Dagsordener og referater for det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse

Referat fra udvalgets møde den 25. april 2018 vedlægges til godkendelse.

Referatet fra mødet i det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse den 25. april 2018 vedlægges til godkendelse.

Der vedlægges endvidere en opdateret arbejdsplan for udvalget.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte referatet.

• Referat fra mødet den 25. april 2018
• Revideret arbejdsplan for udvalget

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har henvendt sig til de stående udvalg og de øvrige midlertidige udvalg i Region Midtjylland med en invitation om samarbejde om fælles prøvehandlinger. Der orienteres om tilbagemeldinger fra de stående udvalg på henvendelsen.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse aftalte på sit møde den 25. april 2018, at der skulle rettes henvendelse til de stående udvalg og de øvrige midlertidige udvalg i Region Midtjylland med en invitation til samarbejde om fælles prøvehandlinger. Henvendelsen til udvalgene er vedlagt.

Henvendelsen fra det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har været drøftet i de fire stående udvalg på møderne i maj 2018. De midlertidige udvalg har møder i juni 2018. Der er følgende tilbagemeldinger fra de stående udvalg.

Hospitalsudvalget

Hospitalsudvalget besluttede at udsætte punktet til udvalgets møde i juni, hvor hospitalsudvalget vil invitere det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse til at holde et oplæg på mødet. 

Udvalg for nære sundhedstilbud

Udvalg for nære sundhedstilbud vil gerne indgå i et samarbejde med det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse med henblik på en prøvehandling i forbindelse med et borgermøde i et af regionens sundhedshuse i samarbejde med Lemvig Kommune.

Psykiatri- og socialudvalget

Psykiatri- og socialudvalget har besluttet at holde en række dialogmøder med ledere og medarbejdere på det regionale socialområde samt bruger- og pårørendeorganisationer inden for psykiatri- og socialområdet. Dialogmøder tænkes afholdt i 2. halvdel af 2018.

Psykiatri- og socialudvalget vil fortsat gerne indgå i et samarbejde med det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse om afprøvning af nye måder at afvikle disse dialogmøder på. Psykiatri- og socialudvalget har bemyndiget formandskabet i udvalget til at aftale nærmere om samarbejdet med det midlertidige udvalg.

Udvalg for regional udvikling

Udvalg for regional udvikling har drøftet henvendelsen fra det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse. Drøftelsen gav anledning til nogle input til det midlertidige udvalgs videre arbejde:

• Det midlertidige udvalg kan arbejde med, hvordan man rekrutterer borgere til at engagere sig i inddragelsesprocesser. I den forbindelse blev det bemærket, at regionen i arbejdet med Vækst- og Udviklingsstrategien har tilrettelagt aktørinddragelsen ved blandt andet at udvælge relevante repræsentanter, som involveres. Det vurderes som succesfuldt.
• Det midlertidige udvalg opfordres også til at overveje, hvordan man kan arbejde med nye modeller for borgerinddragelse, som fokuserer på, hvordan man styrker oplysning og information om politiske beslutninger.

Samtidig betonede udvalg for regional udvikling, hvordan den nye rolle for de politiske udvalg i denne periode har bidraget til en styrkelse af graden af offentlighed i det politiske arbejde.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede tilbagemeldingerne fra udvalg for nære sundhedstilbud, udvalg for regional udvikling samt psykiatri- og socialudvalget om forslag til fælles prøvehandlinger. Hospitalsudvalget samt de øvrige midlertidige udvalg har ikke endnu haft lejlighed til at drøfte forslaget.

På baggrund af tilbagemeldingerne samt en tidligere henvendelse fra det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik er der pt. tre konkrete forslag til prøvehandlinger:

• Udvalg for nære sundhedstilbud vil gerne indgå i et samarbejde om en prøvehandling i forbindelse med et borgermøde i et af regionens sundhedshuse i samarbejde med Lemvig Kommune.
• Psykiatri- og socialudvalget vil gerne indgå i et samarbejde om afprøvning af nye måder for afvikling af dialogmøder med ledere og medarbejdere på det regionale socialområde samt bruger- og pårørendeorganisationer inden for psykiatri- og socialområdet.
• Det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik har henvendt sig om borgerinddragende tiltag i forhold til planlægning af den kollektive trafik i regionen.

