsat skal være et fokusområde, som der løbende er opmærksomhed på – både lokalt på LMU-niveau såvel som i HMU.

HMU besluttede, at:

• der skal være en kontinuerlig opmærksomhed på situationer, hvor arbejdet sammen med borgerne fordrer bevågenhed på kompleksitet og sektorsamarbejde
• data tages med retur til LMU’erne. Lokalt bør og skal der være fokus på område.
• på næstkommende HMU-møde er der en opsamling.

Bilag

• Psykiatriens reduktion af ulykker

Datapakke nyansattes ulykker HMU og LMU niveau

• Psykiatriens reduktion af ulykker
• Datapakke nyansattes ulykker HMU og LMU niveau

Socialområdet kortlægger TULE/APV i 3 uger fra 20. november til og med 11. december 2023. TULE-rapporterne er klar ca. 3. januar 2024.

Socialledelsen har besluttet, at TULE/APV kortlægges samtidig.

Ca. 6 måneder før kortlægningen skal enhederne (Socialområdet) forholde sig til

en række principielle beslutninger vedr. afviklingen af TULE:

• Hvem skal deltage i undersøgelsen?
• Kollektiv vs. individuel ledelse?
• Håndtering af lokale ekstraspørgsmål
• Håndtering af enheder med færre end 10 medarbejdere
• Planlægning af principper for opfølgningsdialoger

HMU inddrages i beslutningsprocessen og giver på mødet input til de ovenstående 5 punkter.

Punkterne udfoldes herunder. Det fremgår nederst under hver punkt, hvad HMU bedes komme med input til eller beslutte.

Hvem skal deltage i undersøgelsen?

De medarbejdere, som man oftest drøfter, om de bør deltage i TULE eller ikke er:

1. Manuelt oprettede brugere i BSK
2. ”Ikke-primær” ansættelser
   (Nogle medarbejdere er ansat på flere enheder. I BSK kan man vælge kun at få medarbejderne, der hvor de er registret som værende ”primær ansatte” på enheden. Dette kan man ikke vælge i RMUK. Det er usikkert om et RMUK-udtræk indeholder ”ikke-primære” ansættelser eller ej.)
3. Timelønnede
4. Kontor- og lægesekretærelever
5. Medarbejdere, der fratræder inden undersøgelsen/i løbet af undersøgelsen
6. Medarbejdere på barsel
7. Medarbejdere på orlov uden løn

HMU bedes drøfte:

- Hvilke medarbejdere, der ikke bør være med i undersøgelsen?

Kollektiv vs. individuel ledelse?

Nogle medarbejdere har ikke én person, der er vedkommendes leder. I stedet referer de til en gruppe af ledere. Detskal drøftes om medarbejderne i disse tilfælde skal svare i forhold til ledergruppen, eller der skal vælges én nærmeste leder, som medarbejderne skal forholde sig til (det kan evt. være den leder, som medarbejderen afholder MUS med).

Der er argumenter for både det ene og det andet: I forhold til selve TULE-undersøgelsen anbefales det, at medarbejderne kun skal forholde sig til én leder.

Omvendt gør nogle områder meget ud af at få en fælles ledelse til at fungere i hverdagen ud fra forskellige kompetenceområder. Mange driftsenheder vælger derfor, at medarbejderne skal forholde sig til en samlet ledelsesgruppe, da det svarer til den hverdag, de gerne vil understøtte. HMU skal vide, at det er en mulighed, at afgørelsen er op til hvert LMU selv at beslutte.

HMU bedes drøfte:

- Om der ønskes en ensartet tilgang i Socialområdet, hvor medarbejdere skal forholde sig til én nærmeste leder? Eller skal det være muligt for LMU'erne, at medarbejdere hvor det er relevant skal forholde sig til en ledergruppe?

Håndtering af lokale ekstraspørgsmål

Den kommende runde af TULE-spørgeskeamet kommer til at være meget lig den fra 2021 (se vedlagte bilag TULE-sprørgsmål 2023-2024).

Der er dog foretaget to mindre ændringer i spørgsmålene:

Ved spørgsmålene om "seksuelle grænser" og "uønsket seksuel opmærksomhed" bliver det i den forudgående tekst præciseret, at man skal tænke på forholdet mellem kollegaer og/eller ledere (enkelte havde tidligere også tænkt på eventuel uønsket seksuel opmærksomhed fra borgere/patienter). Derudover blive det første spørgsmål om seksuel opmærksomhed formuleret på følgende måde: Jeg oplever IKKE en upassende seksuel omgangstone på min arbejdsplads.

