Der bydes velkommen til mødet.

Regionsrådet har nedsat det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse og udpeget Mette Valbjørn (A) som formand samt Else Kayser (Ø) som næstformand. 

Udvalget består af:

• Mette Valbjørn (A) (formand)
• Else Kayser (Ø) (næstformand)
• Annette Roed (A)
• Ole Jepsen (A)
• Dorte West (V)
• Olav Nørgaard (V)
• Steen Jakobsen (V).

Udvalget er nedsat for perioden 1. februar 2018 til 31. december 2018. Udvalget afrapporterer sine anbefalinger til regionsrådet i forbindelse med en temadag.

Udvalgets kommissorium og forretningsorden er vedlagt.

Formanden bød velkommen til udvalgets medlemmer og introducerede kort udvalgets kommissorium og forretningsorden.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte udvalgets kommissorium og forretningsorden.

• Kommissorium for midlertidigt udvalg om demokrati og inddragelse
• Forretningsorden for midlertidige udvalg

Udvalget drøfter opgaver og arbejdsplan.

Det fremgår af udvalgets kommissorium, at det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har til formål at komme med forslag til at styrke det politiske system i Region Midtjylland. Blandt andet gennem forslag til yderligere demokratisering af de politiske processer, hvor den politiske drøftelse bredes ud til en større kreds – såvel internt i det politiske system som i omverdenen.

Udvalget skal i den forbindelse være med til at sætte fokus på og synliggøre de politiske beslutningsprocesser og mulighederne for involvering og inddragelse i processen for interne og eksterne interessenter. 

Udvalget skal drøfte regionsrådets egen måde at arbejde på og herunder overveje mulighed for høringer af medarbejdere, borgere og andre grupper. 

Udvalget skal drøfte muligheder for samspil med:

• administrationen
• borgere/patienter
• ansatte/medarbejdere (udover MED-systemet)
• interessenter i konkrete sager.

Udvalget skal drøfte metoder og kan udføre prøvehandlinger i samarbejde med andre politiske udvalg.

Vicedirektør Carsten Lind vil introducere til udvalgets formål og opgaver.

Det indstilles, at udvalget herefter drøfter udvalgets opgaver med henblik på at konkretisere de opgaver, udvalget vil prioritere, herunder fastlægge en overordnet arbejdsplan for udvalget.

Administrationen har udarbejdet vedlagte udkast til en overordnet arbejdsplan for udvalget med udgangspunkt i kommissoriet.

Henvendelser fra andre politiske udvalg om samarbejde om prøvehandlinger

I forhold til kommissoriets mulighed for at udføre prøvehandlinger i samarbejde med andre politiske udvalg skal det oplyses, at der allerede er indkommet to henvendelser om sådanne samarbejder:

• Psykiatri- og socialudvalget har henvendt sig vedrørende et samarbejde om at afprøve nye metoder til afholdelse af dialogmøder med regionens ansatte på socialområdet samt om metoder til dialog med bruger- og pårørendeorganisationer på psykiatri- og socialområdet.
• Det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik har henvendt sig om borgerinddragende tiltag i forhold til planlægning af den kollektive trafik i regionen. Der er aftalt et fællesmøde mellem de to udvalg den 21. august 2018.

Tidligere udvalg om samme emner

Regionsrådet har tidligere haft nedsat midlertidige udvalg, der har beskæftiget sig med temaer om demokrati og borgerinddragelse mm.

Det drejer sig om følgende udvalg:

• Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati i perioden 2012–2013
• Det midlertidige udvalg vedrørende borgerdialog i perioden 2014–2015.

Der er vedlagt en kort opsummering af arbejdet i de to tidligere udvalg.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede udvalgets kommende arbejde. Udvalget tilkendegav, at man skal behandle de fire temaer, der er angivet i kommissoriet om samspil med administrationen, borgere/patienter, ansatte/medarbejdere samt interessenter i konkrete sager.

Udvalget pegede på, at en forudsætning for en større inddragelse af borgere er, at flere borgere får en større viden og forståelse for regionens opgaver, og om hvordan man som borger kan få indflydelse på regionens beslutninger.

Der var samtidig i udvalget en anerkendelse af, at der er en relativ stram tidsplan for udvalgets arbejde, hvorfor udvalget må prioritere indsatsen. Udvalget tilkendegav samtidig, at inddragelse af borgere og patienter er et hovedfokus for udvalget. Det blev aftalt, at administrationen til næste møde i udvalget til inspiration undersøger, hvad der foreligger af principper om borgerinddragelse i kommuner m.fl. og overvejelser vedrørende relevante oplæg til regionsrådet om politisk lederskab.

