Dagsordener og referater fra HMU på Socialområdet

HMU formandskabet v. socialdirektør Ann-Britt Wetche byder velkommen og gennemgår kort dagens HMU-program.

Afbud

Tine Beck Jesen

HMU formandskabet v. socialdirektør Ann-Britt Wetche bød kort velkommen og præsenterede dagens program.

Afbud

Der var afbud fra:

• Ann Frederiksen
• Lars Bordring-Machon
• Dennis Møller Kirkegaard
• Tine Beck Jensen
• Anne Bønding Kvistgaard
• Janni Conley Marotzke
• Lotte Koldtoft

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet af HMU-mødet 26. oktober
• Holmstrupgårds repræsentanter i HMU, Kristine Frøsig og Rasmus Ladefoged Dinnesen, fortæller om drøftelserne fra HMU

HMU har tidligere besluttet, at møderne i HMU holdes i de enkelte specialområder. Ved mødets begyndelse har pågældende specialområde mulighed for at præsentere og videndele om fx:

• Målgrupper, organisering, og udvalgte rå-data (fx antal ansatte og faggrupper)
• Hvor lykkes vi?
• Hvad optager os?
• Hvad udfordrer os?

Rasmus Ladefoged Dinnesen og Kristine Frøsig er Holmstrupgårds repræsentanter i HMU.

Områdechef Rasmus Ladefoged Dinnesen og HMU-medlem, AMR Kristine Frøsig gav en præsentation af Specialområde Holmstrupgård. Der blev blandt andet orienteret om:

• Organisering, beliggenhed, målgrupper og medarbejdergrupper
• Samarbejdet med kommuner, somatik og psykiatrien, vagtlæge og politi
• Holmstrupgårds kultur og traditioner - stort fokus på fejringer, ligesom der er mange traditioner (Holmstrupgård løbet, sommerafslutning med fodboldturnering, Holmstrupgård festival, fælles juleafslutning, koloni).
• En række fokusområder/prioriterede opgaver blev præsenteret
• Udfordringer: Fokus på sammenhængskraften i organisationen samt arbejdet med udvikling og afvikling på samme tid.

Slides fra oplægget er vedlagt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for et interessant oplæg
• tage oplægget fra Holmstrupgård til orientering

• HMU præsentation Holmstrupgård

I efteråret 2021 udarbejde socialstaben et driverdiagram og et dertilhørende idékatalog på baggrund af en proces i HMU under overskriften strategisk rekruttering, onboarding og fastholdelse på socialområdet. Driverdiagrammet (bilag 1) er et dynamisk værktøj, der løbende er blevet opdateret. Heraf fremgår status på nuværende indsatser samt indsatser, der planlægges igangsat i 2023.

Idékataloget (bilag 2) er vedhæftet for at uddybe indsatserne i driverdiagrammet.

HMU orienteres om status på indeværende års indsatser og bedes herefter drøfte og prioritere det kommende år indsatser.

Status på større indsatser 2022

Employer Branding – den gode fortælling

For at styrke employer branding på Socialområdet er der blevet nedsat et kommunikationsnetværk på tværs af specialområdernes kommunikationsansatte. Netværket skal sikre en tættere koordinering af kommunikationsindsatsen, så alle specialområder bidrager ind i en tydeligere grundfortælling om Socialområdet i Region Midtjylland. Som et konkret tiltag for at indfri målsætningen, har kommunikationsnetværket taget initiativ til at udforme et forslag til en fælles employer branding strategi for Socialområdet, der tager afsæt i Socialområdets nye vision: "Vi understøtter borgeren i at udleve ønsker, håb og drømme". Forslaget til den fælles strategi for employer branding vil blive fremlagt for Strategisk Chefforum, når der foreligger et udkast.

Socialområdets indsats på de sociale medier tager afsæt i kommunikationsstrategiens to spor "attraktiv arbejdsplads" og "attraktiv samarbejdspartner", der er målrettet mod specifikke målgrupper på hhv. Instagram og LinkedIn. Af konkrete initiativer kan der nævnes en Instagram-takeover, hvor specialområdernes medarbejdere på skift giver et indblik i dagligdagens opgaver som pædagog, sygeplejerske m.m. Indsatsen er målrettet unge og potentielt kommende medarbejdere.

