Referat fra udvalgets møde den 7. november 2018 vedlægges til godkendelse.

Referatet fra mødet i midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse den 7. november 2018 vedlægges til godkendelse.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte referatet.

Mette Valbjørn, Ole Jepsen og Annette Roed var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

• Referat fra møde den 7. november 2018

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøfter forslag til grundprincipper for borgerinddragelse.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har tilkendegivet, at udvalget vil udarbejde et forslag om de grundliggende principper for borgerinddragelse i Region Midtjylland til regionsrådet.

Der blev i den forbindelse afholdt en "Samtalesalon" for udvalgets medlemmer og embedsmænd, der deltog i udvalgets møde den 8. oktober 2018. "Samtalesalonen" havde til formål, at der blev drøftet forskellige aspekter af borgerinddragelse på en anderledes måde. På udvalgets møde den 7. november 2018 blev der drøftet et første forslag til grundprincipper for borgerinddragelse.

På baggrund af drøftelserne på udvalgets møde den 7. november 2018 er der formuleret vedlagte reviderede forslag til grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland til godkendelse.

Den videre proces

Udvalget har aftalt, at forslaget til grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland indgår som en del af udvalgets afrapportering til regionsrådet på regionsrådets temadag den 10. december 2018.

På temadagen vil der blive afholdt en samtalesalon for regionsrådet, hvor forslaget til grundprincipper for borgerinddragelse er temaet.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og borgerinddragelse holder derefter et møde den 11. december 2018, hvor inputtene fra samtalesalonen drøftes, og der tages stilling til en eventuel revidering af grundprincipperne.

Regionsrådet vil herefter i januar 2019 få forelagt et egentligt forslag om vedtagelse af grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte forslaget til grundprincipper med nogle justeringer. Udvalget tilkendegav samtidig, at det overordnede mål for udvalget er, at der skabes en "inddragelseskultur" i Region Midtjylland.

Udvalget aftalte samtidig, at der skal afholdes en samtalesalon for regionsrådet om inddragelse i forbindelse med udvalgets afrapportering på regionsrådets temadag den 10. december 2018. 

Mette Valbjørn, Ole Jepsen og Annette Roed var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

• Forslag til grundprincipper for borgerinddragelse

Udvalget drøfter et forslag til et facebook-opslag med indbydelse til dialog med regionens borgere om grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede på sit møde den 7. november 2018 muligheden for at komme i dialog med regionens borgere om inddragelse via facebook. Formålet er at få input til udvalgets arbejde om inddragelse og særligt om udvalgets forslag til grundprincipper for borgerinddragelse.

Administrationen har på den baggrund udarbejdet følgende konkrete forslag:

• Der laves en kort video (max 90 sekunder) med udvalgets formandskab. De skal kort fortælle om formålet med udvalget og efterlyse input til det videre arbejde.

• Opslaget publiceres på Region Midtjyllands facebook-side. Siden har pt. ca. 75.000 følgere. Målet er, at flest mulige midtjyder ser videoen og giver input.

• Udvalgets medlemmer er naturligvis også meget velkommen til at dele opslaget på egen profil/side på facebook, men også fortælle om initiativet på fx twitter og LinkedIn.

• Håndtering af input/kommentarer: Administrationen foreslår, at borgerne opfordres til at dele input i kommentarfeltet, men at der også stilles en særlig oprettet mail-adresse til rådighed, som udvalget også får adgang til. Det vil blive pointeret i opslaget, at vi ikke kan love respons til alle, men vi dog kan love, at alle input bliver læst og taget til efterretning.

• Regionens social medie-ansvarlige vil være tovholder og overvåge kommentarfeltet.

• Udvalgets medlemmer må meget gerne være aktive i kommentarfeltet. Aktivitet kan dække over meget. Det kan fx være at kvittere for input, svare på spørgsmål eller blot 'like' de indkomne kommentarer. 

• Der bør engang kort efter nytår laves en ny video, hvor formandskabet takker for alle de gode input – og gerne fortæller, hvordan det har sat aftryk i det endelige produkt. 

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte forslaget om dialog med regionens borgere om inddragelse via et facebook-opslag.

