Dagsordener og referater fra HMU på Socialområdet

HMU formandskabet byder velkommen og gennemgår kort dagens HMU-program.

HMU formandskabet v. socialdirektør Ann-Britt Wetche bød kort velkommen og præsenterede dagens program.

Lars Bording-Machon deltog i mødet fra kl. 12.30.

Afbud

Der var afbud fra områdecheferne Hilde T. Holst og Rasmus Ladefoged Dinnesen.

HMU besluttede, at:

• godkende dagsordenen
• godkende referatet af HMU-mødet 9. september
• godkende, at det er Irene Jensen og Dennis Møller Kirkegaard, der fortæller om drøftelserne fra HMU

HMU har tidligere besluttet, at møderne i HMU holdes i de enkelte specialområder. Ved mødets begyndelse har pågældende specialområde mulighed for at præsentere og videndele om fx:

• Målgrupper, organisering, og udvalgte rå-data (fx antal ansatte og faggrupper)
• Hvor lykkes vi?
• Hvad optager os?
• Hvad udfordrer os?

Irene Jensen er Specialområde Børn og Unges repræsentant i HMU.

Konstitueret områdechef Martin Hestbech og HMU-medlem/næstformand i LMU Irene Jensen gav en præsentation af Specialområde Børn og Unge. Der blev blandt andet orienteret om:

• Organisering, nøgletal og vision samt fundament
• En præsentation af de enkelte tilbud samt efterspørgsel og målgrupper, herunder målgruppeforskydninger (fx udfordringen med de unges fremtid, når de ikke længere kan være i SBU og ikke kan få efterværn)
• Pårørendesamarbejdet blev præsenteret
• Fokusområder/prioriterede opgaver: Samarbejdet og samspillet med både tilsynene og kommunerne som troværdig samarbejdspartner
• Udfordringer: Tiltrækning af de rette medarbejdere, stigende kompleksitet i indskrivningerne og de fysiske rammer til målgruppen. Til tider et hårdt arbejdsmiljø, der er brug for en stor opmærksomhed herpå.

Slides fra oplægget er vedlagt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for et interessant oplæg
• tage oplægget fra SBU til orientering

• Oplæg SBU_HMU 261022

Den 6. september 2022 afholdt HMU den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse. Resultatet af drøftelserne ses i vedhæftede arbejdspapir i form af 'HUSET'.

På HMU-mødet 26. oktober gennemgås HUSET's mål og anbefalinger for 2023-2024 (og frem mod 2030). Definitionerne og monitoreringen af de udvalgte mål præsenteres med henblik på, at HMU inden længe vil kunne følge med i fokusområdernes udvikling over tid (BI-data).

Fokusområderne for 2023-2024 (og frem mod 2030) er som følger:

• Psykiske belastninger i arbejdet (herunder særligt arbejde med forebyggelse og håndtering af høje følelsesmæssige krav, modsatrettede krav og ulykker med vold)
• Fysiske arbejdsulykker (herunder særligt arbejde med at forebygge og reducere faldulykker og ergonomiulykker)
• Nyansattes arbejdsulykker (herunder særligt ergonomi, fald, volds- og stikskadeulykker)

LMU for- og næstformændene (og LMU-arbejdsmiljøkoordinatorerne) blev skriftligt orienteret om fokusområderne og den lokale opgave den 20. september 2022.

I oplægget på mødet vil HMU blive præsenteret for nye tværgående og regionale arbejdsmiljøtiltag fra 2023. Tiltagene vil kunne rammesætte og løfte flere af HMU-fokusområderne for 2023-2024:

• Ledelsestilsyn 2023 med fokus på det lokale arbejdsmiljøarbejde.
• Ny supplerende arbejdsmiljøuddannelse for arbejdsmiljøgrupper ved Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø. Uddannelsestemaet er ulykkesforebyggelse med fokus på nyansatte.
• Årlige 3-meter-uge brandingkampagne med tankerne bag 3-meter-reglen

Tværgående arbejdsmiljøkoordinator i socialområdet, Lotte Koldtoft, præsenterede med afsæt i slides en opsamling fra den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse. Slides er vedlagt.