Gode og meningsfulde praktikforløb som strategisk rekrutteringsindsats

For at styrke og professionalisere Socialområdets praktikforløb, har Socialområdets praktiknetværk udarbejdet en fælles ramme for det gode praktikforløb samt en fælles funktionsbeskrivelse for pædagogvejledere. Den fælles ramme skal sikre kvalitet og systematik i praktikforløbene, og et større fokus på vejlederrollen skal understøtte faglige og bæredygtige læringsmiljøer. Det er således vores mål, at alle elever og studerende, som vælger et praktikforløb hos os, får et positivt læringsudbytte og en meningsfuld praktik. I forlængelse heraf håber vi, at elever og studerende i deres møde med Socialområdet i Region Midtjylland oplever en attraktiv arbejdsplads, som de har lyst til at blive en del af efter endt uddannelse.

Introstillinger skal sikre trygge onboardingsforløb

I marts 2022 igangsatte Specialområde Hjerneskade i samarbejde med Socialområdets Stab et pilotprojekt på 16 ugers introduktionsforløb for 12 nye medarbejdere. Formålet med introduktionsforløbet var, at de nye medarbejdere gennem en række sociale og faglige tiltag ville opleve, at der var tid til at være ny, tid til faglig refleksion og sparring samt tid til at omsætte læring til praksis. Erfaringen fra det gennemførte introduktionsforløb er, at ansøgerantallet er markant højere til disse stillinger - og særligt finder nyuddannede eller medarbejdere, som ønsker brancheskifte, dette forløb meget attraktiv. Specialområde Hjerneskade har fastholdt otte dygtige medarbejdere, og de har startet et nyt introstillingsforløb op med start den 1. oktober.

Endvidere udbredes erfaringerne til andre specialområder, hvortil flere starter forløb op i løbet af efteråret 2022 og først på året 2023.

Seniorordning som fastholdelsesindsats i forhold til erfarende medarbejdere

I foråret 2022 blev der af Socialområdets Stab gennemført en senioranalyse, som afdækkede, hvilke faktorer, der har indflydelse på at motivere og give seniorer i Specialområde Socialpsykiatri Voksne lyst til at blive længere tid på arbejdsmarkedet. På baggrund af konklusionerne i analysen, igangsættes et pilotprojekt i Specialområde Socialpsykiatri Voksne med det formål at udvikle og igangsætte initiativer, som kan styrke fastholdelsen af seniorer på specialområdet. Initiativerne vil efter pilotprojektets afslutning blive bredt ud til hele Socialområdet. Initiativerne indbefatter:

• Udbrede kendskabet til livsfasepolitikken i Specialområde Socialpsykiatri Voksnes LMU
• Infoaftener om seniorordninger for ledere og medarbejdere på +57 år
• Værktøjskasse for ledere
• Systematik i seniorsamtaler

Indsatser for 2023

Indsatserne, der igangsættes i 2023, fremgår af driverdiagrammet. Vi har haft gang i en masse initiativer i 2022 og derfor bedes HMU om at stoppe op og reflektere over hvor vi er nu, og hvad det kalder på.

HMU bedes drøfte:

• er der nye ideer, der skal tilføjes til driverdiagrammet?
• er der indsatser, der skal udgå?
• hvilke 3 indsatser skal prioriteres i 2023?

De indledende drøftelser foregår i grupper, hvorefter der drøftes videre og samles op i plenum.

Status for igangværende initiativer

Vicedirektør Carsten Wulff Hansen orienterede indledningsvist formålet med punktet, hvor der blandt andet blev kvitteret for HMUs bidrag til den nuværende strategi for rekruttering, fastholdelse og onboarding. Herefter gav Josefine Björg Kristinsdóttir, udviklingskonsulent i Socialstaben, en status på de nuværende strategiske rekrutteringsindsatser:

• Employer branding og den gode historie
• Professionalisering af de pædagogiske praktikforløb
• Introstillinger
• Pilotprojekt med seniorordninger

Slides fra præsentationen er vedlagt.

