HMU formandskabet v. de to næstformand byder velkommen og gennemgår kort programmet for HMU-mødet.

Ordstyrer på mødet er vicedirektør Carsten Wulff Hansen.

Afbud

Der er afbud fra:

• Ann-Britt Wetche
• Hilde T. Holst
• Lars Bording-Machon
• Rasmus Ladefoged Dinnesen
• Brita Bjerre Christiansen (sup. Lærke Brahe deltager i stedet)
• Lars Carlsen

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen og de to næstformænd i HMU, Tine Beck Jensen og René Lodal, bød velkommen til mødet.

Der var afbud fra:

• Ann-Britt Wetche
• Hilde T. Holst
• Lars Bording-Machon
• Rasmus Ladefoged Dinnesen
• Tommy Skaalum
• Brita Bjerre Christiansen (også afbud fra suppleant Lærke Brahe)
• Lone Andersen
• Lars Carlsen
• Jan Kolding
• Lotte Koldtoft
• David Cooper
• Irene Jensen (suppleant Thue Sylvestersen deltog i stedet)

Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort lige at fortælle de øvrige omkring bordet, ved hvad er optaget af. Det kan både være stort som småt.

HMU besluttede, at:

• have et ‘tjek-ind’ ved bordene

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referatet fra seneste møde (vedlagt).

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet fra mødet den 6. juni

• Referat HMU-LMU fællesmøde 6. juni 2024

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

Medarbejderside orienterede om at de på formødet drøftede en række forskellige emner, herunder:

• Evalueringen af IKH's pilotprojekt "Styrk læse- og skrivekompetencer på jobbet" på DOK, særligt de udfordringer der måtte eksistere ift. de kompenserende it-programmer
• Videndeling, og de potentialer der er i, at socialområdet lærer af hinanden på tværs, såvel organisatorisk som ift. de personlige kompetencer. Her blev det bl.a. drøftet, at selvom vi bliver mere komplekse, så er der mange overlap mellem specialområderne, som fortsat skal understøttes. Eksempelvis ved at købe sig ind på hinandens fagpiloter. Den gode bevægelse med at kæd kompetencer og viden sammen skal således fortsætte, og i den kommende tid have endnu mere fokus.
• Reboardring – et oplæg fra den regionale Arbejdsmiljøtemadag. Der blev udtykt ønske om, at det også kan være et fokusområde, som HMU kan være nysgerrige på. Vicedirektør Carsten Wulff Hansen orienterede om, at det er ét af de fokusområder, som også optager socialledelsen, og at der pt. arbejdes med at kunne præsentere en HR-datapakke (som hidtil ikke har været muligt at trække systemteknisk) til næste HMU-møde.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen fra medarbejderside til efterretning.

HMU har tidligere besluttet, at møderne i HMU holdes i de enkelte specialområder, hvor afholdelsesstedet/pågældende specialområde med afsæt i en fagfaglig-tilgang præsenterer og videndeler om fx:

• Målgrupper, organisering, og udvalgte rå-data (fx antal ansatte og faggrupper)
• Hvor lykkes vi?
• Hvad optager os?
• Hvad udfordrer os?

Ann Frederiksen, Dorthe Rafn og Lone Andersen er Specialområde Hjerneskades repræsentanter i HMU.

Områdechef Ann Frederiksen gav en præsentation af Specialområde Hjerneskade. Der blev blandt andet orienteret om:

• De organisatoriske rammer og personalesammensætning. Relativ flad organisering. Der er ikke tilbudsledere, men afdelingsledere. I SOH er der en tværfagligt sammensat personalegruppe, og således et helhedsorienteret tilbud
• Målgruppen er voksne ned til 18 år, der er ingen øvre grænse. Borgerne bor med en lejekontrakt
• Der er en flere forskellige tilbud: Dag- og døgntilbud samt rehabilitering
• Kerneopgaven blev præsenteret: Trivsel og udvikling for og med borgeren
• De strategiske spor, som der har været arbejdet med og som der pt. arbejdes med i SOH blev præsenteret: Senest har fokus været på strategisporet “Monofagligheden” og på strategisporet “Den gode kollega”
• De strategiske ambitioner for ledelse i SOH blev præsenteret, herunder orientering om de gentænkte processer i SOH, bl.a. hvordan tilgangen til rekruttering blev gentænkt for at bidrage til en attraktiv arbejdsplads.
• Den faglige retning er også gentænkt, og der er nedsat et Strategisk Fagligt Forum med det formål at sætte den faglige retning og sikre implementering af den nyeste faglige viden
• Der er stor opmærksomhed på, at ledelsen ikke har alle svarene, og fokus er meget på, hvordan der skabes gode processer, hvem der skal involveres og på hvilket tidspunkt.

