Der bydes velkommen til mødet.

Regionsrådet har nedsat det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse og udpeget Else Kayser (Ø) som formand og Conny Jensen (A) som næstformand. 

Udvalget består af:

• Else Kayser (Ø) (formand)
• Conny Jensen (A) (næstformand)
• Marianne Carøe (A)
• Lars Møller Pedersen (A)
• Dorte West (V)
• Olav Nørgaard (V)
• Steen Jakobsen (V).

Udvalget er nedsat for perioden 1. januar 2019 til 31. december 2019. Udvalget afrapporterer sine anbefalinger til regionsrådet i forbindelse med en temadag.

Udvalgets kommissorium og forretningsorden er vedlagt.

Formanden bød velkommen til udvalgets medlemmer og introducerede kort udvalgets kommissorium og forretningsorden.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse godkendte udvalgets kommissorium og forretningsorden.

• Kommissorium midlertidig udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse
• Forretningsorden for midlertidige udvalg

Udvalget drøfter opgaver og arbejdsplan.

Det fremgår af udvalgets kommissorium, at det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse skal være med til at sætte fokus på og synliggøre mulighederne for involvering, inddragelse og samskabelse i dagligdagen i mødet mellem regionen og dens borgere.

Udvalget skal i den forbindelse fortsætte det arbejde, som er igangsat i det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse vedrørende regionale grundprincipper for borgerinddragelse. Udvalget skal således blandt andet drøfte, hvordan borgere og patienter i højere grad kan inddrages i forbindelse med udarbejdelse af planer og politikker samt hvordan, der kan skabes en tættere dialog mellem regionsrådet, medarbejdere og borgere.

Udvalget skal inddrages i processen for en ny sundheds- og hospitalsplan, hvor det fremgår af hensigtserklæring B i Aftale om budget 2019 for Region Midtjylland: "Forligspartierne ønsker at igangsætte en proces, hvor borgere, patientforeninger, fagpersonale og samarbejdsfora inddrages i udformningen af en ny plan for det midtjyske sundhedsvæsen, som vil være klar til endelig politisk behandling i efteråret 2019".

Udvalget skal komme med anbefalinger til, hvordan regionen kan blive mere inddragende og mere synlig, herunder også hvordan regionen kan arbejde med inddragelse og samskabelse i samspil med andre sektorer, så der skabes et mere sammenhængende velfærdssystem på tværs af sektorer.

Udvalget kan foreslå og følge prøvehandlinger, såsom borgermøder, samtalecaféer eller møder mellem politikere og medarbejdere med henblik på at indhente viden om effekten af inddragelses- og samskabelsesprojekter og skabe en fælles platform for regionens arbejde med inddragelse og samskabelse.

Det indstilles, at udvalget drøfter udvalgets opgaver med henblik på at konkretisere de opgaver, udvalget vil prioritere, herunder fastlægge en overordnet arbejdsplan for udvalget.

Administrationen har udarbejdet vedlagte udkast til en overordnet arbejdsplan for udvalget med udgangspunkt i kommissoriet.

Forståelse af de centrale begreber i relation til udvalgets arbejde

Med henblik på at sikre en fælles forståelse af de centrale begreber i udvalgets arbejde er der vedlagt et notat med definitioner på "inddragelse" og "samskabelse". 

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse drøftede udvalgets kommende arbejde.

Udvalget tilkendegav, at udvalgets hovedopgaver er afholdelse af borgermøder og særlige møder om den nye sundheds- og hospitalsplan, opsamling af erfaringer fra andre borgerinddragende initiativer i regionen samt udarbejdelse af en strategi for borgerinddragelse i Region Midtjylland.

Udvalget drøftede, hvordan man løbende kan få viden om de erfaringer, der gøres med borgerinddragelse i regionen, herunder i forbindelse med borgermøde i Lemvig om nyt sundhedshus, borgermøder om kollektiv trafik samt om de påtænkte dialogmøder med de ansatte på regionens socialområde. Det er planen, at regionsrådet, herunder det midlertidige udvalg for inddragelse og samskabelse, inviteres til at deltage i de forskellige borgermøder.

Det blev desuden aftalt, at de udvalg, der har ansvaret for disse aktiviteter, kan inviteres til en dialog om erfaringerne fra borgermøderne på et møde i udvalget vedrørende inddragelse og samskabelse.

Udvalget drøftede endvidere øvrige områder, hvor der kan tænkes borgerinddragelse. Det blev samtidig nævnt, at der også kan tænkes i inddragelse af regionens medarbejdere.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse godkendte den foreliggende arbejdsplan for udvalget.

