HMU-formandskabet ved socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort programmet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse, der afvikles i tidsrummet kl. 10.00-14.00.

De lokale arbejdsmiljøkoordinatorer i specialområderne deltager i denne del af mødet.

Der holdes ordinært møde i HMU kl. 14.00 - ca. 15.30.

Praktiske oplysninger

Ved ankomst kan der parkeres gratis i parkeringskælderen eller ved biografen Fotorama på den anden side af vejen.

Vi sidder i mindre grupper. Gruppeinddelingen ses ved bordene. Her vil der også være et navneskilt.

Frokost: Ca. kl. 12.10-12.40.

Afbud

• Carsten Wulff Hansen (HMU, vicedirektør Socialområdet)
• Ann Frederiksen (HMU, områdechef SOH)

Socialdirektør Ann-Britt Wetche bød kort velkommen. Der var en særlig velkomst til arbejdsmiljøkoordinatorerne i specialområderne, der deltog i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

Afbud
Der var afbud fra:

• Carsten Wulff Hansen (HMU, vicedirektør Socialområdet)
• Ann Frederiksen (HMU, områdechef SOH)
• Dorthe Rafn (HMU, TR/SL)
• AMK’er: Jonas Høgholm

Formålet med tjek-ind er at alle 'lander' i rummet og i mødet. Der er en bordet-rundt, hvor alle får mulighed for ultrakort at fortælle de øvrige omkring bordet, hvem man er, og hvad man er optaget af. Det kan både være stort som småt.

HMU besluttede, at:

• have et ‘tjek-ind’ ved bordene/de fire grupper.

Notatet vedr. personalenøgletal på Socialområdet oktober 2024 giver et opdateret billede af fastholdelses- og rekrutteringssituationen for Socialområdet. HMU har siden 2022 haft en indsatsplan ind i rekruttering, onboarding og fastholdelsesindsatserne (bilag 2). Jævnfør notatet omkring personalenøgletal på Socialområdet 2024, så er der sket en positiv udvikling inden for nogle indsatsområder.

I notatet ses der følgende udvikling under rekruttering og fastholdelse:

Rekruttering

Der blevet flere medarbejdere på Socialområdet

I perioden fra 1. september 2021 til 1. september 2024 er der sket en stigning på 255 medarbejdere svarende til en stigning på 9,7%.

Stigningen er særligt sket hos faggrupperne omsorgsmedhjælpere, pædagoger, socialrådgivere, SOSU og øvrige. Stigningen i faggrupperne har betydet, at andelen af pædagoger udgør en mindre del af det samlede antal medarbejdere i 2024 end i 2021.

Stigning i antallet af medarbejdere, som arbejder 37 timer eller mere

I perioden fra 2021 til 2024 er der sket en mindre stigning i andelen af medarbejdere ansat på 37 timer eller mere. Samtidig er der sket et mindre fald i andelen af medarbejdere ansat på hhv. under 32 timer og medarbejdere ansat på 32-36 timer

Flere medarbejdere på 58 år eller over

Der er sket en stigning på 132 medarbejdere i antallet af medarbejdere over 58 år eller over i perioden fra 2021-2024 i, hvormed denne aldersgruppe er steget fra at udgøre 15,1 % af alle medarbejdere i 2021 til at udgøre 18,3 % af alle medarbejdere i 2024.

Særligt specialområderne SAU, SBU og SUA har oplevet de største stigninger i antallet af medarbejdere på 58 år eller over. SVO er det stadig det specialområde med flest medarbejdere i denne aldersgruppe.

Udvikling i antal studerende

I perioden 2021-2024 er der sket et fald i antallet af pædagogstuderende, sosu-assistenter elever og sygeplejestuderende. Det er dog vigtigt at bemærke, at årsagen til faldet fra 2023 til 2024 kan være, at 2024 ikke er et komplet år, hvorfor det må forventes, at antallet af studerende/elever inden for disse fagområder kan forventes at være højere ved udgangen af 2024. For de øvrige studerende på Socialområdet er udviklingen mere stabil i perioden 2021-2024.

Fastholdelse

Personaleomsætningen

I perioden fra 1. halvår 2021 sammenlignet med 1. halvår 2024 er personaleomsætningen steget med 0,8%. Personaleomsætningen er dog faldet med 1,1 % fra 1. halvår 2023 til 1. halvår 2024.

Fastholdelsesgraden

Det er ca. 50 % af medarbejderne på Socialområdet, som var ansat 1. jan. 2021 som fortsat er ansat 1. sep. 2024 – opgjort ud fra begge opgørelsesmetoder; unikke CPR og unikke tjenestenumre.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche introducerede til punktet, og orienterede herunder om socialledelsens bemærkninger til personalenøgletallet. Følgende blev fremhævet:

• Socialområdet er i høj grad lykkedes med rekrutteringsindsatsen samt tiltrækning af fagligt relevant personale.
• Særlige opmærksomhedsområder er arbejdet med se studerende, personalegennemstrømning samt sygefravær.

Herefter var Christine Harboe, AC-fuldmægtig i Socialstaben, inviteret ind til en gennemgang af data, med mulighed for spørgsmål undervejs. Slides fra oplægget er vedlagt.

I den efterfølgende drøftelse i HMU var en spørgsmål relateret til antallet af PAU-elever, og det forventede niveau af pædagogstuderende ved udgangen af 2024. Socialdirektør Ann-Britt Wetche orienterede kort om, at der på næste HMU kommer en drøftelse af meritforløb og studerende.

Der var i HMU enighed om, at data viser nogle mønstre og tendenser, som er vigtige at tage højde for i den fremtidige indsatsplan for rekruttering, onboarding og fastholdelsesindsatserne. Fx at der på sigt er en forventning om, at socialområdet kommer til at mangle arbejdskraft, også set i lyset af andelen af 58+ årige, også selvom det lige pt. ikke er en udfordring at rekruttere ansatte.

HMU besluttede, at:

• Kvittere for det overskuelige datamateriale samt selve gennemgangen/oplægget på mødet.
• Tage status på personalenøgletal på Socialområdet oktober 2024 til efterretning.

• Bilag 1 Notat vedr. data til HMU
• Bilag 2 Driverdiagram 2024-2025 til HMU
• Slides_Status på personalenøgletal på socialområdet - oktober

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse holdes på RMU, HMU og LMU/AMG-niveau i Region Midtjylland. En arbejdsmiljødrøftelse skal gøre status på arbejdsmiljøarbejdet for det forgangne år. Dernæst skal det besluttes, hvad der skal være i fokus i det kommende år. Socialområdets HMU har i 2020 besluttet, at arbejdsmiljøindsatserne skal gælde 2 år ad gangen, med en midtvejsstatus efter første år. Arbejdsmiljødrøftelsen 2024, udgør en ”slutevaluering” for de seneste to års indsatser.

Socialområdets strategiske afsæt for arbejdsmiljødrøftelserne er frem mod 2030 samlet i arbejdsmiljø-HUSET. HUSET indeholder i 2023-2024 Socialområdets 3 fokusområder med tilhørende mål og anbefalinger på et fundament af RMU's arbejdsmiljøfokus, RM's bæredygtighedsstrategi, de 4 nationale arbejdsmiljømål, og BFA's måltal for arbejdsmiljø.