Derudover præciseres spørgsmålet om udviklingssamtaler, så det kommer til at lyde: Er du blevet tilbudt en udviklingssamtale (MUS, GRUS eller lignende) med din nærmeste leder inden for de seneste 12 måneder? Svarmulighederne bliver ("Ja", "Nej, men jeg har været på arbejdspladsen i mindre end 12 måneder", "Nej, men jeg har været på orlov/sygemeldt i en længere periode inden for de seneste 12 måneder", "Nej, selvom jeg har været på arbejdspladsen i mere end 12 måneder")

Socialområdet må vælge op til i alt 10 ekstraspørgsmål/lokale ekstraspørgsmål foruden de obligatoriske TULE-spørgsmål.

Det er et krav til alle ekstraspørgsmål, at de skal være formuleret, så de kan besvares med TULE-svarkategorierne, som er: "7 = I meget høj grad", "6", "5", "4", "3", "2", "1 = Slet ikke", "Ved ikke". Derudover må de enkelte spørgsmål ikke fylde mere end 100 tegn.

HMU bedes drøfte:

- Om der ønskes (ét eller flere) ekstraspørgsmål, som stilles til alle medarbejdere på tværs af Socialområdet. Input til hvilke?

- Om det ønskes, at specialområderne/LMU'erne skal have mulighed for at stille lokale ekstraspørgsmål som ved sidste TULE?

Håndtering af enheder med færre end 10 medarbejdere

I TULE er der en regel om, at der ikke laves rapporter til enheder, hvor der er færre end 10 medarbejdere, der modtager et spørgeskema. Dette er for at sikre medarbejdernes anonymitet. Undtagelsen er hvis det er en gruppe af ledere, der svare sammen eller hvis medarbejderne har givet samtykke til, at der godt må laves en rapport.

Alle medarbejdere, som er placeret i en enhed med færre en 10 personer – og hvor Socialområdet oplyser, at medarbejderne ikke alle er ledere – får et spørgsmål, om anonymitet. Spørgsmålet lyder: "Ønsker du at give lov til, at der laves en rapport på din enhed, på trods af at der er færre end 10 medarbejdere, som har modtaget et skema? At enheder med færre end 10 medarbejdere får dette spørgsmål er nyt.

HMU bedes drøfte:

- Om HMU, vil opfordre til en lokal inddeling af medarbejdere, så der kommer færrest mulige enheder med under 10 personer?

Planlægning af principper for forberedelse og opfølgningsdialoger

Koncern HR udvikling bevilger 50 timer (á 850 kr) til TULE-bistand før og efter TULE-kortlægningen. Det er op til Socialområdet, hvordan de 50 timer forvaltes. HMU besluttede ved sidste kortlægning, at LMU'erne selv afgør om de har brug for konsulentbistand og selv varetager bestillingen og betalingen af disse. Det er TULE-sekretariatets vurdering, at ledere uden problemer selv vil kunne drive deres egne TULE-dialoger ved en samlet scorer på 4,6 og derover på skalaen 1-7.

HMU bedes beslutte:

- At der afholdes 2 forberedende TULE-workshops for ledere/nøglepersoner under kortlægningsperioden (Information om aflæsning af rapport og greb ind i dialogerne)

- At der oprettes en hotline for ledere i dagene efter rapporterne er modtaget (hjælp til tolkning af rapporten)

- At det er op til de enkelte LMU'er selv at vurdere om de har behov for konsulentbistand til TULE-dialoger mv.

- At der er egenbetaling på konsulentbistand fra Koncern HR Udvikling, men at evt. overskydende timer fra de 50 bevilgede gives som et tilskud (estimeret til fordeling ml 15-20 timer i alt).

- At det anbefales at TULE-dialogerne afvikles hurtigst muligt, gerne inden for 1 måned og senest inden for 3 måneder efter rapporterne er modtaget.

Den overordnede TULE-rapport for Socialområdet behandles i HMU på første kommende møde i 2024.

Tværgående Arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft orienterede indledningsvist kort om formålet med HMU, herunder vigtigheden i, at HMU involveres i de principielle beslutninger om den kommende APV/TULE proces. Med afsæt i vedlagte slides forholdte HMU sig til de punkter, der var indmeldt i sagsfremstillingen.