Slides fra oplægget er vedlagt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for et interessant oplæg
• tage oplægget fra Specialområde Hjerneskade til orientering

• Præsentation af SOH - HMU 29.08.24

Institut for Kommunikation og Handicap (IKH) har gennemført pilotprojektet ”Styrk læse- og skrivekompetencer på jobbet” på Specialområde Kriminalitetstruede og Dømte Børn og Unge (DOK).

Medarbejdergruppen på DOK er tilbudt deltagelse i pilotprojektet som bl.a. bygger på en screening og et eventuelt tilbud om efterfølgende individuelt forløb med styrkelse af læse-/skrivekompetencer ved hjælp af kompenserende IT-redskaber, samt relevante strategier til den enkelte medarbejder. Pilotprojekt blev afsluttet med en evaluering i maj 2024. Evalueringen er vedlagt.

Tilbudsleder Henriette Engedal Schwenningsen vil på mødet nærmere gennemgå og præsentere evalueringen af projektet, herunder evalueringens konkrete fund og anbefalinger.

Tilbudsleder Henriette Engedal Schwenningsen fra IKH gav en orientering om det gennemførte pilotprojektet ”Styrk læse- og skrivekompetencer på jobbet” på Specialområde Kriminalitetstruede og Dømte Børn og Unge (DOK), herunder præsenterede evalueringens konkrete fund og anbefalinger.

Der blev orienteret om:

• Projektets formål og dets succeskriterier. Projektet kørte kun ca. 6 måneder og medarbejdergruppen blev heller ikke så stor som ønsket
• Målgruppen: Alle medarbejdere i DOK fik tilbud om en screening, 25 % valgte at deltage. 9 medarbejdere fik tilbud om et individuelt forløb, hvoraf 5 medarbejdere takkede ja-tak.
• Metodik: Evalueringen er baseret på forskellige interviews med både medarbejdere og ledelse i DOK samt lægekonsulenter fra IKH.
• Succeskriterier på kort og mellemlang sigt
• De seks konkrete anbefalinger fra pilotprojektet. Disse er også præsenteret for temagruppen, ligesom der allerede er igangsat et arbejde i socialledelsen med at få afklaring på muligheder for kompenserende it-programmer .

Slides fra oplægget er vedlagt.

Efterfølgende var der en drøftelse i HMU, blandt andet med afsæt i rapporternes anbefalinger. Det blev drøftet, om man, hvis de kompenserende it-programmer (hjælpemidlerne) fandtes, også kunne bruges i et rekrutterings- og fastholdelsesperspektiv/strategi.

HMU besluttede, at:

• Tage orienteringen til efterretning
• At der, når der er nyt, ønskes en afklaring på mulighederne for kompenserende it-programmer i Region Midtjylland.

• Evaluering af projektet Styrk læse- og skrivekompetencer på jobbet
• Præsentation_Evaluering af styrk læse- og skrivekompetencer

Der er pause kl. 13.10-13.20.

HMU besluttede at holde pause.

Sekretariatet orienterede om der er planlagt døgnseminar i slutningen af februar. Dette bliver forventeligt det sidste ordinære møde for det nuværende HMU. I forbindelse med at et nyt HMU konstitueres i foråret 2025 skal mødeplanen for 2025 godkendes igen.

HMU besluttede, at:

• Sekretariatsfunktionen forhåndsreserverer mødedatoerne i HU-medlemmernes kalender
• Punktet dagsordenssættes på HMU den 7. oktober, hvor mødeplanen endelig besluttes.

HMU formandskabet har på vegne af HMU for Socialområdet afgivet vedlagte høringssvar (eftersendes) til budget 2025.

1. næstformand i HMU René Lodal orienterede om Socialområdets høringssvar til budget 2025, herunder de overvejelser som HMU-formandskabet har haft i forbindelse med udarbejdelse af høringssvaret. Der var ros fra HMU til høringssvaret.

Efterfølgende var der en kort orientering om RMUs høringssvar til budget 2025.

HMU besluttede, at:

• Kvittere for HMUs høringssvar
• Høringssvaret fra RMU vedlægges referatet til orientering.

• Høringssvar HMU Socialområdet_Budget 2025
• Budget 2025-supplerende høringssvar fra RMU-medarbejdersiden

Socialområdets økonomiprognose for 2024 viser aktuelt et forventet resultat på 20 mio. kr.