HMU-fokusområderne vedr. arbejdsmiljø 2023-2024 jf. HUSET er:

• Psykiske belastninger i arbejdet
• Fald- og ergonomiulykker
• Nyansattes arbejdsulykker

RMU har skærpet formuleringen for Regionens tværgående arbejdsmiljøfokus for 2025 til følgende:

En proaktiv indsats, hvor vi sammen vil forebygge arbejdsulykker og fysisk/psykisk nedslidning ved at

-Øge brug af data og risikovurdering

-Styrke læring af ulykker og nærved-ulykker

-Fremme trivsel og psykologisk tryghed

RMU har besluttet, at RMU’s fokusområde - fremadrettet også skal samtænkes med den regionale bæredygtighedsstrategi. I bæredygtighedsstrategien er der et arbejdsmiljømåltal med ønske om 50 % reduktion af nyansattes arbejdsulykker. RMU ønsker at skærpe fokus på tidlig og virkningsfuld forebyggelse og handling, hvorfor hver enhed skal sikre en målrettet indsats omhandlende nyansattes ulykker.

Status på udvikling i arbejdsmiljødata - Hovedpointer og tendenser:

(Se Bilag 1 – datapakke 2022-2023 1. halvår 2024)

Data og information viser, at Socialområdet (fortsat) skal handle på at:

• Forebygge fysiske voldsulykker, herunder arbejde med den faglige tilgang, risikovurderinger og reduktion af risikoadfærd
• Nedbringe nyansattes arbejdsulykker særligt med fysisk vold, herunder sikre hurtig kompetenceudvikling instruktion/oplæring og løbende tilsyn med om arbejdet udføres forsvarligt
• Nedbringe sygefraværet, da der er flere med længerevarende ulykkesrelateret sygefravær end tidligere
• Fortsætte arbejde med at forebygge konsekvenser af høje følelsesmæssige krav i arbejdet

Konklusion:

Ud fra udviklingen i data vil det være nødvendigt for Socialområdet at sikre både et øget strategisk fokus og konkret virkningsfuld handling (målrettede tiltag) på særlig reduktion af ulykker med fysisk vold og nyansattes ulykker. Fx er Socialområdets nyansatte dem, der har den højeste ulykkesfrekvens i Region Midt. De er i øvrigt overrepræsenterede i antallet af ulykker med fysisk vold.

Slutevaluering på LMU'ernes arbejdsmiljøindsatser:

(Bilag 2 – Slutevaluering LMU-indsatser 2023-2024) - Bilagets samling af indsatser skal bidrage til videndeling i HMU og mellem LMU'erne.

HMU har i efteråret 2022 bedt LMU'erne arbejde lokalt i LMU/AMG med minimum 2 af 3 HMU-fokusområder i perioden.

Konkrete indsatser besluttes lokalt, men indsatserne skal kunne understøtte HUSETS mål og gerne tage afsæt i anbefalingerne, der vedrører de forskellige mål.

LMU'erne har over 2023 og 2024 haft indsatser, der dækker alle fokusområderne og dermed også regionens arbejdsmiljøfokus.

Tyngden af indsatserne er at finde i forebyggelse af psykiske belastninger og nyansattes ulykker. Områder og afdelinger med fx ergonomiulykker har også haft konkrete indsatser herfor.

Nedenstående udgør et udpluk af, hvad LMU'erne har arbejdet med de seneste 2 år:

IKH: Har særligt arbejdet med nedbringelse af psykiske belastninger, herunder ønske om at øge viden og systematik samt brug af rammen for belastningspsykologi. IKH har afviklet interne oplæg samt etableret fast supervision. IKH vurderer, at tiltaget har været virkningsfuld. IKH vil fremadrettet styre systematikken i LMU arbejdet vedr. det psykiske arbejdsmiljø ved at dagsordenssætte brug af fx IGLO-modellen, når der skal ske nye arbejdsmiljøtiltag. IKH vurderer, at 3-meter reglen efterhånden er kendt af de fleste ansatte og de ønsker at arbejde videre med reglen. IKH har reduceret antallet af deres i forvejen få ulykker.

DOK: Har arbejdet systematik med at sammenflette data med VTC, magtanvendelse og fysisk vold. DOK vil fortsat arbejde på at nedbringe mørketal, men har generelt forbedret deres registreringspraksis markant. Der er lavet nye introprogrammer, struktur omkring SIKK-træning, genindført opvarmning før fysiske aktiviteter og så er LA2 påbegyndt på foreløbigt 2 afdelinger og der er certificeret 18 medarbejdere i konceptet. DOK har markant flere ulykker end tidligere, særligt inden for fysisk vold.

SVO: Har arbejdet aktivt med implementering af LA2. SVO er lykkedes med at sænke vikarforbruget betydeligt og har ansat flyvere (intern ansættelse). Flere har indført fast supervision og der er fokus på HR-tiltag og synlig nær ledelse og aktive og synlige arbejdsmiljørepræsentanter og forflytningsvejledere med plads på dagsordener og undervisningsdage, SVO er begyndt at få ulykker for ansatte (større stigning i nyansættelser), der er i 2024 kommet fokus på ekstra introduktion af samme årsag. SVO lykkedes med en mindre reduktion af ulykkerne i 2023, men de stiger igen i 2024.

SOH: Har særligt arbejdet med at styrke forflytningsvejledernes samarbejde med AMR i forhold til ulykkesforebyggelse og undervisning fx i glidestykker. Belastningspsykologi er inkorporeret på konfliktforebyggelseskurserne og der er lavet en vidensportal på intra om emnet til AMG'erne. SOH er lykkedes med at reducere deres ulykker generelt, men særligt på ergonomiområdet i 2023 og 2024.

SAU: Har arbejdet dybdegående med reduktion af psykiske belastninger, særligt via rammen for belastningspsykologi og konkret via konceptet ’Kollegial samling’, som alle afdelinger har implementeret i hverdagen med positivt resultat. Tiltaget har også positiv effekt på VTC-registreringskulturen. SAU har iværksat SIKK med frigørelsesgreb, som også har gavnet nyansattes kompetencer på området.
SAU's ulykker begyndte at stige i 2022 og i 2023 var der markant flere fysiske voldsulykker med fravær end tidligere. Fremskrivningen for 2024 viser et markant fald i fraværsulykkerne hos SAU.

Socialstaben: Har arbejdet med stress og psykologisk tryghed samt belastningspsykologiens sekundære traumatisering. Staben har ikke haft ulykker de sidste par år.

SBU: Har arbejdet med rammen for belastningspsykologi via digitale grundkurser. Vurderinger er at modeller og tematikkerne er meningsgivende for medarbejderne. SBU har udviklet konceptet ’Simulationstræning’, med inspiration fra Psykiatriens deeskalering. Her forankres træningen og undervisningen i kroppen via virkelighedstro simulation af højintense hændelser, sådan at medarbejderne fx bliver bevidst om og lærer at kunne håndtere borgerens og eget nervesystem. Dertil undervises medarbejderne i SIKK-konceptet som er en helhedsorienteret voldsforebyggelsesindsats med før, under og efter tiltag, herunder grebstræning. SBU's ulykker har været stigende fra 2022 og frem, særligt inden for fysisk vold og ulykkerne med fravær. 2024 ser ud til også at ramme niveauet for 2023.

