Dagsordener og referater for det rådgivende udvalg vedrørende psykiatriområdet og det specialiserede socialområde

I efteråret 2013 igangsættes udbuddet for valg af totalrådgiver for psykiatrien i DNV-Gødstrup. Den 20. marts 2013 godkendte regionsrådet, at udbudsformen åben idékonkurrence i to faser anvendes. Nu fremlægges bedømmelses- og tildelingskriterierne for udbuddet til godkendelse.

Regionsrådet godkendte den 20. marts 2013 en samlet indstilling om budget, tidsplan, rådgivere samt udbudsform for Psykiatrien i DNV-Gødstrup. Nu fremlægges konkurrencebetingelserne for udbuddet for valg af totalrådgiver til godkendelse.

DNV-Gødstrup består af både somatiske og psykiatriske hospitalsfunktioner. Region Midtjylland har fået et tilsagn fra Kvalitetsfonden om medfinansiering af hospitalets somatiske del, mens regionen selv finansierer hele den psykiatriske del. I 2011 blev CuraVita valgt som totalrådgiver for etape 1. De to sidste etaper bliver udbudt i 2013. Denne sag omhandler betingelserne for udbuddet af 2. etape, der udelukkende vedrører psykiatrien i projektet.

På mødet den 20. marts 2013 godkendte regionsrådet, at der anvendes konkurrenceformen åben idékonkurrence, inddelt i to faser for valg af totalrådgiver til Psykiatrien i DNV-Gødstrup.

Den åbne konkurrenceform vurderes velegnet til projektet, idet en lang række forhold allerede vil være givet af den udarbejdede helhedsplan for hele DNV-Gødstrup. Bydere på opgaven skal derfor først og fremmest give bud på psykiatriens disponering og funktionalitet.

1. fase af den åbne konkurrence indeholder ikke en prækvalifikation af et antal konsortier, men er åben for en langt bredere gruppe af bydere. Der udvælges tre til fire bydere til at deltage i 2. fase, hvor vinderen udvælges.

Tidsplanen for udbuddet

Fase 1 - Åben idékonkurrence i perioden: Medio oktober 2013 – ultimo januar 2014

Bedømmelse og udpegning af 3-4 vindere: Ultimo januar – ultimo marts 2014.

Mellemfase - Sammensætning og godkendelse af totalrådgiverhold: Primo april – ultimo april 2014.

Fase 2 - Udbud med forhandling (to møder): Medio maj – august 2014

Bedømmelse og udpegning af den endelige vinder: August 2014 – oktober 2014

Indgåelse af kontrakt: Oktober 2014.

Som det fremgår af tidsplanen ovenfor, skal der mellem de to faser være en godkendelse af holdene, som går videre fra fase 1. Firmaerne skal således have den fornødne tekniske og finansielle kapacitet til at løfte opgaven, ellers vil der blive sat krav om, at de skal indgå i samarbejde med andre ingeniør- eller arkitektfirmaer. Det er en normal procedure for denne udbudsform.

I oktober 2014 vil den endelige vinder være fundet og kontrakten indgået.

Bedømmelsesudvalg

Til bedømmelse af de indkomne forslag i fase 1 og de afgivne tilbud i fase 2 nedsættes et bedømmelsesudvalg. Udvalget vil få følgende sammensætning:

• 1 repræsentant fra Regions Midtjyllands direktion

• 1 repræsentant fra hospitalsledelsen i Hospitalsenheden Vest

• 1 repræsentant fra psykiatri- og socialledelsen

• 2 repræsentant fra de to involverede afdelingsledelser (i alt 2 personer)

• 1 repræsentant fra psykiatriens HMU

• 1 repræsentant fra bygherrerådgiver

• 1 repræsentant fra projektsekretariatet i DNV

• 1 arkitekt fagdommer

• 1 arkitektfaglig medarbejder fra Region Midtjylland.

Nedenfor gives en beskrivelse af bedømmelseskriterierne og tildelingskriterierne for valg af totalrådgiver til opgaven. Kriterierne er yderligere beskrevet i vedlagte notat udarbejdet af bygherrerådgiver for DNV-Gødstrup Niras. Notatet er juridisk vurderet af advokatfirmaet Bech-Bruun.