HMU besluttede, at:

• LMU beslutter, hvilke medarbejdere der skal være med i undersøgelsen. HMU opfordrer til, at ansatte med minimum 10 timers ugeligt reel tilknytning til arbejdspladsen bør inddrages i APV kortlægningen
• LMU beslutter, om medarbejdere skal forholde sig til kollektiv eller individuel ledelse. HMU opfordrer til, at medarbejdere forholder sig til den man modtager ledelse fra
• LMU beslutter, om der er behov for lokale spørgsmål
• Enheder med færre end 10 medarbejdere i spørgeskemaet bliver bedt om at forholde sig til om de ønsker at deres leder får tilsendt rapporten eller ej
• godkende forslaget til principperne for opfølgningsdialoger

Bilag

• TULE spørgsmål 2023-24.pdf

• TULE spørgsmål 2023-24.pdf
• Tule beslutninger HMU

Socialområdets årlige arbejdsmiljøtemadag blev afholdt 9. maj. Temaet var arbejdspladsglæde med afsæt i faglighed og trivsel.

Program vedlagt som bilag.

HMU bedes evaluere på dagens afvikling og indhold samt kort komme med input til næste års temadag.

HMU kvitterede indledningsvist for en god, relevant og ikke mindst spændende arbejdsmiljødag. Der var en konkret drøftelse om formen, og der var enighed om at vekselvirkningen mellem oplæg og gruppearbejde var godt. Dog var tiden til gruppearbejdet for kort, selvom den var værdifuld.

Tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft orienterede om, at der pt. er en overvejelse om at Socialområdets arbejdsmiljøtemadag kun skal holdes hvert andet år, ligesom Koncernens arbejdsmiljøkonference. Dette vil betyde, at det er nødvendigt med opfølgning og udbudte kursus for arbejdsmiljøgrupper. Den 1,5 dags lovpligtig kompetenceudvikling årligt skal stadig tilbydes.

HMU kom efterfølgende med forslag til indholdet af arbejdsmiljøtemadagens tema i 2024. Her fremkom der konkret forslag om, at de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer er med til at planlægge dagen, fx i form af workshops og eksempelvis erfaringer med belastningspsykologi. Der var i HMU enighed om, at det er væsentligt at aktivere og involvere specialområderne.

Der fremkom også ønske om at de funktioner, der ikke har borgerrelaterede funktioner, også får en viden med hjem fra arbejdsmiljøtemadagen.

HMU pointerede, at det er vigtigt at prioritere Socialområdets egen arbejdsmiljøtemadag frem for den regionale.

HMU besluttede, at:

• evaluere Socialområdets arbejdsmiljøtemadag afholdt 9. maj 2023 i Herning
• de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer involveres i planlægningen af arbejdsmiljøtemadagens afvikling og tema 2024

Bilag

• Program AMT 2023

• Program AMT 2023

I socialområdet arbejder vi strategisk med rekruttering, onboarding og fastholdelse, og HMU spiller en afgørende rolle i dette arbejde. HMU formandskabet har besluttet, at der på alle HMU-møder vil være et tema vedr. rekruttering, onboarding og fastholdelse.

De mange afsluttede, igangværende og kommende indsatser vi arbejder med, holder vi overblik over ved hjælp af et driverdiagram (bilag 1). Driverdiagrammet blev udarbejdet i efteråret 2021 gennem en inddragende proces af HMU. Efterfølgende har strategisk chefforum og psykiatri- og socialudvalget givet deres input til arbejdet. Nogle af de væsentligste indsatser, som vi har arbejdet med i løbet af 2022 er bl.a.: Introstillinger, seniorordninger, professionalisering af pædagogiske praktikforløb, SL-merit samarbejde.

For indsatser i 2023 har det tidligere HMU peget på følgende indsatser:

• Tydelige stillingsopslag
• Nedbringelse af vikarforbruget
• Karriereveje.

Socialstaben er i gang med at udvikle konkrete indsatser indenfor overskrifterne, og HMU holdes opdateret på arbejdet.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen vil mundtligt på mødet præstere og give en status på arbejdet med de enkelte indsatser.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen orienterede indledningsvist om, at det politiske er besluttet, at alle vikarer fra 1. oktober skal rekvireres via Vikar Region Midt (VRM). Det vil forventeligt blive en stor omlægning af manges praksis. Der er allerede taget kontakt til VRM ift. opfølgning og kommunikation, og der holdes møde lige inden sommerferien.

Årligt udarbejdes en såkaldt vakanceopgørelse. Data for Socialområdet viser, at det tyder på, at det er blevet lidt nemmere at rekruttere medarbejdere.