Det var udvalgets opfattelse, at de tre forslag repræsenterer forskellige tilgange til/aspekter af inddragelse og dermed vil kunne give erfaringer på forskellige typer inddragelse. De tre forslag vil desuden kunne suppleres med yderligere emner, når de øvrige udvalg melder tilbage.

Udvalget bemyndigede formandskabet til at drøfte den konkrete udformning af fælles prøvehandlinger med de øvrige udvalg med henblik på, at der på udvalgets næste møde den 13. september skal forelægges konkrete forslag til prøvehandlinger.

Udvalget tilkendegav, at det i forbindelse med udformningen af prøvehandlingerne skal være tydeligt, hvad de deltagende borgeres rolle og muligheder er i forbindelse med prøvehandlingen. Borgerne skal på forhånd vide, hvad de har mulighed for at påvirke, når de deltager i inddragelsesinitiativer.

• Henvendelse til øvrige udvalg fra det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse om prøvehandlinger

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøfter borgerinddragelse i Region Midtjylland.

Temaet indledes med et oplæg om det aktuelle arbejde med borgerinddragelse i Region Midtjylland ved kontorchef Karen Ingerslev, Koncern HR.

Karen Ingerslev vil blandt andet orientere om, hvordan der i Region Midtjylland arbejdes med borgerinddragelse på tre niveauer:

1. Inddragelse af borgeren/patienten/brugeren i eget konkrete forløb.
2. Inddragelse med henblik på at bidrage til organisatorisk udvikling.
3. Inddragelse af borgere, patienter og brugere i forhold til nytænkning af de regionale ydelser.

Karen Ingerslev vil samtidig redegøre for nogle af de aktuelle projekter i regionen vedrørende borgerinddragelse, herunder Det borgerinddragende hospital og Borgerdesign.

Udvalget drøfter herefter borgerinddragelse i Region Midtjylland og udvalgets forslag til det videre arbejde vedrørende borgerinddragelse herunder til eventuelle prøvehandlinger. I drøftelsen vil der bl.a. blive taget udgangspunkt i følgende spørgsmål:

• Hvorfor vil vi inddrage borgerne? Hvad vil vi opnå?

• Hvor - og i hvilke situationer - kan det give mening at inddrage borgerne i forhold at sikre et bedre politisk beslutningsgrundlag?

• Hvordan kan vi inddrage borgerne i de politiske beslutningsgrundlag, så det giver mening for både regionen og borgerne?

Til drøftelsen er udarbejdet et inspirationsnotat med eksempler på politikker og principper vedrørende borgerinddragelse i regioner og kommuner. I notatet henvises til en række links. Da der desværre ikke kan linkes direkte fra et bilag, er disse af praktiske årsager indsat nedenfor i nummereret rækkefølge:

1. Link til altinget.dk

2. Link til politik for inddragelse af patienter og pårørende i Region Nordjylland

3. Link til RNs arbejde med organisatorisk brugerinddragelse

4. Link til sundhedsaftale i Region Sjælland 2015-2018

5. Link til Region Hovedstadens rapport om aktivt samarbejde med borgere

6. Link til information om træffetid hos regionsrådsformand

7. Link til information om foretræde for Sundhedsudvalg

8. Link til Aarhusmodellen

9. Link til Aarhus Kommunes medborgerskabspolitik

10. Link til Skanderborg Kommunes politik for borgerinddragelse

11. Link til information om Gentofte Kommunes opgaveudvalg

12. Link til Københavns Kommunes principper for dialog med borgerne

13. Link til kommunalt inspirationskatalog

14. Link til manifest om borgerinddragelse

15. Link til information om foretræde i udvalg i Region Midtjylland

16. Link til side om frivillighed i Region Midtjylland

17. Link til patientinformationsfilm

18. Link til 'en af os'-kampagne

19. Link til Anna Amalie-projekt

Punktet blev indledt med et oplæg om det aktuelle arbejde med borgerinddragelse i Region Midtjylland ved kontorchef Karen Ingerslev, Koncern HR.

Karen Ingerslev fortalte om, hvordan man i Region Midtjylland arbejder med inddragelse af borgere på tre niveauer: 1) Inddragelse af borgeren/patienten/brugeren i eget konkrete forløb, 2) Inddragelse med henblik på at bidrage til organisatorisk udvikling og 3) Inddragelse af borgere, patienter og brugere i forhold til nytænkning af de regionale ydelser.