I forhold til kommissoriets mulighed for at udføre prøvehandlinger i samarbejde med andre politiske udvalg drøftede udvalget kort henvendelserne fra psykiatri- og socialudvalget og det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik. Udvalget besluttede, at der tages kontakt til de stående og midlertidige udvalg i Region Midtjylland for at afklare, om de har nogle forslag til samarbejder om prøvehandlinger inden for deres områder.

Der var i udvalget enighed om, at det er en vigtig prioritering, at der tilvejebringes konkrete handlinger og resultater af udvalgets arbejde. Der er i udvalget således et ønske om at bidrage til, at der udvikles en "værktøjskasse" med idéer og konkrete handlinger, der kan bruges i forbindelse med forskellige borgere.

Udvalget drøftede, at det derfor i forbindelse med eventuelle prøvehandlinger, som udvalget gennemfører, er vigtigt på forhånd at have klarhed over, hvad der ønskes at opnå med prøvehandlingerne, herunder at der er opstillet kriterier for, hvordan prøvehandlingerne efterfølgende skal evalueres, så erfaringerne kan bredes ud i en større sammenhæng.

Udvalget tilkendegav endvidere, at der skal ske en forventningsafstemning med de borgere, der deltager i eventuelle prøvehandlinger, så borgerne på forhånd ved, hvad de har mulighed for at have indflydelse på, når de deltager i prøvehandlingen. 

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte den foreliggende arbejdsplan, idet planen revideres i overensstemmelse med drøftelserne på mødet. Den reviderede arbejdsplan vil blive forelagt på udvalgets næste møde.

• Udkast til overordnet arbejdsplan
• Opsummering af tidligere udvalg

Administrationen har udarbejdet forslag til mødeplan for udvalget for 2018.

Administrationen har udarbejdet følgende forslag til mødeplan for 2018:

• Onsdag den 25. april kl. 9.00-11.00
• Tirsdag den 29. maj kl. 9.00-12.00
• Torsdag den 13. september kl. 14.00-17.00 (i Aarhus)
• Mandag den 8. oktober kl. 10.00-13.00
• Tirsdag den 27. november kl. 9.00-12.00 (i Aarhus).

Herudover er der planlagt et fællesmøde med det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik den 21. august 2018 kl. 9.00-10.00 om et samarbejde om prøvehandlinger i forhold til borgerinddragelse i planlægning af den kollektive trafik. 

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte udvalgets mødeplan for 2018 med den justering, at mødet den 8. oktober 2018 starter kl. 9.00. Det blev endvidere godkendt, at der afholdes et fællesmøde med det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik den 21. august 2018.

Regionsrådsmedlem Rasmus Foged (Å) har henvendt sig til formandskabet for udvalget angående et forslag om børn- og ungeregionsråd.

Regionsrådsmedlem Rasmus Foged har henvendt sig til formandskabet for udvalget angående et forslag om et børn- og ungeregionsråd i Region Midtjylland.

Rasmus Foged anfører følgende i henvendelsen:

"Rigtig mange kommuner har ungebyråd eller lignende. Det fik mig til at tænke på, om ikke vi skal have et børn- og ungeregionsråd.

Jeg tror, det både vil give os nogle interessante input, og samtidig vil det også give os mulighed for at få mere synlighed nogle steder, vi normalt ikke er så meget til stede.

Jeg tænkte på, om det kunne være noget, I kunne overveje i det midlertidige udvalg om demokrati og inddragelse?"

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede et forslag fra regionsrådsmedlem Rasmus Foged til udvalget om nedsættelse af et børn- og ungeregionsråd i Region Midtjylland.

Udvalget tilkendegav, at man er enige i hensigten om, at der bør være stor fokus på børn og unge i forhold til dels oplysning om regionen og dels inddragelse i relevante processer og beslutninger. Idéen om et børn- og ungeregionsråd vil derfor indgå i udvalgets videre overvejelser vedrørende inddragelse af børn og unge generelt.

Udvalget nævnte, at man i første omgang ser et stort behov for, at børn og unge konkret får en større viden om regionen.

Udvalget drøftede i den sammenhæng, hvordan man kan i praksis kan tage fat i oplysning og inddragelse af børn og unge, og det var her udvalgets opfattelse, at man i første omgang bl.a. kan bruge de eksisterende fora til at komme i kontakt med børn og unge, som f.eks. børnebyråd, Dansk Ungdoms Fællesråd, Danske Skoleelever m.fl. Det blev aftalt, at administrationen til næste møde vil kontakte Dansk Ungdoms Fællesråd for at få deres input til dette.