Drøftelse og prioritering af indsatser i 2023

Med afsæt i efterfølgende gruppearbejde blev en række konkrete forslag til initiativer for 2023 drøftet. I plenum blev indsatserne prioriterede og HMU anbefaler, at der i 2023 særligt arbejdes med følgende initiativer som led i strategien for rekruttering, fastholdelse og onboarding:

• Præcisering af/tydelighed i stillingsopslag
• Vilkår for vikarer, herunder løn og kompetenceudvikling
• Intern jobskifte (jobbank på tværs af socialområdet)
• Work-life balance
• Karriereveje i regionens socialområde
• Fortsat fokus på fleksible seniorordninger
• Fortsat fokus på at øge synligheden af og kendskabet til socialområdet (både uddannelsesmesser, deltage i undervisning på fx VIA og i stillingsopslag)

Der var fra HMUs side et stort ønske om, at temaet om rekruttering og fastholdelse også er en del af årsplanen for 2023.

HMU besluttede, at:

• kvittere for præsentationen og tage status til efterretning
• driverdiagrammet med nye indsatser præsenteres på HMU den 22. februar 2023

• Bilag 1 Driverdiagram over indsatser 2022-2023
• Bilag 2 Idékatalog - rekr., onboarding og fastholdelse 22/23
• Slides HMU temadrøftelse_rekrut og fastholdelse_141222

Formandskabet i HMU anbefaler, at det nuværende Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed, der i dag er et permanent underudvalg under HMU, nedlægges. Dette er med baggrund i et ønske om at øge fokus på at integrere faglighed, sikkerhed og tryghed i arbejdsmiljøarbejdet, og dermed styrke arbejdsmiljø- samt sikkerhedsarbejdet i socialområdet.

HMUs formandskab har drøftet vedlagte model, der giver et bud på, hvordan det sikres, at sikkerheds- og arbejdsmiljøemnerne i stedet kan prioriteres direkte ind i ordinær HMU-regi.
Når arbejdsmiljøarbejdet bliver en direkte del af HMU, vil det understøtte den enstrengede MED- og arbejdsmiljøaftale der er i Region Midtjylland.

Såfremt indstillingen fra formandskabet tiltrædes, vil det indebære en ny mødestruktur i HMU, der vil træde i kraft efter valget/udpegning til HMU i 1. kvartal i 2023:

Formandskabsmøder

Møderne udvides med 30 minutter, hvor en datapakke præsenteres og drøftes. Der tages beslutning om, hvilke mønstre og tendenser, der vil være af relevans at drøfte i HMU-regi.

Formøder for medarbejderside

Såfremt der viser sig et behov for det, kan formøderne udvides med 30 minutter. Dette med henblik på at sikre nødvendig tid til forberedelse.

HMU-møderne

Alle ordinære HMU-møder

Jf. vedlagte forslag afsættes 30 minutter på alle møder i HMU. Konkret indebærer forslaget, at møderne som udgangspunkt udvides, således de ordinære møder vil afholdes i tidsrummet kl. 12.00-15.30.

Formålet med punktet vil være at give et overblik og samt drøfte aktuelle arbejdsmiljø- og sikkerhedsemner. Data vedlægges, og nedslagspunkter i materialet tydeliggøres i sagsfremstillingen. Som udgangspunkt vil data ikke blive præsenteret på selve mødet.

Punktet vil være første punkt på dagsordenen, når formalia (velkomst, godkendelse af dagsorden og referat) er gennemgået.

Udvidet drøftelser af arbejdsmiljø- og sikkerhedsemner med afsæt i data

Herudover vil datapakken på et møde i henholdsvis foråret og i efteråret blive behandlet mere detaljeret:

• Foråret: Datapakken kendt fra Underudvalgsregi fremlægges og kort plenumdrøftelse af tendenser. Der afsættes 45 minutter til punktet.
• Efteråret: Den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse. Der afsættes 2,5 time til punktet. Pågældende møde i HMU vil afholdes i tidsrummet kl. 12.00-16.00.

Evaluering

Der køres med ovenstående model i HMU indtil sommerferien 2023, hvorefter modellen evalueres.

HMU drøftede i plenum forslaget om hvordan og i hvilket omfang sikkerheds- og arbejdsmiljøemner kan inkorporeres i ordinær HMU-regi. Der var følgende konkrete bemærkninger til forslaget:

• det er vigtigt med en fælles aftale om, at punktet behandles som første punkt på dagsordenen, blandt andet for at signalere vigtigheden af drøftelserne samt for at sikre, at der er den nødvendige tid til at behandle emnerne
• at der, hvor det giver mening, skal afsættes tid til gruppedrøftelser af fx data
• at modellen som minimum skal afprøves ifm. to HMU-møder inden en evaluering af konceptet

HMU besluttede, at:

• godkende indstillingen fra HMU formandskabet om at inkorporere arbejdsmiljøemner i ordinær HMU-regi, herunder tiltræder den foreslåede struktur.
• der først foretages en evaluering, når modellen har været afprøvet på mindst to HMU-møder

• Model for arbejdsmiljøemner i ordinær HMU-regi

Der gives en mundtlig orientering fra drøftelserne i HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed, der senest holdt møde den 30. november.