Efterfølgende fik HMU en status på udvalgte indsatser, jf. driverdiagrammet. Det blev orienteret om, at der grundet nye institutionskoder ikke kan vises data, men forventningen er, at dette er muligt på næstkommende med for at se, om der er sket en udvikling. Der blev blandt andet orienteret om:

• Der er stort fokus på kvalitet i praktik- og elevforløb, herunder samarbejdet med uddannelsesinstitutionerne.
• De studerende er mere skrøbeligere end tidligere, dvs. at de har brug for mere hjælp end tidligere - det er meldingen fra uddannelsesinstitutionerne
• God introduktion/preboarding: Der er ikke fundet den mest aktuelle app endnu.
• Gode råd til stillingsopslag. Erfaringer viser, at hvis der er et godt og målrettet stillingsopslag, herunder hvad vi kan tilbyde, så kommer der flere kandidater
• Seniorordninger: Pt. er der ved at blive kigge på de foreløbige erfaringer i Specialområde Socialpsykiatri Voksne, der som led i et pilotprojekt har interviewet medarbejdere over 58 år. Erfaringerne kan forventeligt udbredes til de øvrige specialområder.

Slides fra oplægget er vedlagt.

Afslutningsvist orienterede Carsten Wulff Hansen om, at HMU i forbindelse med næstkommende møde skal drøfte fastholdelse. Det er et område, som der pt. er meget fokus på i blandt andet Danske Regioner. Forventningen er, at drøftelserne tager afsæt i et datamateriale.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning
• der på mødet i oktober er en temadrøftelse med fokus på fastholdelse

Bilag

• Bilag 1 - Driverdiagram over indsatser 2022-2023

• Bilag 1 - Driverdiagram over indsatser 2022-2023
• Slides rekrut mv.-MU d. 6. juni 23

De nuværende takststrukturer i specialområderne blev designet for 10 år siden og mangler den form for gennemsigtighed, der efterspørges af kommunerne i dag, herunder at den borgerrettede indsats for de enkelte indsatser kan angives tydeligt i kommunernes betalinger, dvs. adskilt fra den del af betalingerne, der vedrører basisomkostningerne (bygninger, ledelse, administration m.v.) i de sociale tilbud.

Fra workshop den 6. februar 2023 med samarbejdspartnere i forhold til udviklingsplanen på socialområdet fremgår det eksempelvis at:

Kommunerne udtrykte generelt et ønske om større gennemsigtighed i regionens taksttilbud. Mere gennemsigtighed vil gøre det nemmere at forstå hinandens udgangspunkt og undgå mytedannelse. Kommuner ønsker ligeledes vished for, at taksterne reguleres, når en borger får det bedre.

Samtidig har socialområdet også selv en interesse i at gentænke takststrukturerne på socialområdet, så samarbejdet med kommunerne om de enkelte indskrivninger understøttes bedst muligt og i størst mulig grad kommer til at handle om borgerperspektivet og i mindst mulig grad om, hvorfor taksterne nu er, som de er.

Derfor har socialledelsen og Strategisk Chefforum besluttet at igangsætte en proces med revision af socialområdets takststrukturer, så taksterne fremadrettet bliver opdelt i en borgerdel (servicetakst) og en basisdel. Vi er nu kommet så langt i processen, at regionsrådet har behandlet forslaget, og der er grønt lys til den plan, der er foreslået. Planen består i to faser, hvor første del er en pilotindfasning i SVO (Specialområde Socialpsykiatri Voksne), hvor en ny takststruktur skal træde i kraft den 1. januar 2024. Anden del består i, at modellen udrulles til de resterende specialområder pr. 1. januar 2025 (bortset fra Institut for Kommunikation og Handicap, som ikke har døgn-/dagtilbud på samme måde som de øvrige specialområder). Implementeringen i to faser giver mulighed for at gøre nogle erfaringer med såvel regneteknik som overgangen til nye takstprincipper og dialogen med køberkommunerne herom.

På mødet vil kontorchef Morten Eriksen give en mundtlig introduktion til takstmodellen og nogle af de centrale overvejelser bag.