SUA: Har arbejdet målrettet med en styrket medarbejderintroduktion. Tiltaget med mentorordninger, onboarding strategier og lokalt ejerskab, har haft positiv effekt på særligt personaleflow. SUA har udviklet konceptet ’Flowcharts’, som på en hurtig og overskuelig måde giver medarbejderen overblik over de handlestrategier, der skal iværksættes hos særligt udadreagerende borgere. Tiltag fra belastningspsykologien via Konceptet ’TOK’ (tjek in, overlevering, koordinering), får positive tilbagemeldinger fra medarbejderne. SUA har desuden sat fokus på forflytninger og sikkerhedsrunderinger med ulykkesforebyggelse for øje. SUA's ulykker er over tid uændrede inden for ulykkerne med fravær. 2024 ser ud til at blive sammenlignelig med 2023, dog højest sandsynligt med et pænt fald i voldsulykker uden fravær.

HOL: Har igangsat arbejde med at forebygge medarbejderbelastninger med tiltag som kollegial samling, procedurer for psykisk førstehjælp og en ny stillingsfunktion som driver tiltagene. Der ses et positivt sammenfald mellem ulykker og indsatser ind til videre. HOL's ulykke steg markant i 2023. Særligt traumatiske hændelser med og uden fravær er den bagvedliggende årsag. Fremskrivningen for 2024 viser, at ulykkerne med og uden fravær vil falde lidt, men stadig være højere end 2022, hvor der stort set ikke var ulykker på HOL.

Det overordnede evalueringsresultat for 2023-2024:

Samlet set konkluderes det, at områderne har løftet opgaven med at udvælge og arbejde med indsatser, som understøtter målene i HUSET. Ergonomi og faldulykker er reduceret og er tæt på måltallet for 2024. Voldsulykkerne er steget og antallet af nyansattes ulykker er fortsat høj, hvorfor de kvantitative mål derfor er længere væk end i 2021. Stigende kompleksitet i opgaveløsningen med de visiterede borgere, mange nyansættelser samt stedvist skiftende/vakant ledelse, har ifølge de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer udfordret betingelserne for at nå målene på de mest komplekse områder vedr. psykisk arbejdsmiljø og forekomsten af fravær som følge af fysisk vold.

- På mødet den 7. oktober 2024, vil HMU modtage en status på data og det tværgående arbejdsmiljøarbejde samt modtage inspirationsoplæg til den videre drøftelse om det fremadrettede fokus.

Som udgangspunkt indstiller HMU-formandskabet, at Socialområdet fortsat tager afsæt i Arbejdsmiljø-HUSET, men at fokus på reduktion af ulykker med fysisk vold og nyansattes ulykker skal træde frem som obligatoriske hovedfokusområder for LMU'er og arbejdsmiljøgrupper med (mellem og høj) risiko for udadreagerende borgere.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche indledte med en kortfattet introduktion til arbejdsmiljødrøftelsen, hvor følgende opmærksomhedspunkter blev fremhævet:

• Der er stadig mange (alvorlige) ulykker og et højt sygefravær.
• Data viser, at der ikke er de samme arbejdsmiljøudfordringer i alle specialområder, det er således forskelligt på tværs af socialområdet.
• Arbejdsmiljøområdet er en væsentlig og vigtig opgave, der også fremadrettet skal prioriteres på alle niveauer i organisationen.

Efterfølgende præsenterede tværgående arbejdsmiljøkoordinator Lotte Koldtoft programmet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse, gav en status på ”slutevalueringen” af Socialområdets 2 årige LMU-indsatser samt gennemgik hovedpointer og tendenser for udvalgte arbejdsmiljødata. Slides fra oplægget er vedlagt.

Der blev orienteret om, at med afsæt i udviklingen i data vil det være nødvendigt for Socialområdet at have en særlig opmærksomhed og sikre handling i forhold til at:

• Forebygge fysiske voldsulykker, herunder arbejde med den faglige tilgang, risikovurderinger og reduktion af risikoadfærd
• Nedbringe nyansattes arbejdsulykker særligt med fysisk vold, herunder sikre hurtig kompetenceudvikling instruktion/oplæring og løbende tilsyn med om arbejdet udføres forsvarligt
• Nedbringe sygefraværet, da der er flere med længerevarende ulykkesrelateret sygefravær end tidligere
• Fortsætte arbejde med at forebygge konsekvenser af høje følelsesmæssige krav i arbejdet

I forbindelse med gennemgangen af data stillede HMU spørgsmål til, tidspunktet for, hvornår i ansættelsen nyansatte kommer til skade. Her blev der orienteret om, at ulykkerne for nyansatte typisk sker inden for de første seks måneder af ansættelsen. Herudover var der fra HMU et ønske om data for til- og afgange for nyansatte.

Som afslutning på oplægget blev et forslaget til HMU’s fokusområder med mål og anbefalinger for arbejdsmiljøarbejdet i perioden 2025-2026 præsenteret. HMU-formandskabet indstiller, at Socialområdet fortsat tager afsæt i Arbejdsmiljø-HUSET, men at fokus på reduktion af ulykker med fysisk vold og nyansattes ulykker skal træde frem som obligatoriske hovedfokusområder for LMU'er og arbejdsmiljøgrupper med (mellem og høj) risiko for udadreagerende borgere.

Oplæg v. Louise Barner, arbejdsmiljøkoordinator i SUA, om lyddrama

Louise Barner orienterede om projektet med lyddrama, der er et projekt på tværs af socialområdet. Der blev spillet et lyddrama om selvmord (en prototype), og selve processen i projektet blev præsenteret. Ressourcepersoner fra alle specialområdet har understøttet processen.

Pt. arbejdes der med at teste prototypen via forbedringsmodellen (PDSA) med henblik på læring og kvalitetssikring. Testningen sker i SVO. Efterfølgende skal der indspilles flere cases. Der er også et fokus på at få udarbejdet en faciliteringsguide, dvs. en plan for brug af materialet.

Der var en kort drøftelse af læringspotentialet ved brugen af lydcases, hvor der sker

læring gennem krop og aktivering af responser fra eget nervesystem.

Drøftelse nr. 1: Reduktion af fysiske voldsulykker
Der var gruppedrøftelser ved de fire borde med afsæt i nedenstående spørgsmål.

• Hvad tror vi på Socialområdet/specialområderne skal afprøve for at reducere fysiske voldsulykker?
• Hvilke initiativer eller drøftelser anbefaler vi, at Strategisk Chefforum indleder?

De vigtigste pointer fra gruppedrøftelserne ift. de to spørgsmål fremgår nedenfor.

Hvad tror vi på Socialområdet/SPO’erne skal afprøve for at reducere fysiske voldsulykker?