Evaluering af HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed

Underudvalgets sammensætning, mødestruktur og opgaver skal evalueres minimum en gang årligt i HMU, jf. vedlagte kommissorium. Pt. udgøres Underudvalget af HMU formandskabet samt den tværgående arbejdsmiljøkoordinator i Socialområdet.

I forbindelse med det foregående punkt havde HMU en drøftelse af en model for, hvordan sikkerheds- og arbejdsmiljøemnerne kan prioriteres direkte ind i ordinær HMU-regi med start i det nye HMU efter valget i 1. kvartal i 2023. Beslutningerne herfra skal tænkes ind i forhold til evalueringen af underudvalgets fremtidige virke.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche gav en tilbagemelding fra seneste møde i HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed. Der blev blandt andet orienteret om:

• Udvalgets drøftelser af udvalgte data, herunder VTC'er, ulykker, reaktioner fra Arbejdstilsynet, dybdegående analyser og sygefravær. Det samlede referat fra Underudvalgets møde kan læses på SocialIntra.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning
• evalueringen af Underudvalgets sammensætning, mødestruktur og opgaver blev behandlet under forrige punkt

• Kommissoirum_HMU Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed

Økonomiprognosen for 2022 pr. oktober (med disponeringer foretaget i november) viser et forventet resultat på socialområdet i 2022 på -7,2 mio. kr.

Inklusiv sikret pulje er det forventede resultat -5,2 mio. kr.

Fordelt på hovedområder viser prognosen:

(foregående måneds tal er nævnt i parenteser)

• Specialområder -14,6 mio. kr. (-16,3 mio. kr.)
• Fællespuljen 4,1 mio. kr. (3,8 mio. kr.)
• Øvrige enheder og kalkulatoriske omkostninger 3,3 mio. kr. (2,9 mio. kr.)

Socialdirektør Ann-Britt Wetche orienterede om, at arbejdet med økonomi har fyldt meget i 2022, på flere forskellige niveauer i organisationen.

Den seneste økonomiprognose indikerer, at socialområdets økonomi i 2022 forhåbentligt vil balancere, hvilket skyldes et vedholdende stort arbejde med at sikre økonomisk balance. Balancen er positivt, eftersom der i lang tid har været udsigt til et forventet underskud. Forhåbentligt kommer der ikke noget underskud med over i 2023. Regnskabet kommer endeligt i februar 2023.

Der blev desuden orienteret om, at Socialområdet har været ekstraordinært hårdt ramt ift. energiudgifter, hvor der har været merudgifter på 8 mio. kr.

HMU besluttede, at:

• tage økonomiprognosen for 2022 til orientering

Der henvises til lukket dagsorden.

Se lukket referat.

I dag anvendes papirskemaer til dokumentation af medarbejderens sundhedsfaglige kompetencer. Jf. beslutning truffet på områdechefmøde i juni 2022 overgås der til digitale kompetenceskemaer på hele socialområdet. Det er derfor nødvendigt at medarbejderen kan underskrive aftalen digitalt. Til dette anvendes i RegionMidt en Nem-ID medarbejdersignatur for at beskytte medarbejderens personlige oplysninger.

Til oprettelse af medarbejdersignaturen skal medarbejderen verificere sin identitet ved hjælp af sin private Nem-ID (svarende til at vise sit pas eller kørekort som dokumentation). Nem-ID medarbejdersignatur er en løsning til alle virksomheder, foreninger og lignende i Danmark med et CVR-nummer. NemID medarbejdersignatur bruges af ejere, ledere, bestyrelse og ansatte i virksomheder, når de skal legitimere sig på virksomhedens vegne.

Nem-ID medarbejdersignatur har været anvendt i RegionMidt som en del af den digitale strategi siden 2005.

Der er ikke tale om anvendelse af medarbejderens private Nem-ID, men en i stedet en Nem-ID medarbejdersignatur. Medarbejderen kan efter verificering og oprettelse underskrive dokumenter digitalt med regions-ID og sædvanlig kode.