• Forslag til arbejdsplan
• Notat om forståelse af inddragelse og samskabelse

Administrationen har udarbejdet forslag til mødeplan for udvalget for 2019.

Administrationen har udarbejdet følgende forslag til mødeplan for 2019:

• Torsdag den 7. februar kl. 12.00-16.00
• Fredag den 5. april 2019 kl. 9.00-12.00
• Torsdag den 6. juni 2019 kl. 13.00-16.00
• Torsdag den 29. august 2019 kl. 9.00-12.00
• Mandag den 28. oktober 2019 kl. 11.00-14.00.

Det indstilles, at udvalget godkender mødeplanen for 2019.

Det foreslås, at udvalget samtidig drøfter ønsker til, hvor møderne skal afholdes.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse godkendte følgende mødeplan for 2019:

• 7. februar 2019 kl. 12.00–16.00
• 2. april 2019 kl. 9.00–12.00
• 6. juni 2019 kl. 12.00–15.00
• 2. september kl. 12.00–15.00
• 28. oktober kl. 11.00–14.00.

Møderne holdes i Regionshuset i Viborg med undtagelse af mødet den 2. september 2019, hvor der arrangeres et besøg på et for udvalget relevant sted.

Der orienteres om arbejdet i regionsrådets midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse i 2018 herunder om udvalgets anbefalinger vedrørende styrkelse af inddragelse i Region Midtjylland.

Det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse har fungeret i 2018 og havde til formål at komme med forslag til at styrke det politiske system i Region Midtjylland. Udvalget har haft til opgave at være med til at sætte fokus på og synliggøre de politiske beslutningsprocesser og mulighederne for involvering og inddragelse i processen for interne og eksterne interessenter. 

Udvalget har primært beskæftiget sig med to overordnede temaer:

1. Styrkelse af samspillet mellem politikere og embedsmænd i Region Midtjylland.
2. Styrkelse af inddragelse af borgere, patienter/brugere, pårørende, medarbejdere m.fl. i Region Midtjylland.

Udvalget har på den baggrund formuleret følgende nedenstående otte anbefalinger til regionsrådets videre arbejde med at styrke demokratiet og inddragelsen i Region Midtjylland:

1. Udvalget anbefaler, at der løbende er opmærksomhed på at udvikle og styrke samspillet mellem politikere og embedsmænd i Region Midtjylland med henblik på at forbedre det politiske beslutningsgrundlag.
2. Udvalget anbefaler, at der i de stående og midlertidige udvalg løbende arbejdes med at udvikle samarbejdsformer, som giver udvalgsmedlemmer et politisk handlerum.
3. Udvalget anbefaler, at der udvikles et redskab/en metode, som giver de stående udvalg overblik over verserende og kommende sager i det politiske system.
4. Udvalget anbefaler, at der tilrettelægges en mere systematisk tilbagemelding til de stående udvalg om implementeringen og resultaterne af politisk interessante sager.
5. Udvalget anbefaler, at der vedtages grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland med udgangspunkt i de principper, som udvalget har formuleret.
6. Udvalget anbefaler, at der udarbejdes en strategi for Region Midtjylland som en inddragende region for regionens borgere og medarbejdere som supplement til grundprincipperne for borgerinddragelse. Et element heri bør være, at der i Region Midtjylland arbejdes systematisk med at udvikle, afprøve og opsamle erfaringer om metoder til inddragelse med henblik på at skabe en fælles viden i regionen om gode metoder til inddragelse.
7. Udvalget anbefaler, at de nævnte prøvehandlinger om sundhedshuse, dialogmøder og kollektiv trafik gennemføres i regi af de pågældende stående udvalg, og at der sker en systematisk opsamling på erfaringerne fra prøvehandlingerne.
8. Udvalget anbefaler, at der arbejdes med at synliggøre Region Midtjylland som en inddragende region overfor borgere, medarbejdere og andre interessenter.

Som det fremgår af udvalgets anbefalinger, har det været vigtigt for udvalget, at der sker en implementering af og opfølgning på arbejdet med at styrke inddragelse i Region Midtjylland. Det fremgår således blandt andet, at der bør udarbejdes en strategi for Region Midtjylland som en inddragende region for regionens borgere og medarbejdere som supplement til grundprincipperne for borgerinddragelse. Et element heri bør være, at der i Region Midtjylland arbejdes systematisk med at udvikle, afprøve og opsamle erfaringer om metoder til inddragelse med henblik på at skabe en fælles viden i regionen om gode metoder til inddragelse. Udvalgets afrapportering med anbefalinger til regionsrådet er vedlagt.

Grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland

Udvalget har haft et særligt fokus på, hvordan man kan sikre, at inddragelsen af borgerne sker på en ordentlig måde for borgerne og for regionen, så begge parter får det bedste udbytte. Det er vigtigt for udvalget, at inddragelse af borgere tilrettelægges og gennemføres på en måde, så de oplever, at inddragelsen er reel. Og hvor regionen samtidig får brugbare og repræsentative input fra processen. Et eksempel er, at det skal være tydeligt, hvad de deltagende borgere har af indflydelsesrum, når de deltager i inddragelsesinitiativer.

Udvalget har på den baggrund formuleret en række grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland, som bør være retningsgivende for regionens arbejde med inddragelse på alle niveauer i regionen. Grundprincipperne for borgerinddragelse i Region Midtjylland er vedlagt.

Regionsrådet har tiltrådt anbefalingerne samt grundprincipperne for borgerinddragelse på møde den 30. januar 2019.

I forbindelse med afrapporteringen fra det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse godkendte regionsrådet i januar 2019 en række grundprincipper for borgerinddragelse i Region Midtjylland. Vicedirektør Carsten Lind orienterede kort om, hvordan administrationen vil arbejde med at implementere disse grundprincipper i det daglige arbejde.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse tog orienteringen om arbejdet i det midlertidige udvalg vedrørende demokrati og inddragelse til efterretning.

• Afrapportering fra MU demokrati og inddragelse
• Grundprincipper for borgerinddragelse

Udvalget drøfter planlægningen af borgermøder vedrørende den nye sundheds- og hospitalsplan for Region Midtjylland.

Der er et politisk ønske om at høre og inddrage borgernes perspektiver og oplevelser i udformningen af den nye sundheds- og hospitalsplan. Af hensigtserklæring B i Aftale om budget 2019 for Region Midtjylland fremgår således: "Forligspartierne ønsker at igangsætte en proces, hvor borgere, patientforeninger, fagpersonale og samarbejdsfora inddrages i udformningen af en nye plan for det midtjyske sundhedsvæsen, som vil være klar til endelig politisk behandling i efteråret 2019".

Det fremgår endvidere af udvalgets kommissorium, at det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse skal inddrages i processen med udformning af den nye sundheds- og hospitalsplan.

Konkret har forretningsudvalget på mødet den 15. januar 2019 besluttet, at der skal afholdes tre borgermøder og et til to møder med fokus på særlige temaer. Der vil samtidig være en opmærksomhed på at afholde møderne rundt om i regionen og gerne på lidt utraditionelle steder. Forretningsudvalget har samtidig besluttet, at det politiske ansvar for afviklingen af borgermøderne er placeret i det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse.

Borgermøderne skal afvikles i overensstemmelse med "Grundprincipper for borgerinddragelse".

Der er vedlagt et forslag om borgermøder og særlige møder vedrørende den nye sundheds- og hospitalsplan for Region Midtjylland.

Tidsplanen er, at det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse drøfter borgermøderne på mødet den 7. februar 2019 og her indstiller et konkret forslag om borgermøderne til godkendelse på forretningsudvalgets møde den 19. februar 2019.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse drøftede et forslag om borgermøder vedrørende den nye sundheds- og hospitalsplan i marts – maj 2019.

Udvalget drøftede særligt formålet med møderne i relation til, hvad borgerne og regionen skal få ud af møderne. Udvalget pointerede, at møderne skal være involverende, og at politikernes rolle primært er at lytte til borgernes input. Møderne skal tilrettelægges i overensstemmelse med grundprincipperne for borgerinddragelse.

Udvalget aftalte desuden den geografiske placering af møderne samt de overordnede temaer for møderne.

Endelig fremkom udvalget med en række ønsker og forslag til den praktiske planlægning og afvikling af borgermøderne.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse aftalte at fremsende forslaget til borgermøder – med de aftalte justeringer – til forretningsudvalget til endelig godkendelse.

• Forslag om borgermøder vedrørende sundheds- og hospitalsplan

Udvalget opsummerer på mødets oplæg og drøftelser.

Det midlertidige udvalg vedrørende inddragelse og samskabelse aftalte, at der opsummeres under de enkelte punkter på dagsordenen.

Dorte West var forhindret i at deltage i sagens behandling.

Gensidig orientering fra udvalgets medlemmer.

Intet til punktet.