• LA2 – tryghedsplaner og arbejdet med et forebyggende perspektiv
• Øget dialog med kommunerne: En forståelse for vigtigheden i en ærlig og præcis beskrivelse om borgerens udfordringer
• Medarbejderfordeling: En opmærksomhed på, at det ikke altid er de nyeste medarbejdere, der håndterer nye og komplekse borgere. Dette giver de erfarne medarbejdere mulighed for at vurdere borgerne. Det er dog vigtigt, at de erfarne medarbejdere ikke altid får de mest udfordrende sager, men at personalesammensætningen giver mening.
• Trække sig fra situationen: I de situationer, hvor det er muligt, bør medarbejderen forsøge at trække sig , hvor der er risiko for eskalering. Dette kan mindske risikoen for fysisk vold. Det handler om at kunne trække sig fra magtanvendelser og undgå eskalation. Selvom man gerne vil give omsorg, er det ikke altid hensigtsmæssigt at blive i situationen.
• Øget fokus på brugen af IGLO-modellen.
• Professionalisering af Socialområdets kompetenceudvikling: Vi skal sikre, at ansatte også kommer på de forskellige introduktioner. En overvejelse kan også være en fagpilot med vægt på det kropslige element, fx lyd, drama og simulation. Fx simulationstræning i et kontrolleret miljø. Der kan også kigges nærmere på frigørelsesgreb
• Strømline indsatserne i Socialområdet: Det er vigtigt at undgå at sætte for mange ting i gang på én gang. Det er bedre at implementere én eller to ting ordentligt. Vi kan prøve at finde noget enkelt og fælles, så vi arbejder ens, og det bliver nemmere at implementere. Måske kunne vi udvikle et fagpilot- eller modul, der går på tværs af afdelinger. Vigtigt at viden forankres, og at der laves en plan herfor.
• Målgruppekendskab: Ledelsesmæssigt bør der være en strategi for, hvordan man matcher bestemte borgere med vagtplaner. Det handler om at spørge afdelingsledelsen: Hvilken borger passer ind i jeres personalegruppe?
• Omgivelserne/de fysiske rammer: Skal understøtte arbejdet med målgruppen i botilbuddet
• Et større fokus på samstemthed ift. pædagogiske tilgange og brugen heraf på tværs af personalegruppen. Det kan særligt være forvirrende for nye / unge medarbejdere, hvis der ikke er samstemthed på tværs af personalegruppen.
• Når ulykken er sket – opfølgning: Fundamentet skal være på plads – Systemerne for når der sker en ulykke skal være på plads. Kompleksiteten er høj – og læringen af ulykken er vigtig. Viden fra en analyse skal ind i teamet/gruppen den omhandler. Dette skal sikres i VTC 1-5 og særligt de dybdegående og strukturerede analyser. Sådan at viden ikke kun er ét sted, hvor den ikke gør en forskel.
• Ledelse og ledelsesunderstøttelse: Ledelsesunderstøtte af hvordan der føles op (psykisk) på skadelidte også de små VTC’er. Ledelse er vigtigt den skal være tydelig og professionel.
• Brugen af BI-rapporter: Vi skal blive bedre til at kunne trække data ud og bruge den, hvis vi vil ændre en kultur. Vi skal være tydelige i, at vi VIL og SKAL indberette VTC’er, fordi det skal bruges forebyggende både til at passe på den ansatte, men også til at lære af hændelser.
• Viden på tværs: Fokus på arbejdsmiljøkoordinatorerne skal have ens viden om, hvad og hvornår der registreres.
• Intern vidensdeling og samarbejde på tværs: Kan vi komme i praktik hos hinanden for at se og undres over hvad andre gør? Hvad kalder opgaven på frem for at se på økonomien. Kan vi se på hvad afdelinger der ikke har ulykker gør? Internt i Socialområdet?
• Ressourcepersoner/-teams: Kan man oprette ressourcepersoner/-teams i de enkelte specialområder, der kun understøtte de andre specialområder i overlappet mellem målgrupper/specialer, så medarbejderne kan blive klædt hurtigere på til at hjælpe borgerne. Det kan være i konkrete tilfælde som fx hjælp til at håndtere en selvskadende borger.
• Grundoplæringen skal være simpel: ’Træk sig, tryk alarm, positionering’– Hvad er det grundlæggende- og det skal være instinktivt. – Det kan man også tænke ind i lyd dramaet/simulation. – Gør det simpelt og kropsligt/instinktivt så det er tørtrænet. – Det har nogle styrker som E-lærning bare ikke kan måle sig med.
• Øget samarbejdet med uddannelsesinstitutionerne/studiemiljøerne: Vigtigt at de studerende samt nyuddannede medarbejdere er klædt på for at undgå et praksischok
• Øget samarbejde med psykiatrien, øvrige enheder i regionen (fx præhospitalet) samt politiet

Hvilke initiativer eller drøftelser anbefaler vi, at Strategisk Chefforum (SCF) indleder?

• Drøftelse i SCF af “fremtidens arbejdsmiljø”: Lave noget mere ens på tværs med respekt for vigtigheden af lokal forankring. Mere ensartethed og professionalisering. Også turde lave læring på tværs om det, der ikke fungerer. Bruge forbedringstankegangen.
• Stille krav om implementering af LA2: Der skal være et større fokus på implementering af LA2, end der er i dag. Der mangler i høj grad medarbejdere, der kan undervise i metoden.
• Fælles fagpilot på tværs af socialområdet – der skal suppleres af lokale opfølgningskursus. Så skal man ikke vente seks måneder på at komme på kursus. Det skal være et krav, ikke et tilbud.
• Konflikthåndteringskurser: Det kan være mere omkostningseffektivt og effektivt at samle konflikthåndteringskurser på tværs af specialområderne. På den måde slipper vi for at opfinde den dybe tallerken igen. Så kan flere hold, nok også fyldes op.
• Præge uddannelserne – brug for en fælles strategi hos Socialområdet. - Det giver også en mening ift. praksischok/Sidemandsoplæring.
• Nye medarbejdere – ikke i normeringen: Det at være studerende på måske ikke indgå fuldgyldigt del af normeringen alt for hurtigt- de skal have mulighed for at kunne trække sig. Dette kunne også være attraktivt at få en studerende ind, hvis man er ekstra, i stedet for, at man er den uerfarne kollega der tager en plads i normeringen.
• Drøftelse af en proces for, hvordan der sættes ledelse på en kulturforandringsproces – nu kurven for nyansatte og fysiske arbejdsulykker med vold jo ikke er knækket. Lægge arbejdsmiljø og reduktion af fysiske voldsulykker ind i en af temagrupperne.
• Fokus på samarbejdet med psykiatrien: Det er svært både at få borgerne indlagt, og det er en udfordring af psykiaterne ikke længere kommer ud på tilbuddene, som de gjorde tidligere.
• En model/metode for, hvordan både kolleger og ledelse understøtter medarbejdere, der vender tilbage fra voldsulykker.

Oplæg v. Jens Rasmus Pedersen, Socialstaben: Perspektiver på generationer på arbejdspladsen

Der var efterfølgende et kort oplæg om perspektiver på generationer på arbejdspladsen. Slides fra oplægget er vedlagt.

Drøftelse 2: Reduktion af nyansattes ulykker

Der var gruppedrøftelser ved de fire borde med afsæt i nedenstående spørgsmål.