En anden, mere direkte, metode kan være et tilbud til skoler og ungdomsuddannelser om at besøge regionsrådssalen og få oplæg om regionens opbygning og opgaver fra bl.a. regionsrådsmedlemmer. Der er gode erfaringer fra tidligere lignende besøg.

Udvalget pegede på, at en god metode til at give børn og unge en større viden og interesse om regionerne kan være gennem udarbejdelse af undervisningsmateriale vedrørende konkrete problemstillinger med relevans for børn og unge. Af materialet kan det samtidig fremgå, hvordan man kan få indflydelse på de regionale tilbud. Som eksempel blev nævnt det kommende arbejde med vækst- og udviklingsstrategien og de 17 verdensarvsmål.

Udvalget drøfter det politiske system i Region Midtjylland i relation til demokrati og inddragelse.

Det fremgår af kommissoriet for det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse, at det blandt andet skal drøfte regionsrådets egen måde at arbejde på.

På den baggrund drøfter udvalget, hvordan det interne politiske system fungerer i forhold til demokrati og inddragelse med henblik på eventuelle forslag til tiltag, der skal fremme demokratisering og inddragelse.

Med det interne politiske system tænkes her snævert på regionsrådet, forretningsudvalget, de stående og midlertidige udvalg samt øvrige aktiviteter for regionsrådets medlemmer (temadage mm.).

Da det er tidligt i valgperioden, tænkes drøftelsen som en indledende drøftelse, der eventuelt kan gentages i udvalget på et senere tidspunkt.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede det politiske system internt i Region Midtjylland, herunder særligt samspillet mellem politikere og embedsmænd.

Udvalget var særlig opmærksom på, hvordan politikerne får mulighed for at bidrage og præge de politiske processer og beslutninger. F.eks. i forbindelse med udarbejdelse af forslag til dagsordener i udvalg og politiske beslutninger. Der er således et ønske om et tættere samspil mellem embedsmænd og politikere.

Udvalget tilkendegav følgende hovedpointer:

• Politikerne skal ind i den politiske proces på et relativt tidligt tidspunkt, hvor der er mulighed for at sætte et politisk præg på sagen.
• Der skal være reelle politiske valgmuligheder i de sager, der forelægges til politisk beslutning (hvor det er muligt). 
• Administrationen skal være opmærksom på, at mængden af materiale til en sag ikke er for voldsom/uoverskuelig.
• Der bør være større gennemsigtighed i opfølgning og implementering af politiske processer og beslutninger.

Udvalget pegede desuden på et behov for, at regionsrådsmedlemmerne løbende kan have et overblik over, hvor relevante politiske sager er i processen frem mod politisk beslutning.

Der var herudover en konkret drøftelse af foretrædeordningen, hvor der pt. ikke er mulighed for foretræde fra f.eks. patientforeninger og lignende. Det er et emne, som udvalget vil kigge på.

Der var endvidere en drøftelse af det interne samspil og samarbejde mellem medlemmerne af regionsrådet.

Endelig tilkendegav udvalget en stor ros til introduktionen af det nye regionsråd.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse aftalte, at hovedpointerne fra drøftelsen skal drøftes igen på udvalgets næste møde.

Kontorchef Karen Ingerslev, Koncern HR Udvikling, giver et oplæg om, hvordan der i Region Midtjylland arbejdes med borgerinddragelse på tre niveauer:

1. i forhold til deres eget konkrete forløb
2. i forhold til at bidrage til organisatorisk udvikling
3. i forhold til nytænkning.

Karen Ingerslev vil i oplægget blandt andet fortælle om nogle af de aktuelle projekter i regionen vedrørende borgerinddragelse, herunder Det borgerinddragende hospital og Borgerdesign.

Oplægget blev udsat til et senere møde i udvalget.

Udvalget opsummerer på mødets oplæg og drøftelser.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har drøftet udvalgets arbejdsplan og mødeplan, så der nu foreligger en plan for det videre arbejde i udvalget. Der er i denne drøftelse tilkendegivet nogle prioriteringer for udvalget om at have hovedfokus på inddragelse af borgere og patienter samt på, at udvalget skal gennemføre konkrete handlinger og opnå konkrete resultater med arbejdet.

Udvalget har endvidere drøftet samspillet mellem politikere og embedsmænd og vil på udvalgets næste møde drøfte hovedpointerne fra denne drøftelse.

Gensidig orientering fra udvalgets medlemmer.

Intet til punktet.