Overskuddet kan henføres til, at der er indregnet ekstra penge i taksterne som følge af aftale i DASSOS (kommunesamarbejdet) om kompensation, den gang energipriserne steg i kølvandet på Ukraine-invasionen.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen gav en kortfattet status på socialområdets økonomi, herunder uddybede hvorfor der aktuelt forventes et resultat på 20 mio. kr.

HMU besluttede, at:

• tage status på socialområdets økonomi til orientering

Direktionen har besluttet, at alle medarbejdere i Region Midtjylland skal tilbydes vaccination mod influenza i efteråret 2024.

Tilbuddet gælder alle medarbejdere – herunder også administrative medarbejdere, servicepersonale, samt studerende, elever m.v.

Vaccinationerne kan foretages i perioden 1. oktober – til 20. december 2024.

Socialområdet skal gøre brug af et privat vaccinationsfirma. Danske Lægers Vaccinationsservice vil møde op på jeres arbejdsplads hvor man kan blive vaccineret.

Flere specialområder har efterspurgt muligheden for at medarbejderne benytter Danske Lægers Vaccinationsservices klinikker, hvor man booker en tid og bliver vaccineret, hvilket tidligere har været muligt.

Dette er fortsat en mulighed, hvis man selv kontakter Danske Lægers Vaccinationsservice og laver en aftale herom.

Prisen er 155 kr./pr. medarbejdere + kørselsgebyr på 150 kr./pr. lokation/pr. dag. Det er gratis for medarbejder at blive vaccineret, udgiften afholdes af det enkelte specialområde.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen orienterede om, at der er lagt op til samme procedure som sidste år vedr. muligheden for at for influenza vaccination. Områdecheferne er orienteret.

HMU besluttede, at:

• Tage orienteringen til efterretning.

René Lodal giver en mundtlig tilbagemelding på drøftelserne fra mødet i RMU den 19. juni.

1. næstformand i HMU René Lodal orienterede om drøftelserne fra mødet i RMU den 19. juni. Her var der bl.a. en drøftelse af, hvorvidt fx MidtNyt er den rette platform ift. udmelding om centrale og nyheder af stor værdi for medarbejdere.

Desuden blev der orienteret om Socialområdets repræsentation i RMU-seminaret medio september. AMR Morten Nedergaard Goeg vil deltage sammen med HMU-formandskabet

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning

HMU modtager skriftlig status på udbudsprojektet vedr. nyt socialfagligt IT-system.

Styregruppen for udbuddet har ændret hovedtidsplanen

Styregruppen har valgt at forlænge hovedtidsplanen med et halvt år på baggrund af forhandlingsmøderne med de fire potentielle leverandører af det nye socialfaglige it-system.

I den tidligere tidsplan for udbudsprojektet var implementeringen af systemet planlagt i første halvår af 2025 på alle otte specialområder. Den nye tidsplan, som er sendt ud i det endelige udbudsmateriale, indeholder en forventet implementering inden udgangen af 2025.

Denne ændring sker på baggrund af leverandørernes samledes tilbagemelding på udbudsmaterialet. Alle fire leverandører satte på forhandlingsmøderne spørgsmålstegn ved robustheden af den hovedtidsplan, som var beskrevet i det indledende udbudsmateriale.

Leverandørerne beskrev samlet, at en fastholdelse af tidsplanen ville betyde høj risiko for projektet pga. kort tid til udvikling og forberedelse af it-systemet og deraf afledt højere pris på systemet.

De fremlagde ligeledes, at socialområdets involvering i udvikling og opsætning af it-systemet ville blive begrænset på baggrund af den pressede tidsplan, og dette ville medføre en risiko for dårligere kvalitet for brugerne.

Styregruppen valgte på baggrund af leverandørernes tilbagemelding at ændre hovedtidsplanen i det endelige udbudsmateriale, for at give leverandørerne mere tid til udvikling, etablering og konfiguration af løsningen, forud for implementeringen.

Styregruppen fastholder fortsat deres øvrige principper for implementering;

• der skal være fire måneder eller mere til vores udrulning i specialområderne,
• udrulningen skal foregå i en fortløbende proces,
• udrulningen i specialområderne må ikke gå hen over en sommerferieperiode eller et årsskifte.

Konsekvensen af denne ændring vil derfor være at hovedtidsplanen skubbes med et halvt år, så selve implementeringen vil ligge i 2. halvår af 2025 i stedet for 1. halvår 2025, som tidligere udmeldt.