• Hvad tror vi på Socialområdet/specialområderne skal afprøve for at reducere arbejdsulykker blandt nyansatte?
• Hvilke initiativer eller drøftelser anbefaler vi, at Strategisk Chefforum indleder?

De vigtigste pointer fra gruppedrøftelserne ift. de to spørgsmål fremgår nedenfor.

Hvad tror vi på Socialområdet/SPO’erne skal afprøve for at reducere nyansattes ulykker?

• Sikre at nyansatte er klædt på, jf. den kursusaktivitet, der er besluttet i Socialområdet.
• En mere målrettet introduktion for nye medarbejdere, hvor der er et større fokus på, hvad de skal vide og hvornår. Større fokus på introduktion og onboarding. Mentorforløb.
• Et potentiale i at have et fokus på det, der går forud for selve hændelsen. Vigtigt med kontinuerlig analyse, i et forebyggende arbejde, og ikke kun de dybdegående analyser.
• En nuanceret tilgang til data: Hvad er det for en type ulykker, der fylder? Hvem er det ulykkerne omhandler? Er det nyuddannede eller medarbejdere med erfaring (her tænkes ikke anciennitet på tilbuddet).
• Øget fokus på ledelse og et systematisk blik på fravær, fx at gå bag om tallene en gang om måneden
• Aktiverer uddannelsesstederne: Fortælle på uddannelserne hvad der er vigtigt i det forebyggende arbejde. Lade specialområderne og gerne hele Socialområdet komme ud på uddannelserne og fortælle om praksis – hvad er praksis og hvad er der i intro-programmer – hvordan imødekommes den iboende risiko der er i arbejdet med den specialiserede målgruppe (gøre det lækkert og ambitiøst). Sociale kompetencer og det at være en god kollega er meget vigtigt (relationarbejde kræver sociale kompetencer rettet mod kollega så vel som borgere). Uddannelserne skal også vide at påvirkninger skal registreres.
• Klæde unge på til opgaven: Der var drøftelse af om, man som socialområde skal være påpasselig med at tage helt unge ind – da de ikke har livserfaring med sig eller ligner målgruppen i forhold til alder mv (belastningspsykologiens den ømme tå pga identifikation). Måske det ikke handler om alder, men hvordan vi som organisation gør dem handlekompetente til opgaven i et skærmet miljø.
• Arbejde på alle niveauer - IGLO
• Intro og (fælles) kompetenceudvikling i forhold til sikkerhed med fokus på forebyggelse: Hvor skal kompetenceudviklingen ligge i vores intro. Kan man tage pusten ud af alle informationerne. Kræfterne skal lægges i at skabe psykologisk tryghed helt i starten. Den lokale intro er meget vigtigt. Men der er noget generelt der kan gå på tværs (standard mcd burger). Indholdet skal helt på plads, hvis man laver noget på tværs. Erfaringer fra SOH og introstillingerne viste positiv større fællesskab og fagligt udbytte, men der skal være opmærksomhed på timingen i afvikling af kurser (særligt hvis flere dage). Den lokale tilknytning skal også laves. Første dag vil være nødvendig at den foregår på afdelingen, hvor man bliver ansat (modtagelse af kollegaer og lokal ledelse). Hvis der er et grundkursus skal der lokalt bygges noget ovenpå ind i fagpiloten (vedligehold – alle ansatte evt samme spor, så vi sikre at de erfarende også gøre det man skal sikkerhedsmæssigt). En fælles intro vil kunne ses som en fælles jobbank. Intern rekruttering.
• De erfarne ansatte/modtagerkultur: Den erfarende kollega – hvordan hjælper vi de nye ind, hvordan tager vi imod. Italesætte det at være ny som OK.

Hvilke initiativer eller drøftelser anbefaler vi, at Strategisk Chefforum (SCF) indleder?

• Systematisk læring i arbejdsmiljøorganisationen med afsæt i en forbedringstankegang.
• SCF skal insistere på den lokale introduktion, og en systematik heri. Der skal gives en bunden opgave til arbejdsmiljøgrupperne: Hvor er det, vi ikke lykkedes? Og hvad skal vi arbejde med for at få det lykkedes. Der skal komme nogle konstruktive forslag ift hvordan vi kan arbejde forebyggende – hvordan systematikken kan se ud. Herefter skal der ske et tilbageløb til SCF.
• Drøftelse af, om og hvordan vi kan bruge hinandens fagpiloter (også på vikarområdet og VRM.) Det er samme budskab – hvorfor dele det op der er en grundpakke alle skal have. Hvor ligner vi hinanden? Der er grundlæggende ting der går igen. Vi skal forebygge i stedet for at håndtere (fjerne så meget risiko som muligt).
  OBS anbefalingen er at der ikke bør være økonomi imellem socialområderne på dette område.
• Arbejde med at praksis fra socialområdet og kompetenceudvikling kommer med ind et koordineret samarbejde vedr. uddannelsesstederne.
• Kvalitative målinger fremfor kvantitative. Kan man i en kortere periode (fx 3 måneder) analysere nyansattes ulykker med henblik på at se, hvad de skyldes. Her kan evt. drages erfaring fra de kvalitative scoringer af magtindberetninger.

Drøftelse: Sygefravær

Afslutningsvis på arbejdsmiljødrøftelse var der ved bordene drøftelser af, hvordan Socialområdet (lokalt) kan tale om sygefravær på en hensigtsmæssig måde.

De vigtigste pointer fra gruppedrøftelserne fremgår nedenfor:

• Kan vi finde en fælles definition for langtidsfrisk og fokusere på dem. Hvad er det at være langtidsfrisk hos os? Hvor mange dage? Enighed om hvor snittet lægges.
• Kulturspor: Hvis man er på afdeling, hvor der er er meget fravær, så smitter det af på hinanden. Man kan nemt komme til at støtte hinanden i ”åh du der lidt træt ud, tror du ikke at du skal tage hjem”? Målrette indsatsen til det miljø, hvor sygefraværet er højt.
• Trio- inddragelsen/AMG ved sygefravær – Så får de også et ansvar ind i sygefraværet.
• Fortælle og flashe hvad det betyder, når der er et højt sygefravær. – Hvordan kan man tale om det, uden at det bliver bebrejdende – Ved at gøre det til at naturligt, at tale om. Hvilke løsninger kan vi finde i fællesskab på afdelingen.
• Langtidsfriske: Tale om godt fremmøde – i stedet for at tale om sygefravær – Det er lidt mere ufarligt og mere proaktivt.
• Vigtigt fokus på, hvad det man er fraværende med - Er der tendens til at være mere syge under graviditet end tidligere – Det kan føles sådan, men er det reelt sådan?
• Hvis medarbejderen får en lille smule ansvar- så kan man præge sygefraværet – ejerskab og medinddragelse.
• ’Professionel-kærlighed’ – Hvis lederne viser interesse, omsorg, hensyn og medarbejderne får indtrykket at, at lederen synes godt om medarbejderen.
• At indsætte ekstra vagter i en periode, så medarbejdere, der fx har været udsat for en voldsulykke ikke skal bære hele opgaven / ansvaret, så snart de er tilbage. Det vil kunne skabe en tryghed for medarbejderen til de føler sig fagligt sikre igen. Alternativt kunne man i højere grad tænke i administrative opgaver for en periode.

