Dagsordener og referater for det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse
til
mødet i
den 8. oktober 2018 kl. 09:00
i Regionshuset Viborg, mødelokale F9, 1. sal, Skottenborg 26, 8800 Viborg
Alle medlemmer var mødt.
Mødet blev hævet kl. 12.15.
1. Godkendelse af referat
Resume
Referat fra udvalgets møde den 29. maj 2018 vedlægges til godkendelse.
Direktionen indstiller,
| at | referatet godkendes. |
Sagsfremstilling
Referatet fra mødet i midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse den 29. maj 2018 vedlægges til godkendelse.
Vicedirektør Carsten Lind, Regionssekretariatet, vil under dette punkt give en status på de aktiviteter og tiltag, som udvalget har initieret.
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte referatet.
Annette Roed bemærkede til referatets punkt 2 om henvendelser om samarbejder om prøvehandlinger, at udvalg for nære sundhedstilbud også gerne vil gennemføre en populationsanalyse i forbindelse med det fælles projekt med Lemvig Kommune om et sundhedshus.
Vicedirektør Carsten Lind orienterede under dette punkt om status på en række af de emner, som udvalget tidligere har rejst om samspillet mellem politikere og administration.
Der lægges op til, at der i de enkelte stående udvalg kan aftales en proces omkring større inddragelse og indsigt i tilrettelæggelsen af udvalgets møder.
Udvalget drøftede på den baggrund behovet for at få bedre mulighed for at kunne følge relevante politiske sager gennem det politiske system. Udvalget efterspurgte i den forbindelse endvidere en mere struktureret tilbagemelding til det politiske system på implementeringen af politiske beslutninger.
Carsten Lind orienterede endelig om, at udvalgets arrangement om samspillet mellem politikere og embedsmænd er fastsat til den 7. november 2018.
2. Drøftelse af principper for borgerinddragelse (samtalesalon)
Resume
Der afholdes en "samtalesalon" om temaet "Borgerinddragelse" for udvalgets medlemmer for at danne input til formulering af et forslag fra udvalget om principper for borgerinddragelse i Region Midtjylland.
Direktionen indstiller,
| at | udvalget drøfter principper for borgerinddragelse. |
Sagsfremstilling
Midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har tilkendegivet, at udvalget vil udarbejde et forslag om de grundliggende principper for borgerinddragelse i Region Midtjylland.
Der vil i den forbindelse blive afholdt en "Samtalesalon" for udvalgets medlemmer og tilforordnede embedsmænd på mødet, som har til formål at drøfte forskellige aspekter af borgerinddragelse på en anderledes måde.
En samtalesalon er et af de redskaber, der indgår i Borgerdesign. Udvalget vil således på egen hånd opleve, hvordan der kan arbejdes med inddragelse af borgere om et bestemt tema. Det forventes, at samtalesalonen samlet vil vare 1 time og 15 minutter. Specialkonsulent Trine Kiil Naldal, Koncern HR, vil stå for samtalesalonen.
På baggrund af tilbagemeldingerne fra samtalesalonen vil administrationen udarbejde et forslag til principper for borgerinddragelse, som drøftes på udvalgets næste møde.
Til inspiration vedlægges et notat med eksempler på politikker og principper vedrørende borgerinddragelse i regioner og kommuner. Notatet har tidligere været anvendt i forbindelse med udvalgets møde den 29. maj 2018. I notatet henvises til en række links. Da der desværre ikke kan linkes direkte fra et bilag, er disse af praktiske årsager indsat nedenfor i nummereret rækkefølge:
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse afholdt en samtalesalon om temaet "Borgerinddragelse". I samtalesalonen drøftede udvalget en række forskellige aspekter i relation til temaet. Der er vedlagt en opsamling fra samtalesalonen.
Der var i forlængelse af samtalesalonen er kort drøftelse i udvalget af principper for borgerinddragelse.
Udvalget aftalte, at der på udvalgets næste møde skal være en drøftelse af grundprincipper for borgerinddragelse. Administrationen udarbejder et første udkast til principper til denne drøftelse med udgangspunkt i udvalgets tidligere tilkendegivelser om dette tema samt i samtalesalonen.
3. Status på prøvehandlinger vedrørende inddragelse
Resume
Midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har henvendt sig til de stående udvalg og de øvrige midlertidige udvalg i Region Midtjylland med en invitation om samarbejde om fælles prøvehandlinger. Der orienteres om status på forslagene til prøvehandlinger.
Direktionen indstiller,
| at | udvalget drøfter de fælles prøvehandlinger. |
Sagsfremstilling
Midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har inviteret de stående udvalg og de øvrige midlertidige udvalg i Region Midtjylland til samarbejde om fælles prøvehandlinger.
Henvendelsen fra midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har været drøftet i udvalgene på møder i maj og juni 2018.
I tabel 1 ses en oversigt over tilbagemeldingerne fra de syv udvalg.