HMU besluttede, at:

• kvittere for opsamlingen
• tage oplægget på mødet til efterretning
• kvittere for og tage de nye tværgående og regionale arbejdsmiljøtiltag fra 2023 til efterretning. Oplægget gav ikke anledning til yderligere opmærksomheder eller tiltag for de kommende års arbejdsmiljøarbejde

• Bilag Huset og det samlede arbejdsmiljøfokus 2023-2024 (2030)
• Oplæg_Opamling på arbejdsmiljødrøftelsen 2022_HMU 261022

Formålet med punktet er, at det nuværende HMU særligt giver input til en mødeplan og drøfter relevante emner/temaer i et årshjul for 2023. Når et nyt HMU er konstitueret, forventeligt i 1. kvartal 2023, skal mødeplanen og årshjulet drøftes igen og endelig godkendes.

Den nuværende forretningsorden for HMU fastlægger, at skal holdes mindst 6 møder pr. år. HMU formandskabet har evalueret mødekadencen i 2022, og foreslår:

• at hensigten er, at der holdes fem ordinære HMU-møder årligt
  • det skal være muligt for at ændre på varigheden af mødet, når dagsordenen taler herfor. Det kan eksempelvis være ifm. den årlige arbejdsmiljødrøftelse, hvor dette punkt alene foreslås at have en varighed på 2,5 time.
• at møderne afholdes i februar (nuværende HMU), ultimo marts (konstituerende møde), april, juni, oktober og december
  • at der holdes seminar i juni, hvor formiddag dag 1 er ordinært HMU-møde og eftermiddag dag 1 og dag 2 er temadrøftelser
• at møderne afholdes på skift i de enkelte specialområder
• at de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer deltager ifm. den årlige arbejdsmiljødrøftelse
• at der deltager eksterne mødedeltagere ad-hoc, med et særligt fokus på, hvordan LMU formandskaberne kan inviteres ind

Angående et årshjul/plan for 2023 anbefaler HMU formandskabet, at:

• denne er dynamisk
• der udover de faste punkter, besluttes en række temaer, som der behandles på de forskellige møder. Eksempler på temaer kan være udviklingsplanen, arbejdet med rekruttering, onboarding og fastholdelse

HMU drøftede mødeplanen. Antallet af møder anbefales fortsat at være seks årlige møder, hvor der holdes seminar i juni som beskrevet i sagsfremstillingen. Efterfølgende drøftede HMU afholdelsessteder.

Der fremkom ikke konkrete ønsker til et årshjul for 2023, men HMU vurderede det relevant at det nye HMU, med afsæt i en konkret indstilling fra HMU-formandskabet, drøfter de emner/temaer, der skal behandles i HMU.

HMU besluttede, at:

• godkende, at der holdes HMU i februar 2023 for det nuværende HMU
• godkende HMU formandskabets forslag til en mødeplan for 2023
• anbefale det nye HMU, at HMU-møderne holdes skiftevis i de enkelte specialområder – så tæt på praksis som muligt. Det giver værdi, at HMU kommer rundt, da det medvirker til at skabe opmærksomhed om HMU og de emner, der behandles i udvalget
• indstille/anbefale at det nye HMU, med konkret indstilling/forslag fra HMU-formandskabet, på det konstituerende møde drøfter emner/temaer i en årsplan for 2023

Som del af det faste tema om 'Rekruttering, onboarding og fastholdelse' vil der på mødet i HMU den 26. oktober blive afviklet en temadrøftelse med overskriften 'Personaleflow'.

Selve drøftelserne i HMU vil tage afsæt i datamateriale, herunder data for:

• Samlet personaleomsætning
• Eksterne til- og afgange
• Interne til- og afgange
• Personaleomsætning fordelt på alder
• Personaleomsætning fordelt på relevante stillingsbetegnelser (pædagoger, sygeplejersker, SOSU, fysioterapeuter, ergoterapeuter og øvrige)

Alle data vises for de seneste 12 mdr. sammenlignet med samme periode året før.

OBS: Den opgørelsesmetode, der gennemgås under punktet, er socialtilsynets metode til opgørelse af personaleomsætning. Data der bygger på denne opgørelsesmetode, kan derfor ikke sammenlignes med personaleomsætningsdata fra det øvrige Region Midtjylland, da der her anvendes en anden metode.