Vigtige pejlemærker er:

• Samlet set skal det være udgiftsneutralt for kommunerne på specialområde-niveau. Overgangen til ny takststruktur er således hverken en spareøvelse eller en fordyrende omlægning.
• Borgere der allerede er indskrevet på et af regionens sociale tilbud vil som udgangspunkt modtage samme støtte i tilbuddet før og efter takstomlægningen. "Som udgangspunkt..." betyder i den forbindelse, at mere gennemsigtige takster gør det mere tydeligt, hvilke sociale- og sundhedsfaglige indsatser den enkelte borger modtager i dag, og dermed også understøtter den løbende dialog med myndighedsafdelingerne i kommunerne om, hvilke indsatser der er relevante for den enkelte borger. Borgerens behov kan ændre sig over tid, og der kan være brug for justeringer enten i selve indsatsen eller indsatsens intensitet. Bliver borgeren f.eks. mere udadreagerende kan der være behov for en dialog med myndighed om mere intensiv støtte. I takt med at borgeren f.eks. lære mestre flere ADL-opgaver, kan der være behov for mindre intensiv indsats og/eller ændret indsats.
• Der er en fælles øvelse i at blive gode til at arbejde med en model, hvor et kerneelement er "borgerrettet indsats" opgjort som et vurdret ugentlig timetal samt tilhørende indholdsbeskrivelse.
• Det er ikke en timeregistreringsmodel. Timebegrebet er således ikke et "mål" i sig selv, men et redskab til at tale om indsats og et instrument til at fastlægge takstbetalinger i samarbejde med kommunerne.

Der vil på HMU-mødet i oktober blive en opfølgning på, hvordan pilotprocessen forløber, og der vil blive lejlighed til at drøfte hvordan vi bedst muligt forbereder implementering af modellen på de øvrige specialområder i løbet af 2024 (med overgang til nye takster pr. 1. januar 2025).

Kontorchef i Socialstaben Morten Eriksen orienterede om ny takststruktur på socialområdet, hvor Strategisk Chefforum har besluttet, at i SVO køres det som pilotprojekt fra 1. januar 2024, og at de øvrige specialområder kobles på fra 1. januar 2025. I oplægget blev følgende præsenteret:

• årsagerne til at arbejde med en ny takstmodel. Blandt andet et meget tydeligt aftalegrundlag mellem region og kommuner
• hvad der er indeholdt i den nye takstmodel, herunder overvejelserne om en model, der er baseret på timer
• en gennemgang hvad der sker fra nu og frem mod 1. halvår 2024
• Opmærksomhedspunkter

Slides fra oplægget er vedlagt.

Det blev understreget, at den nye takststruktur samlet set skal det være omkostningsneutralt for kommunerne. Det kan godt blive dyrere for den enkelte kommune men samlet set for alle kommuner må det ikke blive dyrere.

Helt grundlæggende er der behov for at flytte fokus fra dialog om takster til dialog om ydelser til borgerne. Håbet er, at takstmodellen kan understøtte en bedre dialog med kommunerne, da det blandt andet bliver tydeligere, hvad der er aftalt med handlekommunen om, at specialområderne skal levere, og ikke levere. Således større transparens.

Der bør som udgangspunkt være de samme ressourcer allokeret til den enkelte borger som hidtil.

I HMU var der enighed om, at det kræver en ny faglighed at blive dygtige til at få beskrevet, hvad vi/specialområderne leverer. At blive så præcise som muligt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for et meget relevant oplæg
• der gives en status på takstprojektet på næstkommende møde i HMU

• Ny takststruktur - HMU juni 2023

Socialdirektør Ann-Britt Wetche giver mundtligt på mødet en status på den økonomiske situation på socialområdet.

Kontorchef Morten Eriksen gav en kortfattet mundtlig orientering om socialområdets økonomi. For 2023 er der pt. meget høje indtægter, og vi afregner ca. 10 % højere end sammenligning med seneste år. Status pt. er, at Socialområdet ser ind i et overskud i 2023 omegnen af ca. 20 mio. Samtidigt er det vigtigt at have for øje, at der har været holdt igen i 2022, bl.a. ift. kompetenceudvikling og bygningsvedligehold, ligesom der må forventes udgifter til IT i den kommende periode. Hertil skal der ifm. udbuddet af det socialfaglige IT-system afsættes midler på fællespuljen ift implementering af systemet, ligesom der forventeligt skal påregnes ekstra udgifter til vikarer.

Grundlæggende ser Socialområdets økonomi rigtig fornuftig ud.

HMU besluttede, at:

• tage status på socialområdets økonomi for 2023 til orientering

Baggrund

I Region Midtjylland implementeres NSIS-standarden (National Standard for identiteters sikringsniveauer) via NDIS. Formålet med NDIS er at sikre, at Region Midtjylland får højnet sikkerhedsniveauet for adgangen til data, således at det fortsat vil være muligt og sikkert at tilgå regionens interne it-systemer, samt fællesoffentlige systemer i Danmark.