• At ledelsen anerkender alle typer vold (om den er udført med intention eller ikke intention. Generelt skal der fra ledelsens side være hurtig kontakt og hurtig debriefing med en medarbejdere, der har været udsat for en arbejdsulykke.
• Kan man tænke større samarbejde med privat praktiserende læge. Der gives et eksempel med en leder, der deltager i 14 dages samtale med medarbejderen og dennes læge.

HMU besluttede, at:

• Kvittere for en velafviklet arbejdsmiljødrøftelse med spændende inspirationsoplæg og gode drøftelser. Der var enighed om, at det giver god værdi, at de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer fra specialområderne deltager i drøftelsen.
• tage status på arbejdsmiljødata 2022-2023 samt 1. halvår 2024 via vedlagte datapakke til efterretning
• tage LMU'ernes 'slutevaluering' på arbejdsmiljøindsatserne 2023-2024 til efterretning
• følge HMU-formandskabets indstilling om, at Socialområdet fortsat tager afsæt i Arbejdsmiljø-HUSET, men at fokus på reduktion af ulykker med fysisk vold og nyansattes ulykker skal træde frem som obligatoriske hoved-fokusområder for LMU'er og arbejdsmiljøgrupper med (mellem og høj) risiko for udadreagerende borgere.
• der på HMU-mødet i december er en kort opsamling på arbejdsmiljødrøftelsen, med et overblik over bl.a. HMU’s fokusområder med mål og anbefalinger for arbejdsmiljøarbejdet 2025-2026.
• HUSET sendes til LMU’erne, forventeligt i uge 43

• Bilag 1 datapakke HMU 2024
• Bilag 2 slutevaluering LMU-indsatser 2023-2024
• Bilag 3 Personaleredegørelse 2023
• Slides_Generation Z_HMU
• Slides_Årlige arbejdsmiljødrøftelse 2024_HMU 071024
• Arbejdsmiljø-HUSET 2025-2026 (oktober 2024)

Dagsordenen ønskes godkendt, samt referatet fra seneste møde (vedlagt). Referatet inkl. bilag ses i First Agenda.

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet fra HMU-mødet den 29. august 2024

• Referat HMU 29. august 2024

Medarbejderside orienterer om, hvad der blev drøftet på formødet.

Medarbejderside orienterede om, at de på formødet bl.a. havde drøftet følgende emner:

• Data for sygefraværet samt, hvordan der kan/bør tales om det såvel i et organisatorisk perspektiv samt i et kollegialt perspektiv
• Forberedelse til arbejdsmiljødrøftelsen.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

Det foreslås, at der i 2025 holdes møder på følgende datoer:

• 27. – 28. februar (døgnseminar)
• Marts/april: Konstituerende møde
• 11. juni
• 2. oktober: Den årlige arbejdsmiljødrøftelse
• 3. december

Der holdes formøde for medarbejderside. Lederside holder ikke formøder. Møderne afholdes som udgangspunkt i tidsrummet kl. 11.30-15.30 (inkl. frokost). Det foreslås, at møderne holdes skiftevis i de enkelte specialområder.

Afhængig af datoen for det konstituerende møde i HMU, vil der eventuelt blive afholdt endnu et HMU møde i 2025. Det nye HMU vil på det konstituerende møde beslutte en mødeplan for 2025.

Møderne er forhåndsreserveret i kalenderen for medlemmer af det nuværende HMU.

Sekretariatsfunktionen orienterede kort om, at mødeplanen for 2025 endeligt godkendes i forbindelse med at det HMU, der har virke i perioden 2025-2027 konstitueres.

HMU besluttede, at:

• Godkende mødeplanen for 2025.

Socialområdet arbejder overordnet med tre typer fra vikarer:

• Specialområdernes egne ansatte 'vikarer'
• VRM-vikarer, inklusivt de tre vikarbureauer som VRM har samarbejdsaftaler med
• Eksterne vikarer - Dette er vikarer fra alle øvrige bureauer. Disse vikarer er rekvireret uden for udbud.

Pr. 1. oktober 2023 besluttede Region Midtjylland, at alle vikarbestillinger skulle rekvireres igennem VRM, og at al rekvirering af eksterne vikarer skulle ophøre.

Socialledelsen og HMU har siden opfordret LMU-formandskaberne til at arbejde videre med en reduktion af eksternt vikarforbrug i specialområderne.

LMU-formandskaberne har forud for HMU, tilbagemeldt en status for reduktiuonen af det eksterne Vikarforbrug.

Denne indstilling giver en status på forbruget af VRM-vikarer, forbruget af eksterne vikarer, VRMs dækningsgrad af bestilte vagter, samt en status på LMU'ernes arbejde med at reducere det eksterne vikarforbrug:

1) Vikarforbrug

Opgørelser på Socialområdet viser, at forbruget alle vikarer er faldet ca. 20% siden 2022. I perioden januar til om med august 2022, var det samlede vikarforbrug 31,9 mio. Kr. - I samme periode 2024 var forbruget 25,3 mio. Kr.

Ser man nærmere på forbruget, viser BI-rapporten, at forbruget af VRM-vikarer vokser, mens forbruget af eksterne vikarer (Uden for udbud) falder:

VRM-vikarforbrug:

Forbruget af VRM-vikarer er vokset 73% siden 2022.

I perioden januar til om med august 2022, var forbruget af VRM-vikarer 10,4 mio. Kr. - I samme periode 2024 var forbruget 18 mio. Kr.

Eksternt vikarforbrug:

Forbruget af eksterne vikarer er faldet 66% siden 2022.

I perioden januar til om med august 2022, var forbruget af eksterne vikarer 21,5 mio. Kr. I samme periode 2024 var forbruget 7,3 mio. Kr.

VRMs dækningsgrad:

I 2024, fra januar til og med juli, har VRM formået at dække 85% af de vagter, som Socialområdets tilbud har bestilt vikarer til. Der hvor VRM dækker færrest af de bestilte vikarvagter, dækker de stadig 80%.

- Se i bilag 1, for at få et detaljeret overblik over vikarforbrug og dækningsgrad på LMU-niveau)

2) Tilbagemeldinger fra LMU-formandskaber angående reduktion af eksternt vikarforbrug.

Specialområderne har alle siden oktober 2023 haft fokus på reduktion af det eksterne vikarforbrug, og det går generelt i den ønskede retning. Nogle specialområder arbejder med en opnomering af det fastepersonale, etablering af egne ressourceteams, egne vikarkorps eller faste medarbejdere med flyvervagter, der kan dække ind på tværs af tilbud. Der er også at meldt tydelige rammer/ønsker ud til tilbudene om at reducere det eksterne forbrug, fulgt op med en løbende monitorering af vikarforbruget.

De udfordringer som specialområdetne oplever er blandt andet generelle rekrutteringsudfordringer, hvor det er svært at opnomere. Der er også fortsat behov for at dække de vagter som VRM ikke formår at dække, særligt ved udfordrede vagtlæg/perioder. I perioder med højt personaleflow er det af og til nødvendigt at rekrivere vikarer med kort varsel.