Faseplan for udbuddet

I nedenstående model illustreres faseplanen for udbudsprojektet, som giver et visuelt overblik over aktiviteterne heri.

Evaluering af endelige tilbud

Den 31. maj afgav fire leverandører deres endelige tilbud. Der kom tilbud fra: EG Digital Wellfare, KMD, Netcompany og Systematic.

I løbet af juni måned blev de endelige tilbud evaluereret, med inddragelse af Projektgruppen, som repræsenterer alle otte specialområder og de fire store faglige netværk; sundhedsnetværket, kvalitetskoordinatornetværket, netværket for magtanvendelser og netværket for Sensum-tovholdere. Udbudsteamet brugte ligeledes de faglige repræsentanter som har været med i evalueringsprocessen af de indledende tilbud, blandt andet i forhold til risikovurderinger, økonomi- og Business intelligence (BI)

På baggrund af vurderingerne har udbudsteamet udarbejdet en evalueringsrapport som beskriver det bedste forhold mellem pris og kvalitet i forhold til de endelige tilbud. Evalueringsrapporten blev forelagt for styregruppen for udbuddet som efterfølgende drøftede og godkendte rapporten.

Standstill og kontraktindgåelse

Den 13. august modtog de fire tilbudsgivere den endelige evalueringsrapport via EU-supply. Der er lige nu obligatorisk standstill i projektet frem til udgangen af august. Formålet med standstill-perioden er at give en rimelig frist, til at indgive indsigelser, for de tilbudsgivere som har fået afslag i evalueringsrapporten. Projektet afventer evt. indsigelser og forventer at kunne underskrive kontrakt med en ny leverandør efterfølgende.

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen gav en kortfattet en status på processen. Implementeringen er bl.a. udskudt med et halvt år efter anbefaling fra leverandørernes tilbagemeldinger.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.

HMU orienteres skriftlig om de for Socialområdet vigtigste lovændringer, som forventes at træde i kraft i forbindelse med den nye arbejdsskadesikringslov. Orienteringens hovedvægt vedrører en kommende voldsskadeforsikring, som også formodes at dække Socialområdets ansatte fra årsskiftet.

De varslede ændringer indbefatter kort og overordnet set:

• Ret til uddannelsesgodtgørelse ved en méngrad på mindst 10 %
• En ny årslønsberegning, som sikrer skadelte den højeste indkomst, som denne har haft inden for de seneste 5 år før skaden
• Krav om voldsskadeforsikring for ansatte i social-sundheds-ældre- og undervisningsområdet, der er i særlig risiko for arbejdsrelateret fysisk og psykisk vold

Ændringerne betyder, at skadelidte med alvorlige arbejdsulykker sikres bedre og at anerkendte arbejdsskader generelt bliver forventeligt dyrere for arbejdsgiver/forsikringsselskab.

Ny voldsskadeforsikring:

Pr 1. januar 2025 er der krav om, at arbejdspladser som Region Midt - og dermed Socialområdet, skal have en voldsskadeforsikring. Formodningen er, at Regionen som selvforsikret igennem Forsikringsenheden også selvforsikres inden for det nye krav om voldsskadeforsikring. Alternativt skal en virksomheds forsikringen købes eksternt.

En voldsskadeforsikring skal dække erstatning og godtgørelse efter lov om erstatningsansvar, som følger af vold, trusler eller andre voldsomme hændelser på arbejdet foranlediget af personer, der drages omsorg for - mod ansatte, som er omfattet af arbejdsgivers sikringspligt. Voldsskadeforsikringen omfatter hændelser, der anerkendes som en arbejdsulykke.

Formålet med forsikringen er, at den skal dække bredere end tillægsforsikringen fra offererstatningsloven (hvor der er krav om notat til offererstatning eller at borger er politianmeldt for en strafbar handling inden for 72 timer). Voldsskadeforsikringen tilsigter at omfatte hændelser også er uden for straffelovens område. Hændelige skader er ikke dækket. Det afgørende er om skadevolder handlede uagtsomt eller forsætligt.

Den skadelidte ansatte får med forsikringen erstatning som efter erstatningsansvarsloven fx ret til godtgørelse for svie og smerte eller tabt arbejdsfortjeneste.

Der kan med den nye voldsskadeforsikring ikke rejses krav om regres hos skadevolder/borger, som offererstatningsnævnet kan gøre det. Forventeligt vil der blive fastsat regler om at både arbejdsgiver og skadelidte kan anmelde en voldshændelse med henblik på erstatning.