Nogle data er vedlagt punktet, mens andre først præsenteres på selve mødet.

Christine Terp Harboe, BI-ekspert i Socialområdet, vil indledningsvist på mødet gennemgå data. Her vil det også være muligt at spørge ind til de enkelte data.

Drøftelsen af punktet

Foregår således:

• 5 min. - Introduktion til punktet v. Ann-Britt Wetche
• 25 min. – Gennemgå af data + mulighed for at stille spm. v. Christine Terp Harboe
• 20 min. - Drøftelse i grupper ved bordene af følgende:
  • Er der tendenser, som giver anledning til bekymring eller som er positive?
  • Hvad gør vi godt og hvad kan vi lære af de gode tendenser?
  • Er der noget, med afsæt i data, vi som HMU med fordel kan kommunikere til LMU'erne?
• 10 min. - Fælles opsamling
• 5 min. – Afrunding v. Ann-Britt Wetche

Med afsæt i slides præsenterede vicedirektør Carsten Wulff Hansen og Christine Terp Harboe, BI-ekspert i Socialområdet, udvalgte data der samlet set gav et billede af personaleomsætning samt udviklingen i samt en aktuel status på arbejdet med rekruttering. Der blev desuden orienteret om, at der i BI er udarbejdet en rapport om personaleflow: http://bi-portal.onerm.dk/#/site/RM/views/SOC-Personaleomstningtiltilsynet/Personaleomstning?:iid=1

Slides fra oplægget er vedlagt, ligesom der er vedlagt en oversigt over, hvad der er indbefattet i kategorien 'øvrige' i datamaterialet'.

Konklusioner fra temadrøftelsen

• I Socialområdet kendes ikke det reelle personalebehov (dvs., om der for få/for mange ansatte). Dette er en vigtig drøftelse, men var ikke fokus for temadrøftelsen i HMU
• Det er relevante faggrupper, socialområdet har kunnet rekruttere/tiltrække
• I perioden fra september 2020 til september 2021 er der i socialområdet blevet 200 flere ansatte for næsten alle udvalgte stillingstyper
• En stor del af socialområdets medarbejdergrupper bliver i det regionale socialområde, også ved jobskifte
• Nogle medarbejdergrupper forlader det regionale socialområde efter kort tids ansættelse, her ses et flow. Det kalder på et øget fokus på, hvordan specialområderne bliver bedre til at fastholde de ansatte, der rekrutteres

Efterfølgende var der en drøftelse af, hvorvidt der på LMU-niveau skal være tilsvarende temadrøftelser af rekruttering og personaleflow. Data findes allerede.

HMU besluttede, at:

• afholde temadrøftelsen. Hovedkonklusionen er, at det regionale socialområde fortsat formår at tiltrække nye medarbejdere, men at der er brug for en øget opmærksomhed på, hvordan medarbejderne fastholdes
• der er brug for en anderledes/mere retvisende retorik ift. rekruttering og personaleflow. HMU skal være én af foregangsmændene.
• der på HMU i december samles op på rekrutteringsstrategien, som HMU tidligere har givet input til.
• opfordre LMU'erne til, med et lokalt fokus, at afholde en temadrøftelse om personaleflow og rekruttering

• Bilag temadrøftelse om Personaleflow_ HMU261022
• Oplæg til HMU vedr. personaleomsætning 26-10-2022

På socialområdet yder vi en højt specialiseret indsats for vores borgere, som ofte har komplekse udfordringer. Vi oplever dog, at der er en mindre gruppe af borgere, som vi vanskeligt ved at hjælpe, og hvor vi ikke lykkes med at levere den kvalitet, som vi ønsker. Der har derfor været en behov for at undersøge, hvad der gør, at nogle borgerforløb på socialområdet bliver særligt vanskelige.

Årsplansteamet for sammenhæng og samarbejde har siden begyndelsen af 2021 arbejdet på en undersøgelse af, hvad der gør nogle borgerforløb på socialområdet særligt vanskelige. Undersøgelsen er nu afsluttet, og HMU præsenteres for hovedkonklusionerne med henblik på en drøftelse af, om HMU kan genkende karakteristikken af de vanskelige borgerforløb, jf. vedlagte bilag.