- Se konkrete tilbagemeldinger i bilag 2

Socialdirektør Ann-Britt Wetche gav en status på Socialområdets arbejde med at reducere det eksterne vikarforbrug. Vedlagte slides blev kort gennemgået. Som data viser, er det lykkedes at knække kurven.

I Socialområdet bruges der stadig mange penge på vikarer, men forbruget er langt mindre end tilbage i 2020.

VRM dækker 85 % af de vagter, der bestilles vikarer til. VRM har tre eksterne samarbejdsparter.

Som afslutning på punktet havde HMU en kort drøftelse af de indsatser og strategier i specialområderne, der har haft indvirkning på, at der er sket en reduktion i det eksterne vikarforbrug. Der var enighed om, at det som sidegevinst også er positivt for borgerne, da ’kendte’ medarbejdere har større kendskab til området, ligesom borgerne ikke skal møde/forholde sig til mange nye ansigter.

Områdechef i SUA, Hilde T. Holst, orienterede om, at deres data viser, at et lavere vikarforbrug ikke har medført overoverarbejde, hvilket der blev spurgt ind fra HMU medarbejderside.

HMU besluttede, at:

• Tage orienteringen om Socialområdets vikarforbrug, hos VRM og eksternt til efterretning
• Tage orienteringen om VRMs vikardækningsgrad til efterretning
• Tage orienteringen om LMU'ernes arbejde med at reducere der eksterne vikarforbrug til efterretning

• Bilag 1 - Vikarforbrug 2022-2024 (4)
• Bilag 2 - Tilbagemeldinger om reduktion af eksternt vikarforbrug
• Slides_Status på Vikarforbrug_HMU 071024

Region Midtjylland implementerer PDC Plan og status for etableringsprojektet for arbejdsplanlægningssystemet PDC Plan er rigtig positiv.

Den overordnede prioritering ”Sikker drift” er lykkedes samtidigt med, at der er udviklet et væsentligt antal udvidelser til systemet. En del af disse udvidelser imødekommer efterspørgsel og behov på Socialområdet.

PDC Plans nye funktionaliteter som: Udbud af ledige vagter, MinPlan med egen og kollegers arbejdsplan, saldi, beskeder, bytte af vagter, ønsker/præferencer og medarbejderregistrering af afvigelser til arbejdsplan, er meget efterspurgte af planlæggere, ledere og medarbejdere. De nye muligheder er afsættet for, at vi systematisk overholder alle regler og aftaler omkring arbejdstid samtidigt med, at vi arbejder aktivt med fleksibel planlægning.

På Socialområdet er der truffet vigtige beslutninger, for eksempel at alle afdelinger tilbyder appen Min Plan og senest at alle afdelinger i 2024 arbejder systematisk med regeltjek.

Fleksibilitet i planlægning er grundlaget for, at vi både opretholder en høj kvalitet i kerneopgaven og tilbyder attraktive ansættelse til medarbejdere, der arbejder i vagt.

Hvordan specialområderne planlægger med fleksibel vagtplanlægning besluttes lokalt, inden for de gældende arbejdstidsaftaler. Fleksibel vagtplanlægning kan således gøres på forskellige måder – alt efter hvad specialområdet mener er bedst for dem og medarbejderne.

HMU og socialledelsen har opfordret til, at LMU'erne i specialområderne arbejder videre med, hvordan de kan udbrede fleksibel arbejdstidsplanlægning lokalt. På den baggrund modtog LMU-formandskaberne en mail den 14/2-2024 med en opfordring fra socialledelsen og HMU omkring at arbejde med at udbrede fleksibel arbejdstidsplanlægning første halvår af 2024.

Som opfølgning modtog LMU-formandskaberne en mail d. 16/8-2024, da der ønskes et tilbageløb fra LMU'erne til HMU. Det er med baggrund i deling af gode erfaringer, inputs og eventuelle barriere fra LMU’erne til HMU omkring det foreløbige arbejde. Ligeledes er det med afsæt i, at styrke udbredelsen af fleksibel vagtplanlægning i specialområderne, da det bidrager til at imødekomme medarbejdernes ønske om fleksible arbejdsplaner samt at skabe en oplevelsen af en attraktiv arbejdspladser, hvor privatliv og livsfaser forsøges imødekommet.

Status på tilbagemeldingerne fra LMU til HMU omkring at udbrede fleksibel arbejdstidsplanlægning kan ses i bilag 1.

På mødet gives en kort orientering omkring status på arbejdet med fleksibel planlægning.

Under punktet deltager Henriette Spanggaard Petersen (kontorchef i Koncern HR) og Helle Wirenfeldt (Løn- og personalekonsulent i Koncern HR)

Kontorchef i Koncern HR Henriette Spanggaard Petersen og løn- og personalekonsulent Helle Wirenfeldt, også Koncern HR, gav en status på arbejdet med fleksibel arbejdstidsplanlægning.

Der blev blandt andet orienteret om, at den nuværende version af PDC Plan, er version 13. For to år siden var vi på version 7, så der er stort fokus på området. Nøgleord i arbejdet med arbejdsplanlægning er: Kerneopgaven, digitalisering samt fleksibel arbejdstidsplanlægning af arbejde og vagter.

Der er kommet en helt ny vagtplan. Alle specialområder anvender nu og implementerer de forskellige funktioner, som PDC Plan tilbyder. Alle specialområder har en kontaktperson, der har været med i det forberedende arbejde.

Hvordan specialområderne planlægger med fleksibel vagtplanlægning besluttes lokalt, inden for de gældende arbejdstidsaftaler. Fleksibel vagtplanlægning kan således gøres på forskellige måder – alt efter hvad specialområdet mener er bedst for dem og medarbejderne.

Fokusområder pt.:

• Ønsker direkte ind i vagtplanen
• Tidsregistrering i app’en, herunder valg af, om det fx ønskes til udbetaling
• Byt af vagter (sidst oktober). Vagtplanlæggerne skal dog stadig godkende anmodningen
• Udbud af vagter – sendes via appen. Det fungerer rigtig godt, og sparrer vagtplanlæggerne for en del arbejde. Bidrager også til større gennemsigtighed.

Der var i HMU enighed om, at arbejdet med PDC Plan bidrager til en mere bæredygtig organisering, da alle kommer til at gøre det ens.

Afslutningsvist fremkom HMU med følgende ønsker og kommentarer ift. det fremtidige arbejde med fleksibel arbejdstidsplanlægning:

• Ønske om, at der kan vælges hvilke notifikationer, men særligt ønsker at modtage. Det er enten eller i dag.
• Ønske om, at der kan logges ind med fingeraftryk/biometrisk login. Koncern HR – det kommer lige om lidt.
• Enig om vigtigheden i, at der lokalt er en dialog ift. selve kulturarbejdet med at bruge appen, dvs. vigtigt med lokale dialoger om, hvordan appen anvendes i det daglige, herunder hvad appen kan og hvad den ikke kan bidrage med ift. fleksibel arbejdstidsplanlægning – de forskellige hensyn
• Kvittering for, at PDC Plan kan anvendes på flere divices, dvs. muligheden for frit at vælge om appen tilgås via arbejde eller privat.
• Opfordring fra HMU om, at appens funktionaliteter – tips og tricks – italesættes på de netværksmøder Koncern HR har med specialområdernes vagtplanlæggere.