Socialområdets fælles retningslinje vedr. politianmeldelse inden for 72 timer og notat om offererstatning er pt. under revidering. Socialstaben er ved at vurdere om revideringen skal afvente den kommende lovændring. Region Midt er selvforsikret og vil med stor sandsynlighed også blive det i den nye voldsskadeforsikring - rammerne og bestemmelserne herfor kendes dog ikke endnu. Den nye lovændring kan betyde, at ansøgning om offererstatning (tillægsforsikring til arbejdsskadeforsikring) hos Erstatningsnævnet gøres mindre relevant for omsorgs- og plejepersonale generelt.

Flere specialområder er i dag opmærksomme på at få udarbejdet notater til offererstatning i de tilfælde, hvor generelle behandlingsmæssige og/eller pædagogiske hensyn taler imod en politianmeldelse af en skadevoldende borger. En rundspørge fra Socialstaben i Specialsektoren, Region Nordjylland viste, at der ikke er tradition for at udarbejde offererstatningsnotater, som vi gør det i Socialområdet.

Når det giver mening at frigive den nye fælles sociale retningslinje vil den komme som punkt på et HMU møde.

HMU kvitterede for den foreløbige orientering.

HMU besluttede, at:

• Godkende, at når der er nyt, orienteres der igen. Bl.a. forud for at den nye fælles sociale retningslinje frigives.

Folketinget har den 23. januar 2024 vedtaget en ændring af arbejdstidsloven, som bl.a. medfører en pligt til at registrere arbejdstid. Loven trådte i kraft den 1. juli 2024. Formålet er bl.a. at sikre, at reglerne om hviletid, ugentligt fridøgn og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes.

På baggrund af drøftelser med de øvrige Regioner og Danske Regioner har Koncern HR, med sparring fra repræsentanter fra de lokale HR-afdelinger, udarbejdet retningslinjer for registrering af arbejdstid i Region Midtjylland. Udgangspunktet i retningslinjerne er, at det alene er afvigelser fra den planlagte arbejdstid, der skal registreres. Denne tilgang er også valgt i de øvrige Regioner.

Udgangspunktet er, at alle medarbejdere er omfattet af kravet om registrering af arbejdstid. Undtaget fra registreringspligten er medarbejdere, hvor arbejdstidens længde som følge af særlige træk ikke kan måles eller fastlægges, og som kan træffe selvstændige beslutninger blandt andet om hvornår og hvor meget de arbejder.

Er man undtaget fra kravet om tidsregistrering, så vil det fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt eller tillæg hertil. De ledere på socialområdet, som er undtaget fra registreringskravet, har modtaget brev om dette.

Mulighed for at aftale at fravige den maksimale ugentlige arbejdstid (opt-out) giver fra 1. juli 2024 mulighed for, at visse grupper kan indgå aftaler om fravigelse af den maksimale ugentlige arbejdstid. Det gælder dog alene nu medarbejdere ansat i henhold til overenskomst for ambulanceuddannet personale, overenskomst for yngre læger og overenskomst for overlæger, og ses derfor ikke aktuel på Socialområdet.

På Koncern Intranettet kan der læse mere om registrering af arbejdstid. Nu skal du huske at registrere ændringer i din arbejdstid - Koncern-intranet (rm.dk)

Der var ingen spørgsmål til punktet.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.

Som afslutning på mødet laves en video med de væsentligste pointer fra mødet, som sendes til LMU-formandskaberne.

På formødet for medarbejderside peges på en medarbejderrepræsentant.

HMU besluttede, at:

• der ikke laves en video fra mødet
• det er en fælles opgave at blive klogere på, hvordan der kan kommunikeres fra HMU-møderne. Det kan evt. dagsordenssættes ifm. næstkommende møde.

Der ønskes en gensidig orientering samt en drøftelse af forslag til emner/punkter til HMU-mødet i oktober/den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Der blev orienteret om:

• at Psykiatri- og socialudvalget har godkendt forslaget til interessetilkendegivelsen fra Region Midtjylland vedrørende afsøgning af muligheder for etablering og drift af en sikret institution i Vestdanmark
• der i Socialområdet pt. arbejdes med en ny borger- og pårørendepolitik.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning
• der for nuværende ikke er yderligere emner/punkter til HMU-mødet i oktober/den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

HMU besluttede, at:

• evaluere mødet. Det var enighed om, at det på trods af de mange afbd, var et velafviklet møde med stort engagement fra de fremmødte. Desuden blev der særligt kvitteret for oplægget om evalueringen af IKH's pilotprojekt "Styrk læse- og skrivekompetencer på jobbet" på DOK.