Med udgangspunkt i en række konkrete projekter om borgerinddragelse i Region Midtjylland såsom Borgerdesign og Det borgerinddragende hospital redegjorde Karen Ingerslev for de erfaringer, der er opsamlet generelt og konkret i regionen. Erfaringerne handler bl.a. om vigtigheden af sproget i forhold til borgerinddragelse, involvering af personalet og vigtigheden af, at lederne går forrest med et godt eksempel – både i forhold til borgerne, men også i forhold til eget personale.

Karen Ingerslev pegede på fire temaer for det fortsatte arbejde med borgerinddragelse:

1.     Hvordan kan pårørende inddrages og støttes? Pårørende spiller en meget vigtig rolle for patienternes behandling og tryghed. Med pårørende tænkes bredt på personer, der betyder noget for patienten.

2.     Sundhed og socialområdet bør samtænkes i højere grad end i dag. Selv om det er på tværs af region og kommuner. Hvad er de andres faglighed?

3.     Inddragelse skal udbredes, så det ikke alene handler om den konkrete tid, patienten fysisk er på hospitalet, men i patientens situation set som et hele.

4.     Patientinddragelse kræver, at medarbejderne inddrages. Så inddrager de patienterne.

Der var herefter en drøftelse af borgerinddragelse. Udvalget drøftede, hvad der skal være målet med at inddrage borgerne i regionens ydelser og beslutninger, og hvordan inddragelsen kan tilrettelægges, så både borgere og regionen får det bedste udbytte.

Udvalget ønsker at få viden og oplysninger direkte fra borgerne, så man politisk kan påvirke/understøtte borgernes beslutninger. Politikerne skal derfor have tæt kendskab til udfordringerne ved at opleve praksis og møde borgerne, der hvor de er.

Udvalget tilkendegav, at det er et mål at ændre mindsettet for beslutningstagerne og de ansatte i regionen, så man i højere grad arbejder ud fra borgernes ønsker og behov. Det vil give mere målrettede ydelser, fx i sundhedsvæsenet, og dermed afledte besparelser på længere sigt.

Udvalget aftalte, at man som udvalg gerne vil deltage i en workshop om borgerdesign for at få indblik i metoden. Udvalget bad endvidere administrationen undersøge muligheden for at arrangere en "borgerinddragelsesdag" i Region Midtjylland, hvor regionen indbyder borgere til forskellige workshops mm. om relevante emner til gensidig inspiration.

Afslutningsvis aftalte udvalget arbejde med at formulere forslag til en række grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland. Et eksempel er udvalgets ønske om, at det skal være tydeligt, hvad de deltagende borgere har af indflydelsesrum, når de deltager i inddragelsesinitiativer.

På næste møde i udvalget den 13. september 2018 skal der være en opfølgning på drøftelse af borgerinddragelse og de aftalte aktiviteter.

Udvalget har en fortsat drøftelse af det politiske system i Region Midtjylland i relation til demokrati og inddragelse.

Det fremgår af kommissoriet for det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse, at det blandt andet skal drøfte regionsrådets egen måde at arbejde på.

Udvalget havde på sit møde den 25. april 2018 en første drøftelse af det politiske system i Region Midtjylland i relation til demokrati og inddragelse. Det blev her aftalt, at udvalget har en fornyet drøftelse af hovedpointerne fra drøftelsen den 25. april 2018.

Hovedpointer fra drøftelsen den 25. april 2018:

 Udvalget var særlig opmærksomt på, hvordan politikerne får mulighed for at bidrage og præge de politiske processer og beslutninger. Fx i forbindelse med udarbejdelse af forslag til dagsordener i udvalg og politiske beslutninger. Der er således et ønske om et tættere samspil mellem embedsmænd og politikere. 

• Politikerne skal ind i den politiske proces på et relativt tidligt tidspunkt, hvor der er mulighed for at sætte et politisk præg på sagen. 

• Der skal være reelle politiske valgmuligheder i de sager, der forelægges til politisk beslutning (hvor det er muligt).   

• Administrationen skal være opmærksom på, at mængden af materiale til en sag ikke er for voldsom/uoverskuelig. 

• Der bør være større gennemsigtighed i opfølgning og implementering af politiske processer og beslutninger. 

• Udvalget pegede desuden på et behov for, at regionsrådsmedlemmerne løbende kan have et overblik over, hvor relevante politiske sager befinder sig i processen frem mod politisk beslutning.  