Områdechefkredsen blev præsenteret for konklusionerne på et møde ultimo september.

Socialdirektør Ann-Britt introducerede punktet og baggrunden for at HMU formandskabet har fundet det relevant at drøfte hovedkonklusioner fra rapporten i HMU. Det er en prøvehandling om det er HMU anliggende.

Konklusionerne fra rapporten blev efterfølgende drøftede i mindre grupper, og i plenum fremkom følgende pointer:

• At der er mange faktorer, der kan have indflydelse på, at noget er komplekst, herunder at det er interessant at bemærke, hvordan ændringer i beboersammensætningen spiller ind
• At der skal være fokus på flowet i de kommunale sagsbehandlere, herunder at vi som socialområde kan byde os og medvirke til at sikre, at de fagligt klædt på til korrekt visitering/matchning. Her blev det bemærket, at matchning også er relevant ind i en sikkerhedsdrøftelse, hvor det for visse borgere vil være nødvendigt at optimere sikkerheden for såvel borgeren, personalet og de øvrige borgere i en opstartsfase
• At rapporten understregen vigtigheden i et konstruktivt samarbejde med kommunerne, både hvad angår visiteringsprocessen såvel som den løbende dialog om borgernes udvikling, herunder om det kalder på ændringer i taksten. På den vis, er det relevant med et øget fokus på, hvordan takstforhandlinger bedst muligt foregår

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen om undersøgelsen af vanskelige borgerforløb til efterretning

• Notat - undersøgelse af vanskelige borgerforløb

Den seneste økonomiprognose viser et forventet resultat på socialområdets drift i 2022 på -7,3 mio. kr.

Hovedtallene viser:

• Et forventet resultat i specialområderne på -12,8 mio. kr.
• Et forventet resultat på fællespuljen på 2,6 mio. kr.
• Et forventet resultat på øvrige enheder på 2,9 mio. kr.

Derudover er der en særlig pulje vedr. de sikrede pladser på 2,4 mio. kr.

Socialdirektør Ann-Britt Wetche gav en økonomistatus. Den aktuelle prognose for Socialområdets økonomi for 2022 viser et underskud på omkring 5 mio. kroner. Heri er indregnet overført overskud fra tidligere år på ca. 25 mio. kroner. Det vil sige, at der i budgetåret 2022 forventes en ubalance mellem indtægter og omkostninger på omkring 30 mio. kroner.

Hovedforklaringer på underskuddet er:

• Underbelægning og stagnerende indtægter, særligt på Holmstrupgård
• Ekstraordinært store vikarudgifter som følge af rekrutteringsvanskeligheder.
• Ekstraordinært høje omkostninger til forsyning på grund af stigende energipriser, som ikke er indregnede i prisfremskrivningen af taksterne.

Det forventede underskud i 2022 vil påvirke økonomien i 2023 negativt, hvorfor der også i 2023 må forventes en stram økonomi på socialområdet, da specialområderne vil få overført underskud fra 2022 for at opnå budgetbalance.

I såvel områdechefkredsen som i de enkelte specialområder er der stort fokus på den økonomiske situation, bl.a. holdes der november et budgetseminar i områdechefkredsen.

Medarbejderside gav udtryk for, at de på et tidspunkt gerne vil byde ind i økonomidrøftelserne. Der blev kvitteret positivt for dette fra socialledelsen.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.

Efter Region Midtjyllands MED- og Arbejdsmiljøaftale skal der afholdes valg til MED- og Arbejdsmiljøorganisationen i 1. kvartal i ulige år. Det betyder, at det valg der kommer til at gælde for perioden 2023 – 2025 skal være afsluttet senest ved udgangen af 1. kvartal 2023.

Den overordnede tidsplan for valget er:

• Valg/udpegning til arbejdsmiljøgrupper skal være afsluttet senest den 16. januar 2023
• Valg til LMU skal være afsluttet senest den 1. februar 2023
• Valg/udpegning til HMU skal være afsluttet senest den 1. marts 2023

LMU-formandskaberne, cc. de lokale arbejdsmiljøkoordinatorer, blev orienteret om tids- og procesplanen den 10. oktober. Hvis der er interesse for det, bliver der afholdt et virtuelt informationsmøde, med mulighed for at stille spørgsmål til den praktiske afvikling af valgene.