Bedømmelseskriterier - fase 1

I fase 1 vil der blive valgt 3-4 forslag, som ud fra bedømmelseskomitéens bedømmelse giver den bedste løsning ud fra følgende bedømmelseskriterier (i prioriteret rækkefølge):

1. Helhedsplan

2. Arkitektur og teknik

3. Funktioner og arealer

4. Herunder uddybes kriterierne.  

Helhedsplan - Forslagene vil blive vurderet ud fra deres indpasning i ”Den tilrettede helhedsplan” gældende for hele projektet DNV Gødstrup. Det drejer sig blandt andet om, hvorledes:

• forslagene hænger sammen med den somatiske del af hospitalet,

• gode adgangsforhold er sikret, og

• huset er placeret i det omkringliggende landskab.

Arkitektur og teknik - Vurderingen vil omfatte aspekter vedrørende design- og formgivningsaspekter. Arkitektur og teknik vil blive vurderet ud fra bygningernes fremtræden og udformning, samt hvorledes tekniske løsninger varetages. Det drejer sig blandt om, hvorledes: 

• byggeriet følger de arkitektoniske visioner og fremstår visionært og fremtidsorienteret,

• byggeriet skaber fysiske rammer, hvor patienten kan være tryg og som understøtter patientens behandling og udvikling, og

• byggeriet kan sikre både sikkerhed og tryghed for patienten og personalet.

Funktioner og arealer - Vurderingen vil omfatte aspekter vedrørende funktionaliteten og den arealmæssige disponering. Det drejer sig blandt andet om, hvorledes:

• arealerne er disponeret til at give gode patientforløb og understøtte en effektiv og tværfaglig arbejdsplads,

• arealerne sikrer overskuelig og tilgængelighed patienter og personale imellem, og

• arealerne er indrettet, så der er mulighed for størst mulig fleksibilitet.

Tildelingskriterier - fase 2

Tilbud afgives efter udbudsformen "udbud med forhandling uden foregående udbudsbekendtgørelse", og tilbuddene vil blive evalueret på grundlag af tildelingskriteriet "økonomisk mest fordelagtigt bud" efter følgende delkriterier:

Herunder uddybes kriterierne.

Det "tilrettede projekt" - Der vil blive foretaget en helhedsvurdering af det tilrettede projekt ud fra samme kriterier, som i fase 1. Derudover vil forslagene blive vurderet på anlægsøkonomi (overholdelse af anlægsramme og b/n-faktor) samt bæredygtighed.

Organisation og samarbejde - Der vil blive foretaget en samlet vurdering af, hvordan tilbudsgiveren kan opfylde kravene og forventningerne til totalrådgivningsopgaven. I vurderingen vil der blive set på de tilbudte cv'er for nøglepersoner, tilbudsgiverens beskrivelse af organisationen samt de tilbudte metoder til at sikre samarbejde mellem aktørerne i organisationen.

Honorarøkonomi - Honorarøkonomien opdeles i to delkriterier, som er henholdsvis den tilbudte honorarprocent for den udbudte rådgivningsopgave og timepriser for afregning af eventuelle ekstraydelser. Vægtningen af de to delkriterier vil være honorarprocent 80 % og timepriser 20 %.

Vederlag for deltagelse

Vinderne for fase 1 modtager hver et vederlag på 50.000 kr. De deltagende hold i fase 2, der afleverer et konditionsmæssigt projekt, modtager et vederlag på 100.000 kr.

Udgiften til betaling af vederlag vil indgå i projektets budget for 2014, som forventes at blive forelagt regionsrådet til godkendelse ultimo 2013 eller primo 2014.

Der har været afholdt skriftlig høring i det rådgivende udvalg vedrørende psykiatriområdet og det specialiserede socialområde, og der er ikke indkommet bemærkninger.

• Konkurrencebetingelser for udbud vedr. valg af totalrådgiver for psykiatrien i DNV-Gødstrup

En gennemgang af el-sikkerheden i Regionspsykiatrien Viborg-Skive har medført en anbefaling af, at der etableres et nødstrømsanlæg, og at hovedtavle og -kabler renoveres.