HMU besluttede, at:

• Tage status på arbejdet med fleksibel arbejdstidsplanlægning til efterretning
• Kvittere for dialogen

• Bilag 1 status på fleksibel arbejdstidsplanlægning

Socialområdets økonomiprognose for 2024 viser aktuelt et forventet resultat på 27 mio. kr.

Specialområderne har generelt balance i økonomien. Specialområde Hjerneskade er udfordret af økonomiske udfordringer på Høskoven og Neurorehabilitering Midt.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche gav en kortfattet status på socialområdets økonomi, herunder uddybede hvorfor der aktuelt forventes et resultat på 27 mio. kr.

HMU besluttede, at:

• tage status på socialområdets økonomi til orientering

René Lodal orienterer fra det ordinære RMU-møde samt RMU-seminaret, der blev afholdt i september.

Desuden orienteres der om en forespørgsel til RMU om privat brug for regionens elladestandere. Vedlagt er regionsrådsbeslutningen herom.

Desuden vil Ann-Britt Wetche give en status vedrørende sundhedsstrukturreformen, herunder om regeringens udspil.

Orienteringer fra RMU

1. næstformand i HMU René Lodal orienterede fra det seneste ordinære RMU-møde samt RMU-seminaret. RMU drøftede MidtNyt og forventningerne til medarbejderrettet kommunikation. MidtNyt er et tilbud, ikke pligtlæsning. RMU fik også en præsentation af den nye presse- og kommunikationsstrategi. På RMU-seminaret blev arbejdsmiljøredegørelsen og fokusområder vedrørende arbejdsmiljø i 2025 drøftet.

Desuden var der en kort orientering om den politiske beslutning om privat brug for regionens elladestandere.

Status vedrørende sundhedsstrukturreformen

Socialdirektør Ann-Britt Wetche gav en status på seneste nyt ift. Sundhedsstrukturkommissionen. Pt. forhandles udspillet på plads, og det forlyder, at der inden for de kommende uger kommer et endeligt politisk udspil. Der forventes ikke mange forandringer på sundhedsområdet, ligesom det forventes, at det regionale socialområde består i regionerne. Der kommer en specialeplan, allerede til februar 2025.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

• Regionsrådsbeslutning om regionens elladestandere

Socialområdet har indgået kontrakt med EG Digital Welfare om implementeringen af det socialfaglige it-system Sensum One.

Kontrakten blev underskrevet 4. september af socialdirektør Ann-Britt Wetche og direktør Steffen Rugtved fra EG Digital Welfare. Underskrifterne markerer en vigtig milepæl i projektet, og arbejdet med at skabe en fælles digital platform til gavn for borgere og medarbejdere.

One erstatter Bosted

Sensum One erstatter Sensum Bosted, der i dag bruges på syv ud af otte specialområder. Det nye system skal styrke dokumentation, samarbejde og videndeling på tværs af Socialområdet.

Med Sensum One får vi et system som understøtter, at medarbejderen støttes i det daglige arbejde med borgeren, herunder planlægning af indsatsen og overblik over borgerens indsats.

Sensum One understøtter inddragelse af borgere og pårørende. Samtidig bliver det muligt at trække data på tværs af specialområderne.

Frem mod implementering

Selvom kontrakten er underskrevet, er der stadig en 45 dages klagefrist for de øvrige leverandører. I mellemtiden fortsætter samarbejdet med EG Digital Welfare, og de første workshops er allerede gennemført, hvor udvalgte krav gennemgås for at sikre enighed om den nyudvikling, som EG Digital Welfare skal levere inden den nye løsning skal tages i brug på Socialområdet.

Efter kontraktindgåelsen er projektledelsen overgået fra Region Midtjyllands it-afdeling til Social IT, der skal sikre en smidig overgang til systemet.

Forvaltningsorganisering

Der arbejdes fortsat med organiseringen af en samlet og styrket forvaltning for det nye socialfaglige it-system. På nuværende tidspunkt arbejdes der på at få ansat en ny Produktforvalter, som bliver en del af det centrale team, der skal sikre en professionel support til medarbejderne samt et professionelt leverandørsamarbejde, når det nye socialfaglige it-system tages i brug. Teamet får en vigtig opgave med at understøtte Socialområdets vision om at implementere én fælles it-løsning på Socialområdet.

Mod en fælles dokumentationspraksis

Et af målene med Sensum One er at skabe en mere ensartet dokumentationspraksis på tværs af Socialområdet. Systemet vil følge nationale standarder som Voksenudredningsmetoden (VUM 2.0), Integrated Children's System (ICS), Fælles Sprog III (FS III) og Fælles Faglige Begreber (FFB). Det skal sikre et fælles udgangspunkt for det socialfaglige arbejde på Socialområdet.

Implementeringen af Sensum One er en central del af Socialområdets udviklingsplan, der fokuserer på at skabe et stærkere og mere sammenhængende socialområde. Ved at standardisere arbejdsmetoder og terminologi på tværs af regionen håber man at kunne optimere og forbedre indsatsen for borgerne.

Udrulning i 2025

Der er fokus på at Socialområdet opretholder en sikker drift under udrulningen af Sensum One. Sensum One forventes at blive udrullet i andet halvår 2025. EG Digital Welfare vil bidrage med erfaringer fra tidligere implementeringer for at sikre en smidig overgang.

HMU besluttede, at:

• tage de skriftlige orienteringer om status på udbudsprojektet vedr. nyt socialfagligt it-system til efterretning.

Jf. beslutning fra seneste møde i HMU indspilles der ikke en video. Dog ønskes der en drøftelse af, hvad der kan kommunikeres fra mødet - fx til LMU'erne.

HMU besluttede, at:

• der publiceres en nyhed på Social intra om HMU’s drøftelser ift. arbejdsmiljødrøftelsen/HUSET.

Der ønskes en gensidig orientering samt en drøftelse af forslag til emner/punkter til HMU-mødet i december.

Der blev givet følgende orienteringer:

• FirstAgenda: Socialområdet i Region Midtjylland får sin egen organisation i FirstAgenda, forventeligt inden årsskiftet, hvilket bl.a. indebærer at personlige noter ikke automatisk overflyttes. Der udsendes en vejledning til HMU om, hvordan noter og kommentarer kan downloades.
• Valg til MED- og Arbejdsmiljøorganisationen, herunder datoerne for hvornår valgene til arbejdsmiljøorganisationen, LMU og HMU skal være afsluttet. Der blev givet en opfordring til, at italesætte lokalt for de arbejdsmiljørepræsentanter, der vælges ind i LMU’erne, at de er valgbare til HMU.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning
• at der på HMU-mødet i december er 1) en opsamling på arbejdsmiljødrøftelsen og 2) et punkt om meritforløb og studerende.

HMU besluttede, at:

• Evaluere mødet. Der var enighed om, at det var en velafviklet proces i forbindelse med arbejdsmiljødrøftelsen, hvor det giver god værdi, at de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer i specialområderne deltager.
• Kvittere for gruppearbejdet, som vurderes hensigtsmæssigt i stedet for plenumdrøftelser