Valg/udpegning af medlemmer (og suppleanter) til HMU

HMU-sekretariatet er tovholder for valgene/udpegningen til HMU, herunder på vegne af HMU formandskabet at anmode hovedorganisationerne om at udpege medlemmer til medarbejdersiden med afsæt i MED- og Arbejdsmiljøaftalens §5:

Stk. 3. Hoved-MEDudvalgene skal på både ledelses- og medarbejderside i så høj grad som muligt dække de forskellige institutioner og afdelinger, der hører under udvalget.

Stk. 4. Medarbejderrepræsentanternes pladser skal tage udgangspunkt i en fordeling på hovedorganisationsområderne, Valggruppe A – (tidligere Akademikerne/AC), Valggruppe B – (tidligere LO), Valggruppe C – (tidligere FTF) og afspejle personalesammensætningen.

Stk. 5. De lokale organisationer – eller de som organisationerne bemyndiger til det – udpeger Hoved-MEDudvalgets medarbejderrepræsentanter blandt de ansatte. For personalegrupper med valgte tillidsrepræsentanter og/eller arbejdsmiljørepræsentanter sker udpegningen blandt disse. Hvis det antal medarbejderpladser, der er aftalt i et udvalg, ikke alle kan besættes med tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter.

Ledelsen i Socialområdet udpeger ledelsesrepræsentanter. Arbejdsledere og AMR vælges ligeledes.

HMU-sekretariatet orienterede kort om procedurer og frister for de kommende valghandlinger. Samtidig opfordrede HMU-formandskabet til, at specialområderne efterlever tidsplanen, således at HMU kan konstitueres hurtigst muligt efter den 1. marts 2023.

HMU-formandskabet orienterede desuden om, at de sende en skrivelse til valggrupperne/hovedorganisationer med opfordring til at indmelde repræsentanter på medarbejderside.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringerne til efterretning.

Ann-Britt Wetche og René Lodal giver en mundtlig tilbagemelding på drøftelserne fra de seneste møder i RMU-regi.

1. næstformand i HMU, René Lodal, orienterede fra drøftelserne fra RMUs møde med Forretningsudvalget den 11. oktober 2022. Emner på mødet var bl.a. budgettet, personale og rekrutteringsudfordringer.

HMU besluttede, at:

• tage orienteringen til efterretning.

HMU besluttede, at:

• de vigtigste emner at kommunikere om fra mødet er:
  • at data viser, at Socialområdet er dygtige til at rekruttere nyt personale, men at det fortsat skal være et fokusområde, og til at fastholde det eksisterende personale. Det er nødvendigt med en opmærksomhed på, hvordan socialområdet bedst muligt tager imod og introducerer nyansatte.
  • at oplægget fra Specialområde Børn og Unge var interessant.
  • HMU støtter op om initiativet med 3-meter-uge brandingkampagnen med tankerne bag 3-meter-reglen
  • HMU indstiller til nyt HMU, at det har været givende at møderne afholdes i de enkelte specialområder, og denne praksis fortsætter – bl.a. da det mevirker til at øge bevidstheden om HMU's arbejde

Der ønskes en gensidig orientering samt evaluering af dagens møde.

Punkter til mødet i HMU 14. december

Jf. vedlagte årsplan forventes følgende punkter, udover de faste punkter på dagsordenen, behandlet i forbindelse med næstkommende møde:

• Status på arbejdet med rekruttering og fastholdelse
• Et af temaerne fra årsplanen 2021-2023 for Socialområdet
• Evaluering af HMUs Underudvalg for Arbejdsmiljø og Sikkerhed

HMU besluttede, at:

• evaluere mødet. Der var enighed om, at det var et veltilrettelagt møde med relevante punkter, med gode drøftelser hvor alle havde mulighed for at byde ind.
• der ikke var yderligere punkter til mødet i HMU i december.

• HMU Årsplan 2022