Nem-ID medarbejdersignatur anvendes bredt på socialområdet allerede og bruges ved adgang til FMK, DPSD, Arbejdsmiljøsystem m.m. I 2023 forventes det taget i brug til dokumentation af medarbejderens sundhedsfaglige kompetencer.

Der var ingen bemærkninger til den skriftlige orientering om anvendelsen af digital medarbejder signatur til underskift af medarbejderens sundhedsfaglige kompetenceskema .

HMU besluttede, at:

• kvittere for orienteringen
• tage orienteringen til efterretning.

På arbejdsmiljøkonferencen den 13. oktober 2022 annoncerede Pernille Blach Hansen, at Region Midt fra 2023, skal have en kampagneuge hvert år i uge 3.

Temaet er 3-meter reglen, som går ud på at styrke sikkerhedskulturen og mindske risikoadfærd i hverdagssituationer ved, at du er "direktør" for dine egne nærmeste 3 meter

Når du bruger 3-meter reglen:
- Tager medansvar for det du opdager i dine omgivelser
- Handler på de risici, farer eller uhensigtsmæssigheder du ser på din vej

- Gør opmærksom på det du ikke selv kan løse straks

I 2023 er kampagnen "lokal og light", hvor hvert HMU-enhed selv gør det koordinatoren finder nuligt og passende.

I 2024 udarbejdes der fælles materiale for alle regionens enheder.

Socialområdets kampagne 2023 er som følger:

• Nyhed på Social-Intra om temaet i uge 3 2023 (Slut december/start januar)
• Intra-side med viden og gode råd om 3-meter reglen under: "fællesinformationer"; "arbejdsmiljø og sikkerhed"
• Hæftefolder til personale-rum mv. med information om 3-meter reglen, Socialområdets ulykkesstatistikker, gode råd og mulighed for at finde mere info med QR kode direkte til intrasiden
  om 3-meter reglen

• De lokale arbejdsmiljøkoordinatorer laver i øvrigt forskellige lokale tiltag, der hvor det er muligt. Der er til det formål udarbejdet et rejse-kit til videndeling om reglen på AMO, AMG og LMU-møder mv. (bilag vedlagt)

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.

• 3-meter reglen powerpoint specialområderne

Ann-Britt Wetche og René Lodal giver en mundtlig tilbagemelding på drøftelserne fra de seneste møder i RMU-regi.

Næstformænd i HMU René Lodal gav en mundtlig orientering fra seneste møde i RMU. Der blev blandt andet orienteret om RMUs drøftelse af varme- og kuldeudfordringer i Region Midtjyllands bygningsmasse.

Dagsordner og referater fra møderne i RMU fremgår på regionens hjemmeside.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

HMU besluttede, at:

• de vigtigste emner at kommunikere om fra mødet er:
  • at HMU fik en status på de nuværende indsatser, ligesom HMU anbefalede en række konkrete initiativer i arbejdet for 2023
  • at HMU følger indstillingen fra HMU formandskabet om at inkorporere arbejdsmiljøemner i ordinær HMU-regi, herunder tiltræder den foreslåede struktur.
  • at oplægget fra Holmstrupgård var interessant.

Der ønskes en gensidig orientering samt evaluering af dagens møde.

Punkter til mødet i HMU 22. februar 2022

Til næstkommende møde i HMU forventes følgende punkter, udover de faste punkter på dagsordenen, behandlet:

• Status på arbejdet med rekruttering og fastholdelse
• Et af temaerne fra årsplanen 2021-2023 for Socialområdet

Socialdirektør Ann-Britt Wetche orienterede om, at områdechefstillingen i Specialområde Børn og Unge opslås i januar 2023, med forventning om at en ny områdechef tiltræder 1. april 2023. Muusmann er købt ind ift. at understøtte rekrutteringsprocessen.

Desuden var der en kort mundtlig orientering om NDIS-projektet, og mulighederne for at bære ID-kortet skjult. Flere på medarbejderside hav udtryk for, at man ikke har modtaget noget kommunikation om projektet.

HMU besluttede, at:

• evaluere mødet. Der var enighed om, at det var et veltilrettelagt møde med relevante punkter, med gode drøftelser hvor alle havde mulighed for at byde ind.
• der ikke var yderligere punkter til mødet i HMU i februar 2023.