• Der var herudover en konkret drøftelse af foretrædeordningen, hvor der pt. ikke er mulighed for foretræde fra fx patientforeninger og lignende. Det er et emne, som udvalget vil kigge på.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede på sit møde den 25. april 2018 det politiske system internt i Region Midtjylland, herunder særligt samspillet mellem politikere og embedsmænd, hvor der blev formuleret en række hovedpointer:

• Udvalget var særlig opmærksomt på, hvordan politikerne får mulighed for at bidrage og præge de politiske processer og beslutninger. Fx i forbindelse med udarbejdelse af forslag til dagsordener i udvalg og politiske beslutninger. Der er således et ønske om et tættere samspil mellem embedsmænd og politikere. 

• Politikerne skal ind i den politiske proces på et relativt tidligt tidspunkt, hvor der er mulighed for at sætte et politisk præg på sagen. 

• Der skal være reelle politiske valgmuligheder i de sager, der forelægges til politisk beslutning (hvor det er muligt).   

• Administrationen skal være opmærksom på, at mængden af materiale til en sag ikke er for voldsom/uoverskuelig. 

• Der bør være større gennemsigtighed i opfølgning og implementering af politiske processer og beslutninger. 

• Udvalget pegede desuden på et behov for, at regionsrådsmedlemmerne løbende kan have et overblik over, hvor relevante politiske sager befinder sig i processen frem mod politisk behandling og undervejs i den videre proces, hvis de skal tilbage til fornyet politisk behandling.  

• Der var herudover en konkret drøftelse af foretrædeordningen, hvor der pt. ikke er mulighed for foretræde fra fx patientforeninger og lignende. Det er et emne, som udvalget vil kigge på.

Udvalget havde en opfølgende drøftelse af det politiske system internt i Region Midtjylland, hvor udvalget godkendte hovedpointerne fra sidste møde.

Det blev endvidere aftalt, at administrationen skal undersøge mulighederne i forhold til udvalgets tilkendegivelser om tidligere politisk inddragelse i udarbejdelsen af dagsordener og i forhold til, hvordan man i administrationen vil sikre bedre mulighed for, at man som regionsrådsmedlem kan følge sager i processen. Der var i den forbindelse en drøftelse af, hvordan man kan give regionsrådet mulighed for at få reel indsigt i de meget komplicerede sager, som fx byggesager.

I forhold til foretrædelsesordningen aftalte udvalget at anmode administrationen om at udarbejde et forslag til politisk beslutning om en udvidelse af målgruppen for ordningen, så også organisationer m.fl. får mulighed for at søge om foretræde for udvalgene. Der var dog samtidig i udvalget en opmærksomhed på, at en udvidelse af ordningen kan føre til uforholdsmæssigt mange foretræder samt en risiko for skævvridning i forhold til de meget professionelle organisationer.

Administrationen havde efter ønske fra udvalget på mødet den 25. april 2018 udarbejdet et oplæg om et arrangement for regionsrådet og de ansatte i administrationen i efteråret 2018 om samspillet mellem politikere og embedsmænd. Udvalget tilsluttede sig oplægget.

Det blev aftalt, at der gives en status på de forskellige initiativer på udvalgets næste møde den 13. september 2018.

Udvalget opsummerer på mødets oplæg og drøftelser.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har drøftet forslag til prøvehandlinger vedrørende borgerinddragelse. Udvalget har haft en generel drøftelse af borgerinddragelse, hvor det blandt andet blev aftalt, at udvalget vil formulere forslag til grundprincipper for borgerinddragelse for Region Midtjylland.

Udvalget har endvidere haft en fornyet drøftelse af det interne politiske system, hvor der var opbakning til de tidligere formulerede hovedpointer om bl.a. tidligere politisk inddragelse for at skabe et større politisk råderum, reelle valgmuligheder i de politiske sager, muligheden for at kunne sætte sig ind i de store sager, muligheden for at kunne følge sagerne i processen etc. Udvalget har desuden aftalt, at der skal fremsættes forslag om udvidelse af foretrædeordningen.

Endelig tilsluttede udvalget sig et oplæg om et fælles arrangement for regionsrådet og ansatte om samspillet mellem politikere og embedsmænd.

Gensidig orientering fra udvalgets medlemmer.

Intet til punktet.