Tabel 1. Oversigt over forslag til prøvehandlinger
Udvalg | Forslag til prøvehandlinger |
Udvalg for nære sundhedstilbud | Borgerinddragelse i forbindelse med etablering af kommende sundhedshus i Lemvig
|
Hospitalsudvalget | Akutområdet
|
Nye opgaver for personalet i akutklinikkerne
| |
Digitalisering
| |
Psykiatri- og socialudvalget | Dialogmøder med ledere og medarbejdere på det regionale socialområde
|
Dialogmøder med bruger- og pårørendeorganisationer inden for psykiatriområdet og socialområdet
| |
Udvalg for regional udvikling | Har ikke pt. forslag til fælles prøvehandlinger.
Udvalget anfører dog følgende: Det midlertidige udvalg kan arbejde med, hvordan man rekrutterer borgere til at engagere sig i inddragelsesprocesser. I den forbindelse blev det bemærket, at regionen i arbejdet med Vækst- og Udviklingsstrategien har tilrettelagt aktørinddragelsen ved blandt andet at udvælge relevante repræsentanter, som involveres. Det vurderes som succesfuldt. Midlertidigt udvalg opfordres også til at overveje, hvordan man kan arbejde med nye modeller for borgerinddragelse, som fokuserer på, hvordan man styrker oplysning og information om politiske beslutninger.
|
Midlertidigt udvalg for kollektiv trafik | Borgerinddragelse i forbindelse med en kommende mobilitetsstrategi (konkret om kollektiv trafik)
|
Midlertidigt udvalg vedrørende værdibaseret styring | Har ikke pt. forslag til fælles prøvehandlinger. |
Midlertidigt udvalg vedrørende bæredygtig vækst | Har ikke pt. forslag til fælles prøvehandlinger. |
Der redegøres i det følgende for status på de konkrete henvendelser fra udvalgene om fælles prøvehandlinger.
Udvalg for nære sundhedstilbud
Udvalg for nære sundhedstilbud vil gerne indgå i et samarbejde med midlertidigt udvalg vedrørende demokrati og inddragelse med henblik på en prøvehandling om borgerinddragelse i forbindelse med etablering af et sundhedshus i samarbejde med Lemvig Kommune.
I forbindelse med flytningen til Gødstrup skal der etableres et akuthus i Lemvig. For at styrke det nære og sammenhængende sundhedsvæsen ser regionen et potentiale i at udvikle et samlet sundhedshus i Lemvig med regionale og kommunale funktioner samt praktiserende læger. Lemvig er et lægedækningstruet område, hvor det har været vanskeligt at rekruttere alment praktiserende læger. På den baggrund er der derfor igangsat en analyse af muligheder og perspektiver i at oprette en regionsklinik i et fremtidigt Lemvig Sundhedshus. Region Midtjylland har endvidere modtaget 2,4 mio. kr. fra den statslige pulje til etablering af læge- og sundhedshuse til etablering af lokaler til praksisformål. Regionsrådet har besluttet at tilføre projektet yderligere 1 mio. kr.
Udvalg for nære sundhedstilbud ønsker, at udviklingen af et sundhedshus i Lemvig sker med tæt inddragelse af borgerne, og at der dermed sker en afdækning af borgerens ønsker og behov for tilbud i det nære. Der er på denne baggrund rettet henvendelse til Lemvig Kommune, og der er den 3. oktober 2018 afholdt et politisk møde med kommunen, hvor der blandt er drøftet mulighederne for en fælles proces med inddragelse af borgere. Der orienteres på mødet om mødet med Lemvig Kommune.
Det forventes, at den konkrete borgerinddragelsesproces kan igangsættes ultimo 2018.
Hospitalsudvalget
Hospitalsudvalget har peget på en række relevante mulige emner til fælles prøvehandlinger. Et af emnerne er prøvehandlinger i forhold til inddragelse af medarbejderne på regionens akutklinikker. Formålet er at få medarbejdernes input til en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne i akutklinikkerne.
Da sundhedshuset i Lemvig også skal rumme en akutklinik, foreslås det, at de to ovenstående processer slås sammen, således at processen om udviklingen af Lemvig Sundhedshus både omfatter en inddragende proces i forhold til borgerne samt en inddragende proces om udnyttelse af ressourcerne i en kommende akutklinik i Lemvig.
Erfaringerne fra inddragelsen omkring sundhedshuset og akutklinikken vil efterfølgende kunne bruges i det videre arbejde med sundhedshuse og akutklinikker.
Psykiatri- og socialudvalget
Psykiatri- og socialudvalget har besluttet at holde en række dialogmøder med ledere og medarbejdere på det regionale socialområde samt bruger- og pårørendeorganisationer inden for psykiatri- og socialområdet. Dialogmøder tænkes afholdt i 2. halvdel af 2018.
Psykiatri- og socialudvalget vil gerne indgå i et samarbejde med det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse om afprøvning af nye måder at afvikle disse dialogmøder på.
I forhold til dialogmøderne med ledere og medarbejdere på det regionale socialområde arbejder administrationen pt. med forslag til, hvordan møderne kan afholdes på en ny måde, så der indsamles ny erfaring om den type inddragelse.