Fraværet af et nødstrømsanlæg stiller Regionspsykiatrien Viborg-Skive i en særdeles sårbar situation i forhold til nedbrud. Det indstilles derfor, at der bevilges 2,3 mio. kr. til formålet i 2013.

Konsulentfirmaet Alectia har i 2012 gennemgået el-sikkerheden i Regionspsykiatrien Viborg–Skives bygninger i Viborg. Gennemgangen indeholder en prioriteret liste over initiativer, der anbefales gennemført indenfor fem år. En af hovedprioriteterne er etablering af et nødstrømsanlæg og renovering af hovedtavle og -kabler. Der er i dag ingen nødstrømsforsyning til Regionspsykiatrien Viborg-Skives bygninger i Viborg.

Regionspsykiatrien Viborg-Skive befinder sig derfor i en meget sårbar situation i tilfælde af nedbrud. Det foreslås derfor, at der bevilges 2,3 mio. kr. i 2013 til etablering af nødstrømsanlæg og renovering af hovedtavle og -kabler samt rådgivning i forbindelse hermed, jf. tabel 1.

Projektet finansieres af de prioriterede midler til vigtige vedligeholdelses- og driftsnødvendige projekter.

Honoraret til rådgiver vil være under tærskelværdien, hvorfor det foreslås, at der laves aftale med Alectia vedrørende rådgivningsopgaven.

Der resterer med godkendelsen af dette punkt, godkendelsen af punkt om Hammel Neurocenter og Urbakken og punkt om projekteringsbevilling til regnvandsforsinkelsesbassin 19,795 mio. kr. i anlægspuljen i 2013.

Etableringen af anlægget medfører ikke væsentlige belastninger af natur og miljø. Projektet er således ikke i konflikt med målsætningerne i agenda 21. I forhold til totaløkonomien er de løbende driftsomkostninger meget små.

Derudover er der eventuelt på sigt mulighed for, at anlægget kan generere en mindre indtægt. Dette skyldes, at elforsyningsselskaberne på tidspunkter, hvor der er knaphed på el, kan vælge at tilkøbe sig mulighed for at anvende anlægget til back-up. Da der i øjeblikket bliver sparet på el, er det pt. dog ikke fordelagtigt for elselskaberne at tilkøbe sig denne mulighed.

Niels Callesøe har i forbindelse med den skriftlige høring af sagen, da mødet i det rådgivende udvalg blev aflyst, anmodet om en uddybning af sagen, herunder en vurdering af bystrømmens stabilitet i området. Niels Callesøe kunne på baggrund af uddybningen anbefale direktionens indstilling. Uddybningen er efterfølgende vedlagt sagen.

Der har været afholdt skriftlig høring i det rådgivende udvalg vedrørende psykiatriområdet og det specialiserede socialområde, og på baggrund af en efterfølgende skriftlig uddybning, som er vedlagt sagen, er der ingen bemærkninger.

Randers Kommune og Region Midtjylland har udarbejdet forslag til en samarbejdsaftale mellem Randers Kommune og Region Midtjylland.

Samarbejdsaftalen indebærer et styrket samarbejde mellem partnerne, samt en delvis udmøntning af Randers kommunes beslutning om at overtage de regionalt drevne sociale tilbud beliggende i kommunen.

I forbindelse med vedtagelsen af Randers kommunes budget 2013 traf Randers Byråd beslutning om at overtage alle regionale sociale tilbud beliggende i kommunen pr. 1. januar 2014.

Randers Kommune og Region Midtjylland har efterfølgende forhandlet og opnået enighed om en alternativ løsning. Denne indebærer, at Region Midtjylland fortsat skal drive visse tilbud i Randers Kommune, samt at den besparelse, som Randers Kommune ønskede at opnå ved at overtage tilbuddene i stedet, opnås gennem et styrket samarbejde mellem parterne.

På den baggrund er der udarbejdet en samarbejdsaftale mellem Randers Kommune og Region Midtjylland for perioden 2014-2017 jf. bilag 1.