Projektet er et resultat af EU-forordningen om elektronisk eID og tillidstjenster (eIDAS), og påvirker hele Danmarks digitale infrastruktur. Det handler om IT-sikkerhed og skal gøre det sikrere at færdes digitalt.

Identitetssikring og Indrullering af ID-kort.

Som en del af NDIS-projektet, vil der I løbet af september være behov for, at alle medarbejdere i Region Midtjylland gennemfører Identitetssikring og Indrullering af ID-kort (Medarbejderkort).

Der kommer vejledninger til selve processen, som kan foretages fra alle regionens computere.

Identitetssikring sker ved at man bruger sit private MitID til at bekræfte sin identitet overfor Regionen.

Indrullering bruges til at koble ID-kortet sammen med medarbejderen. Denne proces kræver også brug at ens private MitID. Derefter kan ID-kortet bruges til login til Citrix.

Hvis man ikke har et fungerende ID-kort, kan man logge ind med privat MitID.

Kortlæsere

Fra september/oktober skal man anvende en kortlæser for at logge ind i Citrix. Kortlæsere udleveres/monteres i øjeblikket på alle enheder.

Der udleveres en kortlæser pr. computer. Hvis man ikke har en kortlæser, kan man logge ind med privat MitID.

Planlægningen i Socialområdet afventer fortsat Regionens detaljeplanlægning for implementering. Medarbejderne vil modtage yderligere information når denne offentligøres.

HMU-medarbejderside udtrykte en bekymring for, at ansatte skal bruge sit private MitID.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen om kommende identitetssikring og indrullering af ID-kort vedr. NDIS-projektet til efterretning
• det i den videre kommunikation er vigtigt at imødegå de bekymringer, nogle ansatte måtte have ift. brugen af ens private MitID.

Næstformand René Lodal giver en mundtlig tilbagemelding på drøftelserne fra de seneste møder i RMU-regi.

Indledningsvist blev der kort orienteret om, at Socialområdet nu har tre pladser i RMU: Ann-Britt Wetche, René Lodal Christensen og Jimmy Riberholdt.

Efterfølgende gav næstformand René Lodal en mundtligt tilbagemelding fra de seneste møder i RMU-regi. Pt fylder kræftsagen fra AUH meget, ligesom budgetterne optager RMU.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche supplerede, at Socialområdet også har haft en drøftelse med koncerndirektøren om, hvordan oplysninger i Socialområdet kommer frem og opad i systemet. Åbenhed er vigtigt, og særligt, hvis noget er vanskeligt. Generelt opleves det, at det politiske system vil ind i sagerne tidligere end hidtidig praksis.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

Som aftalt tidligere i HMU, er det HMUs repræsentanter fra afholdelsesstedet, som deltager på videooptagelsen. Alle i HMU bidrager med input til, hvad der er mest væsentligt at kommunikere fra mødet.

HMU besluttede, at:

• der laves en kort videooptagelse fra mødet i HMU, hvor det SOHs repræsentanter i HMU, der orienterer fra mødet

Der ønskes en gensidig orientering samt en drøftelse af, om der er yderligere punkter til næstkommende møde end dem, der er nævnt i årsplanen.

Med afsæt i en konkret forespørgsel fra medarbejderside, orienterede Ann-Britt Wetche om det arbejde der pt. pågår i Strategisk Chefforum med at afdække, hvordan ledelseskæden i Socialområdet bedst muligt styrkes. Strategisk Chefforum er således ved at kigge på en struktur for ensretning af navngivning af titler, hvor der også fremadrettet er plads for forskellighed, ligesom der kigges på funktionsbeskrivelser. Når drøftelserne er kommet et skridt videre i Strategisk Chefforum, orienteres HMU.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.
• der ikke var yderligere punktet til næstkommende møde i HMU

På formødet taler medarbejderside om, hvordan en evaluering kan foregå.

Evalueringen kan evt. tage afsæt i følgende inspirationsspørgsmål:

• Lærte vi noget nyt i dag?
• Var drøftelserne og orienteringerne relevante - og kom alle til orde?
• Hvad tager vi med videre fra mødet til LMU'erne (dette kan også indgå i videooptagelsen).

HMU besluttede, at:

• evaluere mødet: Der var enighed om, at der var mange relevante punkter på dagsordenen, men at det fremadrettet skal overvejes, om der skal være færre punkter, således der også er tid til gruppedrøftelser og pauser
• medarbejderside på formødet næste gang drøfter hvordan en evaluering kan foregå.