I forhold til dialogmøder med bruger- og pårørendeorganisationer inden for psykiatri- og socialområdet har formandskabet for psykiatri- og socialudvalget bedt om, at forslaget om dialogmøder med bruger- og pårørendeorganisationerne i første omgang drøftes på møder i de to regionale kontaktfora. Planerne om dialogmøder er derfor drøftet i Kontaktforum for det regionale socialområde på et møde den 29. august og i Det regionale kontaktforum på psykiatriområdet på et møde den 13. september. Administrationen arbejder på baggrund af disse drøftelser pt. på et konkret oplæg om dialogmøderne.
Det midlertidige udvalg vedrørende kollektiv trafik
Der har den 21. august 2018 været afholdt et fællesmøde mellem de to udvalg om borgerinddragelse i forbindelse med en kommende mobilitetsstrategi, hvor udvalgene var enige om at anbefale, at der arbejdes på at gennemføre 2-3 inddragelsesinitiativer i foråret 2019 som en del af forarbejdet til vedtagelsen af en mobilitetsstrategi for Midtjylland i efteråret 2019.
Der vil på mødet blive givet en opdateret status på arbejdet med de forskellige forslag til prøvehandlinger.
Oversigt over inddragelsesaktiviteter i forbindelse med etablering af sundhedshuse og lignende i Region Midtjylland
Der vedlægges til inspiration et notat, der beskriver inddragelsesaktiviteter i forbindelse med etablering af sundhedshuse og lignende i Region Midtjylland.
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede status på de enkelte prøvehandlinger, der er foreslået af de stående udvalg og øvrige midlertidige udvalg.
Med baggrund i at det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse kun er nedsat til den 31. december 2018, tilkendegav udvalget, at man gerne ser, at de foreslåede prøvehandlinger gennemføres i regi af udvalgene, da der er tale om meget relevante prøvehandlinger. Herunder at der samles op på de erfaringer om inddragelse, der genereres i forbindelse med gennemførelsen af de forskellige initiativer med henblik på, at der skabes en større fælles viden i Region Midtjylland om inddragelse.
Udvalget aftalte, at der skal sendes en tilbagemelding til de stående udvalg og de øvrige midlertidige udvalg angående de foreslåede prøvehandlinger, hvor udvalget opfordrer til, at de øvrige udvalg forpligter sig på prøvehandlingerne.
Bilag
4. Drøftelse af udvalgets afrapportering
Resume
Udvalget drøfter, hvordan man vil præsentere udvalgets anbefalinger for regionsrådet. Herunder synliggørelse af ønsket om en styrkelse af demokrati og inddragelse internt og eksternt i Region Midtjylland.
Direktionen indstiller,
| at | udvalget drøfter afrapporteringen til regionsrådet om udvalgets arbejde og anbefalinger, herunder synliggørelse af ønsket om styrket demokrati og inddragelse i Region Midtjylland. |
Sagsfremstilling
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse skal præsentere sine anbefalinger for regionsrådet på et temamøde den 10. december 2018.
Det indstilles, at udvalget drøfter, hvordan anbefalingerne skal præsenteres for regionsrådet.
Det foreslås endvidere, at udvalget drøfter, hvordan Region Midtjylland kan synliggøre ønsket om en styrkelse af demokrati og inddragelse internt og eksternt i Region Midtjylland.
Administrationen vil udarbejde en rapport om udvalgets arbejde og anbefalinger.
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse drøftede, hvordan udvalget skal afrapportere sit arbejde og anbefalinger til regionsrådet og generelt til omverdenen.
Der vil blive udarbejdet en opsamling på udvalgets arbejde indeholdende udvalgets anbefalinger til regionsrådet.
Udvalget tilkendegav, at udvalget supplerende gerne vil fortælle om udvalgets arbejde og anbefalinger i form af f.eks. videoklip mm. Udvalget bad administrationen udarbejde et forslag til afrapportering til næste udvalgsmøde.
5. Opsummering på mødet
Sagsfremstilling
Udvalget opsummerer på mødets oplæg og drøftelser.
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse afholdt en samtalesalon om borgerinddragelse med udgangspunkt i, at udvalget ønsker at formulere nogle grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland til regionsrådet. Udvalget skal på sit næste møde drøfte et udkast til sådanne grundprincipper.
Udvalget har endvidere drøftet status og det videre forløb for fælles prøvehandlinger om inddragelse, hvor udvalget finder, at prøvehandlingerne så vidt muligt bør gennemføres i regi af de udvalg, der har foreslået dem, da initiativerne kan tilvejebringe relevant viden om inddragelse til regionen.
Endelig har udvalget haft en indledende drøftelse af formen for udvalgets afrapportering.
6. Gensidig orientering
Sagsfremstilling
Gensidig orientering fra udvalgets medlemmer.
Beslutning
Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse aftalte et ordinært møde den 7. november 2018 kl. 15.30-17.30.