Overdragelse af regionale tilbud

Samarbejdsaftalen indebærer, at driften af følgende specialiserede sociale tilbud pr. 1. januar 2014 overgår til Randers Kommune:

• Mellerup Skolehjem

• Boligerne Lene Bredahlsgade

• Institut for Kommunikation og Handicap, afdeling Randers (tidligere Børn og Unge Rehabilitering).

Mellerup Skolehjem er et specialpædagogisk og behandlingsmæssigt døgntilbud til børn og unge i alderen 7 til 18 år med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. I tilknytning til døgntilbuddet er der etableret intern skole.

Boligerne Lene Bredahlsgade er et botilbud målrettet voksne borgere med fysiske handicap og hjerneskade. Tilbuddet består af 24 selvstændige lejemål. Lejlighederne er etablerede som almene boliger. I tilknytning Boligerne Lene Bredahlsgade er etableret et dagtilbud.

Institut for Kommunikation og Handicap, afdeling Randers tilbyder rådgivning, vejledning og behandling til familier med børn med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Med overtagelsen af afdelingen overtager Randers Kommune også de brugere fra Randers Kommune, der modtager bistand fra afdelingen.

Regionsrådet vil få forelagt overdragelsesaftalerne til godkendelse i løbet af efteråret 2013.

Tilbud i Randers Kommune der fortsat er regionalt drevne

Samarbejdsaftalen indebærer, at følgende specialiserede sociale tilbud beliggende i Randers Kommune fortsat drives af Region Midtjylland:

• Granbakkens afdeling Askegården

• Boligerne Svalevej, og herunder afdeling Himmelbovej

• Hinnerup Kollegiets afdelinger beliggende i Randers Kommune.

Enigheden om fortsat regional drift af disse tilbud er funderet i faglige hensyn. De tre regionale tilbud dækker behov i hele Region Midtjylland, og de har en sådan karakter, at der er faglige og økonomiske gevinster ved, at de fortsat er forankret i den regionale tilbudsportefølje.

Granbakkens afdeling Askegården er et døgntilbud til voksne med varigt nedsat psykisk funktionsevne, ADHD samt personer, der har psykosociale og psykiatriske problemstillinger, ofte med udadreagerende adfærd. Askegården modtager personer, der har dom vedrørende tilsyn eller anbringelse

Boligerne Svalevej og herunder afdeling Himmelbovej. Boligerne Svalevej er et døgn-/dagtilbud til personer med erhvervet hjerneskade. Afdeling Himmelbovej er et døgntilbud til voksne med fysisk handicap og/eller erhvervet hjerneskade.

Hinnerup Kollegiets afdelinger beliggende i Randers Kommune består af otte aktiviteter vedrørende dagaktiviteter og støtte til personer i egne boliger inden for Hinnerup Kollegiets overordnede målgruppe, som er voksne med Autisme Spektrum Forstyrrelser.

Det fremgår af samarbejdsaftalen, at parterne er enige om, at Randers Kommune pr 1. januar 2014 etablerer et tilbud med lignende målgruppe som det regionalt drevne Hinnerup Kollegiet. Randers Kommune vil som konsekvens heraf hjemtage egne borgere til dette i et tæt samarbejde med Hinnerup Kollegiet.

Styrkelse af samarbejdet mellem Randers Kommune og Region Midtjylland

Samarbejdsaftalen indeholder endvidere 10 konkrete områder, hvor samarbejdet mellem Randers Kommunes og Region Midtjyllands tilbud inden for det specialiserede socialområde styrkes yderligere samt sikrer omkostningseffektive løsninger, herunder at den af Randers Byråds vedtagne besparelse opnås.

De 10 områder omfatter blandt andet reduktion af dobbelttilbud, bedre matchning i forhold til borgernes behov, driftsoptimering af regionale tilbud, fælles uddannelsesforløb og styrkelse af koordineringen af indsatsen i forhold til personer med erhvervet hjerneskade, fortsat samarbejde om den selvejende institution Metodecentret, samarbejde om udvikling og anvendelse af velfærdsteknologi.  

Der har været afholdt skriftlig høring i det rådgivende udvalg vedrørende psykiatriområdet og det specialiserede socialområde, og der er indkommet en bemærkning fra Laila Munk Sørensen om, at det rådgivende udvalg burde have haft mulighed for at diskutere punktet.