Formålet er at få input til udvalgets arbejde om inddragelse og særligt om udvalgets forslag til grundprincipper for borgerinddragelse. Der vil i forbindelse med facebook-opslaget blive udarbejdet en kort video med udvalgets formandskab, der kort fortæller om udvalgets arbejde med borgerinddragelse og efterlyser input til det videre arbejde. Opslaget publiceres på Region Midtjyllands facebook-side, der pt. har ca. 75.000 følgere.

Mette Valbjørn, Ole Jepsen og Annette Roed var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse skal fremlægge udvalgets arbejde og anbefalinger på en temadag for regionsrådet den 10. december 2018.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse skal fremlægge udvalgets arbejde og anbefalinger på en temadag for regionsrådet den 10. december 2018.

På mødet drøftes input til udvalgets afsluttende rapport og anbefalinger.

Udkast til udvalgets rapport er vedlagt som bilag.

Rapporten indeholder følgende anbefalinger til regionsrådet:

1. Udvalget anbefaler, at der løbende er opmærksomhed på at udvikle og styrke samspillet mellem politikere og embedsmænd i Region Midtjylland med henblik på at forbedre det politiske beslutningsgrundlag.

2. Udvalgets anbefaler, at der i de stående og midlertidige udvalg løbende arbejdes med at udvikle samarbejdsformer, som giver udvalgsmedlemmer et politisk handlerum.

3. Udvalget anbefaler, at der udvikles et redskab/en metode, som giver de stående udvalg overblik over verserende og kommende sager i det politiske system.

4. Udvalget anbefaler, at der tilrettelægges en mere systematisk tilbagemelding til de stående udvalg om implementeringen og resultaterne af politisk interessante sager.

5. Udvalget anbefaler, at der vedtages grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland med udgangspunkt i de principper, som udvalget har formuleret.

6. Udvalget anbefaler, at der udarbejdes en strategi for Region Midtjylland som en inddragende region for regionens borgere og medarbejdere som supplement til grundprincipperne for borgerinddragelse. Et element heri bør være, at der i Region Midtjylland arbejdes systematisk med at udvikle, afprøve og opsamle erfaringer om metoder til inddragelse med henblik på at skabe en fælles viden i regionen om gode metoder til inddragelse.

7. Udvalget anbefaler, at de nævnte prøvehandlinger om sundhedshuse, dialogmøder og kollektiv trafik gennemføres, og at der sker en systematisk opsamling på erfaringerne fra prøvehandlingerne.

8. Udvalget anbefaler, at der arbejdes med at synliggøre Region Midtjylland som en inddragende region overfor borgere, medarbejdere og andre interessenter.

Administrationen havde til mødet udarbejdet et forslag til afrapportering og anbefalinger fra det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse.

Udvalget drøftede og godkendte afrapporteringen og anbefalingerne med nogle mindre justeringer, herunder at udvalget i afrapporteringen ønsker at pege på betydningen af aktivt at anvende  "Kodeks for rådgivning og bistand til regionsrådet".

Afrapporteringen med anbefalinger, herunder forslag til grundprincipper for borgerinddragelse, vil blive fremlagt i udkast på regionsrådets temadag den 10. december 2018. På temadagen vil der være en helt kort præsentation af udvalgets arbejde efterfulgt af en samtalesalon om inddragelse.

På udvalgets møde den 11. december 2018 vil der blive taget stilling til eventuel justering af grundprincipperne for borgerinddragelse som følge af samtalesalonen på temadagen. Herefter vil der blive publiceret et facebook-opslag med indbydelse til debat om principperne. Regionsrådet vil herefter i januar 2019 få forelagt den endelige afrapportering og anbefalinger fra udvalget, herunder et forslag om vedtagelse af grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland.

Mette Valbjørn og Ole Jepsen var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

• Afrapportering fra MU demokrati og inddragelse (udkast)
• kommissorium midlertidig udvalg om demokrati og inddragelse

Udvalget opsummerer på mødets oplæg og drøftelser.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har drøftet og godkendt forslaget til afrapportering og anbefalinger til regionsrådet, herunder forslaget til grundprincipper for borgerinddragelse.

Udvalget har aftalt, at afrapporteringen fra udvalget på regionsrådets temadag primært sker i form af en samtalesalon om inddragelse. Udvalget har endvidere aftalt, at der laves et facebook-opslag med indbydelse til debat om inddragelse.

Mette Valbjørn og Ole Jepsen var forhindrede i at deltage i sagens behandling.

Gensidig orientering fra udvalgets medlemmer.

Der var ingen emner under gensidig orientering.