• Aftale mellem Randers Kommune og Region Midtjylland

Regionsrådet gav i slutningen af 2012 en anlægsbevilling til indretning af fire erstatningsboliger for Elbæk Højskoles afdeling i Yding. Det foreslås, at boligerne anvendes til en anden målgruppe med en mere risikobetonet adfærd, og bevillingen derfor forhøjes, således at der kan indarbejdes nødvendigt sikkerheds- og alarmeringsudstyr.

Regionsrådet gav den 21. november 2012 en anlægsbevilling til indretning af fire lejligheder på Elbæk Højskole som erstatning for nedlæggelse af Elbæk Højskoles afdeling i Yding. Formålet var at afvikle og samle aktiviteterne til unge voksne med svær ADHD på Elbæk Højskole og dermed effektivisere det specialiserede tilbud, som i 2012 oplevede en faldende kommunal efterspørgsel. I løbet af de første måneder af 2013 blev det dog tydeligt, at kommunernes efterspørgsel efter tilbud til målgruppen fortsat var faldende. Byggeprojektet blev derfor sat i bero umiddelbart før licitation.

Specialområde Udviklingshæmning og ADHD, som Elbæk Højskole er tilknyttet har derfor som en del af effektiviseringsstrategien besluttet at flytte alle aktiviteter væk fra Elbæk Højskole. Bygningerne vil derfor være ledige til brug for andet formål pr. 1. januar 2014.

Det er Den selvejende institution Boligselskabet Elbæk, som ejer bygningerne, som regionen lejer. Der er tale om en lejekøbsaftale, hvor den fastsatte leje består af renter og afdrag på lån optaget af Den selvejende institution Boligselskabet Elbæk. Region Midtjylland kan mod indfrielse af restgæld i ejendommen overtage denne af boligselskabet. Lejekontrakten er uopsigelig og løber frem til lånet er indfriet, med mindre Region Midtjylland køber ejendommen for restgælden. Det er derfor nødvendigt at anvende bygningerne, uagtet at Specialområde Udviklingshæmning og ADHD ikke har en belægning, der gør det muligt.

Specialområde hjerneskade ser fortsat stigende efterspørgsel efter tilbud til målgruppen af voksne med erhvervet hjerneskade. Især til målgruppen som udover hjerneskade har komplekse problemer med svært udadreagerende adfærd og/eller misbrugsproblematikker. Det er derfor aftalt, at specialområde hjerneskade overtager Elbæk Højskole pr. 1. januar 2014. I den forbindelse er der behov for at genoptage byggeprojektet.

Det allerede projekterede byggeprojekt kan fortsat anvendes, og licitationen derfor gennemføres. Der er dog behov for en forøgelse af den tidligere givne anlægsbevilling som følge af, at bygningerne anvendes til en anden målgruppe med en mere risikobetonet adfærd. Der er behov for at indbygge sikkerheds- og alarmeringsudstyr på hele ejendommen, hvilket ikke tidligere har været en forudsætning. Dette indebærer udover anskaffelse af tilkalde- og alarmsystemer gravearbejde og installationer på ejendommen.

En genoptagning af det projekterede byggeri inklusiv sikkerheds- og alarmeringsudstyr planlægges at kunne stå klar til ibrugtagning af specialområde hjerneskade den 1. marts 2014.

Den tidligere anlægsbevilling udgjorde 2 mio. kr. eksklusiv moms. Bevillingen foreslås forhøjet med 1,2 mio. kr. Anlægsbevillingen foreslås finansieret indenfor rammebevillingen til udvikling af sociale tilbud, jf. nedenstående bevillingsskema. Efter udmøntningen vil der restere 54,122 mio. kr.

Bevilling, rådighedsbeløb og finansiering fremgår af nedenstående bevillingsskema:

Den samlede bevilling til indretning af de fire boliger på Elbæk Højskole vil med bevillingen til sikkerheds- og alarmeringssystem blive på i alt 3,2 mio. kr.

Der har været afholdt skriftlig høring i det rådgivende udvalg vedrørende psykiatriområdet og det specialiserede socialområde, og der er ikke indkommet bemærkninger.